C¨®mo obviar notificaciones de Slack, mensajes de WhatsApp o mails intrusivos de trabajo para poder terminar las tareas de forma eficaz

Al igual que ocurre con otras tareas cotidianas, cada vez resulta m¨¢s complicado mantener la concentraci¨®n en el trabajo. Notificaciones de WhatsApp o Teams, llamadas de tel¨¦fono, consultas de compa?eros¡­ No importa si la jornada se desempe?a en remoto o presencial: todo a nuestro al rededor son est¨ªmulos que nos distraen de aquello en lo que debemos enfocarnos.

¡°Hay estudios que se?alan que hemos pasado de conseguir unos 40 minutos de atenci¨®n plena a tan solo ocho minutos¡±, indica Patricia Benayas, coach especialista en gesti¨®n de tiempo. ¡°Recibimos constantemente mucha informaci¨®n y as¨ª es muy dif¨ªcil concentrarse, porque debe darse una progresi¨®n. Al igual que un avi¨®n necesita un tiempo de reacci¨®n desde que despega hasta que sube y alcanza la velocidad de crucero, nosotros tambi¨¦n necesitamos ir poco a poco enfoc¨¢ndonos en una tarea hasta conseguir estar plenamente concentrados¡±. De hecho, algunas investigaciones llevadas a cabo para analizar c¨®mo afectan las distracciones en el trabajo han concluido que lleva unos 23 minutos de media recuperar la concentraci¨®n despu¨¦s de una interrupci¨®n trivial.

Por tanto, poner freno al multitasking y llevar una buena planificaci¨®n de la jornada son claves para conseguir que el cerebro descanse y no vaya saltando de una tarea a otra como en una m¨¢quina de pinball: ¡°Lo primero es parar y escribir todo lo que tenemos en la cabeza, las tareas a realizar. Y, despu¨¦s, planificar cu¨¢ndo las vamos a hacer¡±, recuerda la coach. ¡°Se puede hacer una planificaci¨®n semanal y luego, d¨ªa a d¨ªa, hacer revisiones, ver c¨®mo se van desarrollando las distintas obligaciones e ir bloqueando el tiempo necesario para acometerlas¡±, indica Benayas. Tambi¨¦n ser¨ªa importante no llenar todo el d¨ªa de tareas, dejar huecos libres, porque siempre hay imprevistos y porque, err¨®neamente, ¡°tendemos a pensar que todo nos lleva menos tiempo del que realmente nos lleva¡±.

Paloma Ballenato, psic¨®loga y docente en la Universidad Carlos III de Madrid y en Universidad de Valladolid, tambi¨¦n incide en la necesidad de establecer plazos a la hora de organizar el trabajo. ¡°Es preciso marcar tiempos y ajustarse a ellos, porque, en general, cualquier actividad tender¨¢ a extenderse hasta ocupar todo el tiempo disponible para hacerla. Si anotamos el tiempo previsto para una actividad y lo comparamos despu¨¦s con el tiempo realmente empleado, la diferencia suele dejar en evidencia cu¨¢les son los malversadores o ladrones de tiempo que debemos eliminar¡±.?

Otros enemigos comunes en la gesti¨®n del tiempo son el exceso de perfeccionismo, ¡ªque nos lleva a postergar aquello que debemos acometer por miedo a que no est¨¦ suficientemente bien¡ª y el no saber diferenciar las tareas que son realmente prioritarias: ¡°Se hace necesario valorar la importancia y urgencia de la actividad a tratar¡± recuerda la psic¨®loga. ¡°A veces nos dedicamos autom¨¢ticamente a atender a lo que parece urgente sin tener conciencia de si es o no importante, de si afecta o no a nuestros objetivos. Despu¨¦s de atender lo acuciante (urgente e importante), lo m¨¢s adecuado ser¨ªa trabajar sobre lo primordial (importante, aunque no urgente) y delegar aquello urgente, aunque no importante¡±.

