Nunca digas la fecha real en la que vuelves y otros trucos de experto para bordar el mensaje de ?estoy fuera de la oficina?

?Por qu¨¦ ser¨¢ que cuando llegan las vacaciones se nos acumulan las tareas? En nuestra cultura laboral de rueda de h¨¢mster el t¨ªpico estr¨¦s de los ¨²ltimos d¨ªas ha derivado en un atrac¨®n de oficina con un curioso (y preocupante) fen¨®meno: trabajadores quemados porque para descansar antes hay que trabajar el doble. En este contexto, una de las cosas que solemos dejar para el final de la lista de tareas es la redacci¨®n de un mensaje autom¨¢tico en el buz¨®n de nuestro correo electr¨®nico, lo que en la cultura anglosajona se llama un ¡°Out Of Office (OOO)¡±. Bastante hay que dejar hecho para poder cogerse unos d¨ªas (m¨¢s a¨²n cuando uno es aut¨®nomo), como para perder tiempo en pensar en este detalle. Sin embargo, los expertos en cultura empresarial afirman que los mensajes de fuera de la oficina son fundamentales para aprovechar al m¨¢ximo las vacaciones, acabar con esa angustiosa sensaci¨®n de desconectar a medias y no encontrarse una crisis al volver al trabajo. Para eso resulta clave establecer l¨ªmites y expectativas tanto para nuestros jefes, clientes y compa?eros como para nosotros mismos. Y ah¨ª radica la importancia de redactar un buen OOO.

B¨¢sicamente, este tipo de respuestas autom¨¢tica -que se pueden enviar tanto por email, Slack u otras plataformas digitales similares- sirven para informar a los dem¨¢s que no est¨¢s disponible y cu¨¢ndo pueden esperar una respuesta por tu parte, y les brindan (o deber¨ªan) una explicaci¨®n cort¨¦s, concisa y profesional de por qu¨¦ no vamos a responder de inmediato. Hablamos con dos expertas en gesti¨®n del tiempo, productividad y crecimiento empresarial para aprender a redactar el OOO perfecto.

La brevedad es clave

Patricia?Benayas, coach de Gesti¨®n del tiempo y Productividad, recomienda dejar un mensaje programado siempre que vayamos a estar m¨¢s de dos d¨ªas fuera. ¡°El mensaje que dejamos nos representa, es nuestra imagen. Dependiendo de c¨®mo est¨¦ escrito, el receptor tendr¨¢ una opini¨®n u otra de nosotros. Si no est¨¢ correctamente redactado podr¨ªa pensar ¡°qu¨¦ persona m¨¢s borde¡±. No es necesario decir el motivo, pero si va a ser una baja larga (maternidad/paternidad), s¨ª lo dir¨ªa. Pero lo recomendable es ir avisando previamente y presentar qui¨¦n se va a encargar de nuestros temas¡±.

Alejandra Nu?o, soci¨®loga experta en crecimiento empresarial y consultora de crecimiento sostenible, salud y bienestar, coincide en que este mensaje es importante porque es importante mantener una sana comunicaci¨®n con nuestro ecosistema relacional y reflexiona sobre si es necesario fomentar la transparencia en este tipo de mensajes y explicar por qu¨¦ no estamos en la oficina o en el puesto de trabajo, y si podr¨ªa ser visto ¡°como una bajada a la humanizaci¨®n de los entornos corporativos¡±.

Lo que siempre deber¨ªa incluir un OOO

¡°Bordar un OOO indica cortes¨ªa, educaci¨®n y el ADN de lo primario que es que los proyectos son las personas¡± comenta Alejandra Nu?o.?¡°Deber¨ªamos de incluir siempre la sencillez, ser concisos y amables, y, sobre todo, tener una actitud facilitadora, en pro de la calidad y la excelencia del servicio, clave en las relaciones de calidad, por tanto [deber¨ªamos] facilitar un tercer contacto ya que pueden surgir necesidades puntuales¡±, puntualiza. ¡°La frialdad, o el tono m¨¢s bien, lo marca la empresa. Puede que no sea adecuado el finalizar con la expresi¨®n ¡®un abrazo¡¯ frente a ¡®un saludo cordial¡¯, reflexiona, pero asegura esta experta, ¡°la palabra cercana a¨²na las fuerzas. El encorsetado lenguaje corporativo, quiz¨¢s, se relaje cuando nos demos cuenta de que en todo esto hay una parte humana¡±.

