Los diez mandamientos para ser un buen e-alcalde

No es s¨®lo que suene bien. Ni que quede moderno. Hacer que la administraci¨®n electr¨®nica sea una realidad es hacer m¨¢s felices a los ciudadanos, que son votantes, y consigue adem¨¢s mejorar sustancialmente el funcionamiento interno de la organizaci¨®n. Pero no es una tarea f¨¢cil, como bien saben los responsables de los departamentos inform¨¢ticos de aquellas ciudades que se han lanzado a la aventura de transformar, de arriba a abajo, la manera en la que se relacionan con sus ciudadanos, con Internet como herramienta principal.

Esas dificultades, y la experiencia adquirida para sortearlas, le han servido a los ayuntamientos de la red de ciudades europeas Eurocities para elaborar un informe que contiene las claves del ¨¦xito que han alcanzado siete de ellas en el campo de la administraci¨®n electr¨®nica: Barcelona, en Espa?a; Tur¨ªn, en Italia, Viena, en Austria, Munich, en Alemania; La Haya en Pa¨ªses Bajos; Estocolmo en Suecia y Birmingham en Reino Unido. Todas ellas cumplen varios requisitos que las hacen comparables (son metr¨®polis de tama?o intermedio) y han demostrado que tienen una estrategia clara en la materia y que, adem¨¢s de publicar sus resultados, tienen ya un flujo destacado de tr¨¢mites disponibles a trav¨¦s de la Red.

Esas claves se han resumido por el ayuntamiento de Barcelona, l¨ªder del grupo de trabajo de Eurocities en materia de e-Gobierno en diez puntos que bien podr¨ªan funcionar como mandamientos para aquellos regidores que quieran estar en la punta de lanza de la nueva funci¨®n p¨²blica. Son los siguientes.

1.- Hazle la vida m¨¢s f¨¢cil a la gente

No m¨¢s dif¨ªcil. Y no es una perogrullada. Al ciudadano no le importa qu¨¦ departamentos van a participar en la tramitaci¨®n de un recurso, o de qu¨¦ concejal¨ªas dependen los servicios que est¨¢ solicitando. Lo que le importa es que el nuevo canal de comunicaci¨®n funcione y adem¨¢s, que lo haga mejorando los canales tradicionales. Es adem¨¢s buena idea empezar con los tr¨¢mites que m¨¢s recursos consumen, aquellos en los que el ahorro de costes y la mejora del servicio puede ser mayor (pago de impuestos, modificaciones del padr¨®n, quejas...).

2.-Aseg¨²rate de que la reforma tiene apoyo pol¨ªtico

Nada de reformas partidistas. En una legislatura no te va a dar tiempo a hacerlo todo, as¨ª que llega a un acuerdo con las dem¨¢s fuerzas pol¨ªticas para asegurarte de que cualquiera de ellas apoya las reformas, y de que las continuar¨¢ si los ciudadanos te retiran su confianza.

3.-Y de que es sostenible

Es fundamental que los nuevos canales abiertos al servicio sean sostenibles desde el punto de vista de los costes, y de su utilidad. Las gestiones a trav¨¦s de la Red sirven normalmente para ahorrar en el presupuesto; pero no todas las gestiones tienen por qu¨¦ ser sostenibles cuando se trasladan al mundo telem¨¢tico: puede que resulten m¨¢s onerosas que los tr¨¢mites por la v¨ªa tradicional. Del mismo modo, puede que no haya una demanda real o suficiente de los ciudadanos para que determinadas gestiones est¨¦n en Internet. Echa cuentas.