Hoy en d¨ªa, las interrupciones son otro de los factores que m¨¢s lastran nuestra atenci¨®n en el trabajo. Las expertas explican que suelen ser de dos tipos: las interrupciones externas, que no dependen de nosotros, y las distracciones internas que propiciamos nosotros mismos. ?Qu¨¦ hay que hacer para enfocarse y evitar que nos roben tantos minutos? La coach Patricia Benayas aporta algunas ideas: ¡°Si trabajamos en equipo, podemos seguir la t¨¦cnica de ¡°proteger nuestro tiempo¡±. Es decir, comentar o se?alar en el calendario, que de esta hora a esta hora, no se nos puede molestar.

De igual forma, cuando el problema es que nos interrumpen mucho para preguntar algo, lo que podemos hacer es ¡°comentar que apunten todas las dudas y al final del d¨ªa o en un momento que determinemos, se planteen y resuelvan todas¡±. Un error com¨²n, seg¨²n la coach, es creer que porque nos hayan interrumpido autom¨¢ticamente tenemos que paralizar lo que estamos haciendo: ¡°A excepci¨®n de los casos muy urgentes, no tenemos por qu¨¦ parar. Se apunta esa nueva tarea, se termina lo que se est¨¢ haciendo, y despu¨¦s se acomete lo otro¡±.

En el caso de las distracciones, Benaya anima a perder el miedo que da silenciar completamente las notificaciones o cerrar el email? durante un tiempo. ¡°Cuando empiezas a hacerlo te das cuenta de que no ocurre nada¡±, recuerda la coach. Las primeras horas del d¨ªa son, por lo general, las de menos interrupciones, as¨ª que ¡°puede ser un buen momento para acometer las tareas prioritarias y, despu¨¦s, el resto de cosas pueden ir saliendo poco a poco¡±.

?Y qu¨¦ hacemos cu¨¢ndo son las reuniones las que hacen que nuestra jornada se alargue infinitamente? Adem¨¢s de elegir muy bien qu¨¦ personas deben atenderlas, establecer un orden del d¨ªa y un plan de acci¨®n, la especialista en gesti¨®n del tiempo, reducir¨ªa el n¨²mero de encuentros y su duraci¨®n: ¡°Yo soy muy partidaria de reuniones por las ma?anas y de diez minutos como m¨¢ximo par ver c¨®mo va el equipo, c¨®mo evolucionan los proyectos, si alguien necesita algo en concreto, etc. Pero un encuentro muy ¨¢gil, de seguimiento, y seguir avanzando¡±.

Para descansar la mente y ganar en salud mental, la psic¨®loga Paloma Ballenato, indica que es necesario aprender a desconectar una vez que ha concluido la jornada. ¡°Aqu¨ª intervienen procesos psicol¨®gicos importantes¡±, recuerda. ¡°Por un lado, el propio nivel de exigencia y, por otro, la definici¨®n de ¨¦xito que realiza cada persona. Socialmente, se tiende a asociar el ¨¦xito con el resultado y esto puede llevarnos a desatender el proceso. A veces, somos nosotros los que nos autoimponemos ser el/la mejor profesional, estudiante, padre-madre, hijo/a, compa?ero/a¡­ y posiblemente sea m¨¢s funcional y saludable atender a lo que realmente necesitamos en ese momento y a lo que queremos dar prioridad. Quiz¨¢, si todo es importante, nada es importante?.

En ese sentido, la pandemia ha supuesto un retroceso, pues se han difuminado a¨²n m¨¢s las fronteras entre la vida persona y laboral, siendo m¨¢s complicado establecer unos l¨ªmites saludables. ¡°Nos hemos acostumbrado a unas din¨¢micas agotadoras y muchas personas siguen trabajando incluso cuando llegan a casa¡±, recuerda Benayas. ¡°En general, la gente no sabe estar sin hacer nada. Se sientan en el sof¨¢ a leer un libro y se sienten culpables porque creen que no est¨¢n haciendo nada. Cuando esto no es as¨ª: descansar y desconectar es la base de la productividad¡±.

Por ello, la clave para no postergar, ir al grano, y no trabajar hasta el infinito, pasar¨ªa por ponerse l¨ªmites, acotar muy bien el tiempo e interiorizar que ¡°las cosas perfectas no existen, porque siempre se podr¨ªan estar cambiando cosas para mejorar. As¨ª que la m¨¢xima debe ser: Mejor hecho que perfecto¡±, recuerda la coach. ¡°Se pueden repasar las cosas tres veces, pero no veinte¡±.?