Lo que siempre hay que evitar en un OOO

Todo lo que resulte ¡°pretencioso, expl¨ªcito y aburrido¡±, ?insiste Alejandra Nu?o. Deber¨ªa ser siempre ¡°conciso, sencillo, cercano, facilitador y humano¡± y ¡°desde luego, no creo que se pueda implicar a un tercero sin su consentimiento¡± previo, precisa, a la hora de dejar contactos durante nuestra ausencia, algo en lo que coincide Patricia?Benayas:¡°No hay que especificar mucho, solo decir que estar¨¢s fuera por vacaciones. Y, obviamente, no se puede poner el contacto de ning¨²n compa?ero/a sin previamente haberlo consultado con esa persona¡±.

No seas fr¨ªo, pero tampoco pretencioso

Querr¨¢s incluir un saludo amistoso en tu correo electr¨®nico para que no parezca una respuesta demasiado autom¨¢tica, al fin y al cabo nadie quiere sentir que su correo electr¨®nico lleg¨® a un bot o, peor a¨²n, es un rechazo. As¨ª que seg¨²n los expertos deber¨ªamos comenzar siempre saludando y dando las gracias: ¡°[Son] normas b¨¢sicas de educaci¨®n. Si siempre saludamos ?por qu¨¦ no hacerlo en nuestro mensaje programado? No cuesta nada y la persona que lo recibe lo agradece. De la otra manera parece un poco brusco. Es como si cogi¨¦semos el tel¨¦fono diciendo ¡®no estoy¡±, opina Patricia?Benayas. Adem¨¢s, ¡°con el saludo inicial damos calidez a nuestro mensaje. Dar las gracias y despedirse da la sensaci¨®n de que nos escuchan, te sientes atendido¡±, a?ade. Un buen cierre del email siempre ser¨¢ algo que refleje nuestra manera habitual de comunicarnos: ¡°[Hazlo] como suelas despedirte siempre, ¡®un cordial saludo¡¯, ¡®gracias por tu tiempo¡¯, ¡®atentamente¡¯¡­ yo evitar¨ªa el ¡¯te deseo un feliz d¨ªa¡¯ en este tipo de mensajes. Lo bueno y breve, dos veces bueno. [Estos mensajes] no deber¨ªan ser m¨¢s de 4 o 5 l¨ªneas: informaci¨®n justa y necesaria. Decir lo importante (cu¨¢ndo volveremos y contactar con en caso de urgencia), lo que necesita saber tu interlocutor. Lo dem¨¢s sobra. Como yo digo ¡°todo lo que no aporta, sobra¡±. ?Qu¨¦ le aporta al receptor saber d¨®nde est¨¢s de vacaciones?¡±

La importancia de los l¨ªmites

Diversos estudios confirman que los per¨ªodos de desconexi¨®n son fundamentales para nuestra salud mental, algo que indice directamente en nuestra felicidad y tambi¨¦n en nuestra productividad en el trabajo. De ah¨ª que establecer l¨ªmites claros a las intrusiones durante las vacaciones sea tan importante. ¡°Los l¨ªmites, claros. Desconectar es el nuevo lujo en la era de la p¨¦rdida de foco. Lo ¨²nico que me pregunto es s¨ª este lujo est¨¢ al alcance de todos. Por ejemplo, los aut¨®nomos¡±, recuerda Alejandra Nu?o.

¡°Desconectar es b¨¢sico para nuestra salud mental y para recargar energ¨ªa. Sin energ¨ªa no podemos funcionar. De hecho, hablamos de gesti¨®n del tiempo cuando deber¨ªamos decir gesti¨®n de prioridades y/o gesti¨®n de nuestra energ¨ªa. Los descansos son una parte fundamental del trabajo. Sin ellos nuestra productividad disminuye, al igual que nuestra creatividad¡±, a?ade Patricia?Benayas.

