C¨®mo concentrarse en el trabajo cuando la incertidumbre y la preocupaci¨®n por el coronavirus condicionan tu vida

Si hay algo que se ha visto afectado durante la pandemia es nuestra capacidad de concentraci¨®n. Instalados en una situaci¨®n de gran incertidumbre, hemos de lidiar a diario con el miedo, la preocupaci¨®n o la ansiedad, lo que nos provoca una gran fatiga mental y mayores niveles de estr¨¦s. En el d¨ªa a d¨ªa esto se traduce en que nos lleva m¨¢s tiempo del habitual acometer diversas tareas, somos incapaces de concentrarnos en la lectura o el argumento de una pel¨ªcula, etc. Una realidad que no solo nos afecta en el plano personal, sino tambi¨¦n en el laboral.

¡°La concentraci¨®n en gran medida depende de la atenci¨®n¡± explica Elisa S¨¢nchez, psic¨®loga experta en salud laboral. ¡°El cerebro no puede fijar la atenci¨®n en muchas cosas a la vez ni mantener esa concentraci¨®n de forma indefinida o muy prolongada¡±. Lo que ocurre en un contexto como el actual, muy marcado por la incertidumbre, es que ¡°si mi atenci¨®n no est¨¢ aqu¨ª porque est¨¢ anticipando las diferentes posibilidades que se pueden plantear de cara a este curso, a una futura reuni¨®n que tenemos planificada, etc. se van a ver mermados los recursos o capacidades mentales que tengo para centrarme en esa tarea¡±.

S¨¢nchez, que presta ayuda a organizaciones y empresas en el ¨¢rea de salud y bienestar laboral, se?ala tambi¨¦n otro factor: el enorme volumen de distractores a los que estamos sometidos. ¡°El teletrabajo y las nuevas formas de comunicaci¨®n que utilizamos, que suelen ser s¨ªncronas, es decir, grupos de WhatsApp, reuniones virtuales, etc¡­ son situaciones que demandan nuestra atenci¨®n en el mismo momento. Y esos distractores nos quitan mucha atenci¨®n¡±, explica la psic¨®loga. ¡°Lo m¨¢s probable es que antes, si yo ten¨ªa una reuni¨®n presencial, pod¨ªa echar un vistazo al m¨®vil, pero no estaba delante del ordenador continuamente con todos estos distractores¡±.

Aunque la realidad de muchos trabajadores es complicada, existen algunas t¨¦cnicas de organizaci¨®n que s¨ª pueden ayudarnos a rebajar el estr¨¦s y mejorar la productividad aunque las condiciones no sean las deseadas:

Planifica el d¨ªa de forma realista. Lo ideal, seg¨²n S¨¢nchez, es hacerse un horario semanal y otro diario e intentar mantenerlo a pesar de las circunstancias de teletrabajo. Adem¨¢s, es muy importante que esa planificaci¨®n sea realista: ¡°Es decir, ver qu¨¦ tareas tengo que hacer esta semana, qu¨¦ tareas tengo que hacer hoy y cu¨¢les son las imprescindibles. Priorizar cu¨¢les son las esenciales del d¨ªa ¨Ctres tareas, por ejemplo, estar¨ªa bien¨C y acometerlas antes de una hora por si luego surgen imprevistos¡±, recuerda la psic¨®loga. En este sentido tambi¨¦n hay que saber negarse a peticiones de compa?eros o jefes. ¡°A veces nos cuesta mucho decir que no y si tenemos planificado el d¨ªa es m¨¢s f¨¢cil¡±.

Divide las tareas y acota los tiempos. Para este cometido podemos recurrir a t¨¦cnicas como la del Pomodoro, que se basan en dedicar 25 minutos a una ¨²nica tarea. Tal y como explica S¨¢nchez ¡°haces divisiones y subdivisiones de una tarea en 25 minutos y, posteriormente, cinco minutos de descanso que sirvan de desconexi¨®n lo m¨¢ximo posible: cambiar de zona, caminar, etc. Cuando llevas cuatro bloques de este tipo descansas 15 minutos. Es una t¨¦cnica bastante efectiva¡±. Para ponerla en pr¨¢ctica podemos servirnos de una alarma para fijar nosotros mismos los tiempos o utilizar aplicaciones como Forest, Effiwork o Focusmate que ayudan a ser m¨¢s productivos.

Para administrar mejor el tiempo la psic¨®loga indica que hemos de tener en cuenta, adem¨¢s, la denominada ley de Parkinson que indica que el tiempo que hemos previsto para una tarea ser¨¢ despu¨¦s el que nos lleve realizarla. ¡°Si tengo tres horas para hacer un informe voy a dedicar esas tres horas. Si me planifico dos voy a terminarlo en dos horas¡±. Esto, como se?ala S¨¢nchez, aplica sobre todo a quienes son muy exigentes con su trabajo: ¡°Cuidado con el tiempo que asignamos a cada una de las tareas, que sea realista pero no excesivo porque si no lo vamos a alargar, especialmente las personas que tienden al perfeccionismo y la exigencia¡±.

