Herramientas b¨¢sicas para el trabajo colaborativo

La oficina ya ha trascendido los l¨ªmites de la compa?¨ªa y ahora se trabaja cada vez m¨¢s desde restaurantes, habitaciones de hotel, lugares de coworking y desde casa. Las investigaciones realizadas hasta la fecha resaltan los beneficios del teletrabajo y aseguran que trabajar un d¨ªa o dos a la semana fuera de la oficina aumenta la motivaci¨®n y la productividad de los empleados, adem¨¢s de su bienestar al reducir el estr¨¦s por los desplazamientos y las dificultades que supone conciliar. Esta tendencia est¨¢ al alza y cada vez son m¨¢s las empresas que proponen este estilo de trabajo a sus empleados. Pero para ser realmente productivo estando fuera del entorno habitual, hacen falta varias herramientas b¨¢sicas pensadas, precisamente, para mejorar la flexibilidad y la colaboraci¨®n.

• Dispositivos

Esta evoluci¨®n de los entornos de trabajo hace necesario que los empleados utilicen equipos que les permitan estar conectados desde cualquier sitio y adaptar sus rutinas a sus necesidades, ya sea para trabajar en una presentaci¨®n o para sus momentos de ocio. "Nuestros usuarios demandan equipos que les ayuden en su d¨ªa a d¨ªa y que sean capaces de adaptarse a todas las situaciones, independientemente de si est¨¢n preparando una propuesta, realizando una presentaci¨®n o viendo un v¨ªdeo con sus hijos", explica Miguel ?ngel Fiz, director de Categor¨ªa de Sistemas Personales de HP Espa?a y Portugal. "El dispositivo que escojamos para nuestro uso dom¨¦stico puede y debe estar a la altura de nuestras necesidades profesionales, ya sea en la oficina, en un viaje o cuando teletrabajamos".

Por este motivo, Fiz recomienda como herramienta b¨¢sica para trabajar desde casa el HP EliteBook, que forma parte de la nueva gama premium de la marca y que busca satisfacer las necesidades de los usuarios que necesitan dispositivos que sigan su ritmo y que sean a la vez elegantes, seguros, ligeros y funcionales. Este dispositivo en concreto es convertible: la pantalla gira hasta 360 grados para ahorrar espacio, facilitar la movilidad del usuario y adaptarse a las necesidades de cada actividad.

Viene con un l¨¢piz activo, el primero del mundo con alerta de proximidad para notificar al usuario en caso de p¨¦rdida; un teclado de colaboraci¨®n y una pantalla opcional que asegura la visibilidad en exteriores. Esta pantalla es una soluci¨®n ¨²til para los usuarios que tienen que manejarse en condiciones lum¨ªnicas complicadas: su sensor de luz ambiental regula el brillo de forma autom¨¢tica. Pero, adem¨¢s de la movilidad y la adaptabilidad, incluye soluciones espec¨ªficas de seguridad y gesti¨®n para proteger el trabajo del usuario.

• Comunicaci¨®n

Adem¨¢s de tener un dispositivo que asegure versatilidad y seguridad, es b¨¢sico utilizar herramientas y programas que faciliten la comunicaci¨®n y colaboraci¨®n con el resto del equipo de trabajo. Una de las m¨¢s extendidas es Slack, una plataforma que permite crear chats de grupos ¡ªuno por cada departamento o secci¨®n¡ª, intercambiar documentos e incluso hacer conferencias con v¨ªdeo. Est¨¢ pensado para intercambios de informaci¨®n r¨¢pidos que necesitan llegar a mucha gente sin tener que crear una nueva conversaci¨®n para cada peque?o asunto.

Para un contacto m¨¢s inmediato y visual, algunos de los n¨®madas digitales m¨¢s reconocidos recomiendan Zoom, el mejor sistema de videoconferencias seg¨²n Gartner, que permite hasta 500 participantes en v¨ªdeo y guardar y almacenar las reuniones en la nube. Algunos dispositivos, como el citado HP EliteBook, ya incluyen prestaciones para videoconferencias con teclas de acceso inmediato a Skype y funcionalidades que permiten gestionar el sonido el micr¨®fono de forma que recoja el sonido ambiente o que filtre solo la voz de la persona que est¨¢ hablando. En este punto, un monitor extra tambi¨¦n puede ser ¨²til. "Una segunda pantalla mejora la productividad en un 30%", asegura Fiz. "Y, sobre todo, para hacer conferencias y poder trabajar de forma paralela con una segunda ventana abierta".

• Gesti¨®n de proyectos

Otra de las claves principales para el trabajo fuera de la oficina es ser capaz de organizarse. En estos casos los plazos l¨ªmite son especialmente estresantes porque es el empleado quien define sus horarios y trabaja sin un jefe en el despacho de al lado. Hay herramientas de gesti¨®n de proyectos como Asana, que permite compartir y almacenar informaci¨®n en l¨ªnea, tachar y crear tareas o enviar y recibir feedback. Tambi¨¦n est¨¢n las Google Apps, un conjunto de aplicaciones cloud ideadas para el trabajo en l¨ªnea, o herramientas como Toggl, que sirve para apuntar las horas de trabajo, analizarlas y reorganizarlas si alguien est¨¢ desbordado.

Esta es una noticia patrocinada por HP elaborada por una redactora de EL PA?S RETINA.?