4.-Dise?a una e-Estrategia

Y haz que esa estrategia sea ¨²nica, y de aplicaci¨®n de todas las nuevas tecnolog¨ªas en todos los ¨¢mbitos de la actividad administrativa, incluido el funcionamiento interno, y no s¨®lo en lo que respecta al e-Gobierno. Para eso, tendr¨¢s que conseguir que toda la administraci¨®n trabaje alineada, y destinar recursos espec¨ªficos a esta tarea. Ten en cuenta adem¨¢s que la integraci¨®n de m¨²ltiples partes y funciones requerir¨¢ grandes y prolongados esfuerzos

5.-Utiliza un servicio que se dedique s¨®lo a ¨¦sto

No se trata de relacionar entre s¨ª a varios departamentos de inform¨¢tica, sino que tendr¨¢s que crear una unidad dedicada que, aunque sea peque?a y no tenga competencias de control, s¨ª dependa directamente de tu alcald¨ªa, y concentre todas las tareas de coordinaci¨®n y soporte de las reformas encaminadas a implantar el e-Gobierno.

6.-Utiliza una arquitectura de software com¨²n

No conseguir¨¢s que los servicios de e-Administraci¨®n funcionan correctamente si no consigues que las aplicaciones en Internet act¨²en directamente sobre el conjunto del sistema de tu administraci¨®n. Para hacerlo necesitar¨¢s plataformas centralizadas y que funcionen con una tecnolog¨ªa com¨²n, de manera que las herramientas se comuniquen perfectamente entre s¨ª, hablando el mismo lenguaje. Si es posible, adem¨¢s, adopta sistemas de informaci¨®n de dato ¨²nico, de manera que -por ejemplo- los datos de filiaci¨®n de un ciudadano figuren en una sola base de datos y se modifiquen s¨®lo en ¨¦sta, en lugar de en tantas bases como servicios haya.

7.-Cambia la mentalidad, y cambiar¨¢s la organizaci¨®n

La simple menci¨®n de las palabras "reforma de la funci¨®n p¨²blica" pueden hacer temblar los cimientos de la Administraci¨®n. Consigue que los departamentos y sus trabajadores comprendan que el nuevo enfoque no supone una amenaza a sus competencias, y aprueba una normativa que regule conforme a todos estos principios esa nueva organizaci¨®n. Ten en cuenta que el proceso ser¨¢ lento, y a menudo frustrante.

8.-V¨¦ndelo bien. V¨¦ndete bien

Si quieres que los servicios triunfen entre los ciudadanos tendr¨¢s que hacer que los conozcan, se interesen por ellos, los prueben y se acostumbren a usarlos. Antes de sacarlos a la calle, realiza estudios de demanda para conocer qu¨¦ puedes hacer y d¨®nde est¨¢n las mayores necesidades. Y cuando ya funcionen, haz publicidad, teniendo en cuenta que cuesta dinero, y que competir¨¢s por la atenci¨®n de los ciudadanos con otros servicios privados. Para terminar, aseg¨²rate de que escuchas las quejas o las sugerencias de los usuarios para mejorar los sistemas.

9.-Despliegue muy profesional

Haz que las cosas funcionen, consigue que los sistemas no se caigan y que la experiencia del usuario sea ¨²til, que vea resultados. Si en cualquier sistema de atenci¨®n al p¨²blico es importante que las cosas marchen correctamente, en los canales telem¨¢ticos a¨²n lo es m¨¢s: es posible que un ciudadano que vea frustrados sus primeros intentos de utilizarlos termine por desanimarse, y no vuelva hasta pasado mucho tiempo.

10.-Abre las puertas a la cooperaci¨®n

Relaciona tus servicios con los de otras administraciones del sector p¨²blico, aceptando los certificados digitales emitidos por el Estado o las Comunidades Aut¨®nomas, e integra incluso aquellos servicios que sean ¨²tiles para los ciudadanos en tus canales. Ten en cuenta adem¨¢s que habr¨¢ muchas tareas que escapar¨¢n a las posibilidades de tu organizaci¨®n, as¨ª que as¨®ciate siempre que sea necesario. Para terminar, no cierres las puertas de partida a la colaboraci¨®n privada.