?Lo esencial, primero. Lo recomendable es que las tareas m¨¢s exigentes las abordemos en los momentos de mayor productividad. ¡°Para muchas personas, no todas, son los momentos de inicio de jornada¡±, recuerda la psic¨®loga. ¡°As¨ª que se puede planificar a primera hora de la ma?ana lo esencial o m¨¢s dif¨ªcil y luego hacer alguna alternancia. Por ejemplo, hasta las 12 voy hacer lo de mayor exigencia, despu¨¦s har¨¦ el descanso u otra tarea que sea menos exigente mentalmente¡±. De igual modo, es conveniente hacer antes las tareas puente, aquellas que deben estar resueltas para que otras personas puedan continuarlas.

Otra t¨¦cnica muy ¨²til para evitar postergar es la que se conoce como GTD (Getting Things Done). As¨ª explica la psic¨®loga c¨®mo podemos ponerla en pr¨¢ctica: ¡°Cuando nos entra un email, tenemos una llamada o una tarea que hacer que nos lleve menos de dos minutos, hay que hacerla en ese momento y no tener la tentaci¨®n de dejarlo para despu¨¦s porque si no estamos postergando muchas tareas. Es m¨¢s f¨¢cil quit¨¢rselo cuanto antes¡±.

Al¨¦jate del multitasking y mant¨¦n a raya las notificaciones. ¡°Una de las ventajas del mindfulness o atenci¨®n plena es que nos aleja de la multitarea¡±, recuerda S¨¢nchez. As¨ª que un aspecto fundamental es no hacer tres tareas a la vez o estar saltando de un punto a otro. ¡°Ah¨ª ser¨ªa necesario, por ejemplo, quitar el email o los avisos del email y consultarlo solo una vez cada hora o cada dos horas en funci¨®n de nuestro trabajo¡±. Lo mismo ocurre con las plataformas que utilizamos para comunicarnos en remoto como Zoom, Slack o Microsoft Teams: ¡°Es recomendable utilizar solo una porque si se utilizan varias va haber mucha dispersi¨®n¡±. Y, por supuesto, restringir las notificaciones de noticias o redes sociales durante el tiempo que nos hemos fijado para acometer una tarea.

?Descansa y focaliza en otras actividades. Tan necesario como organizar las labores es planificar los momentos de descanso. ¡°Si yo planifico, ocho-nueve horas de trabajo sin ning¨²n descanso, no estoy siendo realista. El cerebro necesita relajarse y descansar para que surjan las ideas¡±. En este sentido, tambi¨¦n es aconsejable tener otras ocupaciones, ¡°pero que sean ocupaciones sanas¡±, recuerda la psic¨®loga. ¡°Por ejemplo, viene bien hacer ejercicio f¨ªsico, leer, meditar, cocinar¡­ Todas aquellas actividades en las que se pone la atenci¨®n en el autocuidado y cuidan el proceso son mucho m¨¢s sanas que aquellas en las que el foco est¨¢ en la exigencia y en los resultados¡±.

?Bajar los niveles de exigencia

Otra pregunta que surge, teniendo en cuenta el nuevo contexto laboral en el que tenemos que movernos, es si ser¨ªa conveniente rebajar los niveles de exigencia. S¨¢nchez, que colabora tambi¨¦n en proyectos de ayuda a los empleados, se?ala que? ¡°en general hay un nivel de exigencia y de autoexigencia muy elevado. Muchas organizaciones o muchos equipos se ponen objetivos cada vez m¨¢s elevados que, muchas veces, no son realistas. Queremos vender un 20% m¨¢s que el a?o pasado, queremos reducir las quejas de nuestros clientes al 1%, queremos aumentar la satisfacci¨®n de nuestros clientes el 25%. Llega un punto en que estos ratios no son posibles. Este tipo de expectativas generan mucha presi¨®n, mucha frustraci¨®n¡±.

En ocasiones ocurre tambi¨¦n que esa exigencia es auto impuesta por parte de los trabajadores. Si es ese el caso, para reducir esa sensaci¨®n de angustia que se puede generar, la psic¨®loga recomienda distinguir muy bien entre los conceptos de exigencia y excelencia. ¡°Cuando estamos en el paradigma de la exigencia solo hay una manera correcta de hacer las cosas, cuando no se hacen bien se hacen mal. Todo est¨¢ muy polarizado y se generan emociones de miedo, de insatisfacci¨®n, de par¨¢lisis, de error o de fracaso cuando no se alcanzan esos est¨¢ndares marcados¡±, recuerda. ¡°Sin embargo, cuando estamos instalados en la excelencia no hay una ¨²nica manera de ser excelente, sino que es un proceso contin¨²o. Cuando las cosas no son exactamente como las ten¨ªamos previstas o no salen de la manera que quer¨ªamos lo vemos como un aprendizaje, como una oportunidad de seguir mejorando. Y las emociones que eso genera son proactividad, creatividad, alegr¨ªa, estar activado, el trabajo en equipo. Parecen similares pero conllevan diferencias importante¡±.