No dejes a nadie a la espera

¡°Cuando alguien nos escribe, si no recibe respuesta cree que su correo no ha llegado, insistir¨¢ o llamar¨¢, pudiendo dejarlo y eligiendo otra persona u otra empresa. Informar de que no vas a estar y dejar un mensaje informando y una persona de contacto por si necesita algo es ser un buen profesional y una se?al de respeto hacia la otra persona¡±, recuerda Patricia?Benayas.

Gestionar las expectativas de respuesta es un punto fundamental en este tipo de mensajes autom¨¢ticos. Hay que ¡°insistir de nuevo en la facilitaci¨®n, dejar una cobertura adecuada, ser honestos con el sector y los servicios y productos aportados. La comunicaci¨®n es clave para que el mundo se engrase cada d¨ªa mejor. Los m¨¢rgenes los pone el ¨¢rea de negocios¡±, indica Alejandra Nu?o. Aunque lo har¨¢ quien pueda: ¡°Ojo, [hay que] reiterar el lujo [que supone tener] recursos y cobertura¡±.

Nunca digas que te llamen si es algo urgente¡­ porque te llamar¨¢n

Si has decidido que no vas a trabajar en ese per¨ªodo no deber¨ªas escribir que te pueden llamar por tel¨¦fono si se trata de algo urgente, porque entonces te llamar¨¢n: todo el mundo -o casi- considera que lo que necesita es urgente. ¡°Totalmente de acuerdo. Si est¨¢s de vacaciones, est¨¢s de vacaciones¡±, comienza Patricia?Benayas. ¡°Pero ?qu¨¦ pasa con los aut¨®nomos que no pueden delegar en otra persona? En ese caso, mi recomendaci¨®n es informar al cliente con una semana de antelaci¨®n para ir dejando cerrados temas y no coger ning¨²n proyecto nuevo cercano a nuestras vacaciones¡±, apunta esta experta.

Alejandra Nu?o tiene una visi¨®n optimista en este sentido: ¡°Francamente creo que desde la pandemia hubo un cambio real de actitud. Estamos aprendiendo a gestionar las urgencias. Fue un ba?o de humildad para todos¡±.

Di que vuelves un d¨ªa m¨¢s tarde de la realidad

Apuntan los expertos en relaciones laborales que no deber¨ªamos decir que vamos a responder nada m¨¢s volver de nuestra ausencia: esa frase despierta expectativas que quiz¨¢ no se corresponden con la realidad, lo que puede frustrar a nuestro interlocutor y elevar nuestro nivel de estr¨¦s nada m¨¢s abrir el coreo electr¨®nico. ¡°Efectivamente no podemos decir que responderemos inmediatamente o en tal fecha porque no sabemos lo que nos vamos a encontrar a la vuelta. Por eso es importante decir si es urgente o necesita una respuesta inmediata, contacte con otra persona. Mi recomendaci¨®n es decir que vuelves un d¨ªa m¨¢s tarde de lo real, para que as¨ª te de tiempo a ponerte al d¨ªa¡±, aconseja Patricia?Benayas.

¡°Cada vez se instaura m¨¢s una pol¨ªtica de calidad que florece del modelo de gesti¨®n de la cultura del cuidado. Es vital tomar el pulso de la cultura del cuidado, y esta debe de estar apoyada 100% por la cultura empresarial que haya asumido una producci¨®n saludable¡±, opina Alejandra Nu?o.

No intentes ser gracioso

La globalizaci¨®n nos ha dejado ejemplos de comunicaci¨®n que no siempre encajan con el sentir de los lugares en los que aterrizan. De la misma manera que esas campa?as callejeras -¡°Se te ha ca¨ªdo algo, la sonrisa¡±- para captar abonados por la calle -por muy loable que sea la organizaci¨®n- nos resultan chirriantes y hasta inc¨®modas, la manera relajada e incluso c¨®mica de escribir los OOO heredada de la cultura americana puede que funcione en el contexto de algunas profesiones al otro lado del oc¨¦ano pero quiz¨¢s no aqu¨ª. El marco de formalidad que deber¨ªa tener nuestro email de respuesta lo da el entorno en el que trabajamos, as¨ª que quiz¨¢ es buena idea replantearse si empezar con ¡°Aloha!¡± cuando nos hemos ido de viaje a Haw¨¢i o contar que ¡°en este momento no puedo atenderte porque estar¨¦ subido en una moto recorriendo templos en Bali¡± porque has viajado a Indonesia. Puede que se estile en los blogs de team building y coaching, pero en este terreno la prudencia es buena consejera, as¨ª que no deber¨ªamos intentar ser graciosos o demasiado cordiales especialmente si uno no lo es tanto en el trato habitual. Una despedida adecuada debe hacer ¡°sentir que verdaderamente est¨¢s comunic¨¢ndote con alguien al otro lado del correo¡±, opina Alejandra Nu?o, con lo que la naturalidad es un valor. Si pensamos que estamos dejando un mensaje para alguien real que est¨¢ al otro lado del email, ¡°quiz¨¢s el tono se ba?ar¨ªa de sencillez y naturalidad, cercan¨ªa, empat¨ªa y humanidad. A lo mejor los OOO ser¨ªan una gran oportunidad para acercarse a los dem¨¢s. No le vendr¨ªa nada mal a este mundo focalizar en lo que verdaderamente aporta. Eficiencia humanizada¡±, resumen esta experta.

Omite los medios personales de contacto

Si hemos decidido desconectar, deber¨ªamos hacerlo. ¡°Nuestros datos de contacto personales no deber¨ªa conocerlos ninguna persona de nuestro ¨¢mbito laboral (sobre todo clientes), ¨²nicamente aquellas personas con las que tenemos contacto a diario y cercano. Si tu m¨®vil es el mismo de trabajo y personal es recomendable limitar el uso de las apps de trabajo (Teams, emails¡­) durante nuestro periodo de descanso. Si nosotros no ponemos los l¨ªmites, las otras personas menos. Nosotros somos los responsables de proteger nuestro tiempo¡±, recuerda Patricia?Benayas.

¡°Ser¨ªa un error y una contradicci¨®n¡±, coincide Alejandra Nu?o. ¡°Ahora bien, insisto, ?Es la desconexi¨®n un lujo democratizado para todos?¡± Todos tenemos m¨®viles personales, recuerda, ¡°lo que no tengo tan claro es cuantas personas disponen de recursos corporativos¡±.

Y piensa dos veces el tema de las redes sociales

?Est¨¢ bien poner tus redes sociales (si las usas de manera pseudoprofesional), un link a tu newsletter o algo de promoci¨®n personal? A Patricia?Benayas no le parece una buena idea. ¡°No, es como un poco recochineo: no te atiendo, pero mira d¨®nde estoy de vacaciones o c¨®mprame esto¡±. Alejandra Nu?o ve un posible punto a favor: ¡°La nueva cartograf¨ªa demogr¨¢fica marca tramos de vida no tan lineales, con esto lo que quiero decir es que son muchos los profesionales que aprovechan su tiempo libre para la lectura, ahondar en conocimiento, disfrutar del avanzar en el saber. Con esto quiero decir, quiz¨¢s se aprecia que son muchos los que comparten contenido en medio de periodos estivales. Si tienes pasi¨®n por tu sector, conocimiento u ¨¢rea, a veces no est¨¢ re?ido con el disfrutar de ampliar conocimientos, con lo que quiz¨¢s se pueda ¡®colar¡¯ compartir contenidos de valor¡±, apunta.

Comprueba la ortograf¨ªa

Por sencillo y de perogrullo que esto pueda sonar, revisar la ortograf¨ªa de nuestro texto es clave. Por mucho que todo el mundo conozca las debilidades del autocorrector, nadie quiere estar dos semanas firmando sus emails con el conocido ¡°un salido¡±.