C¨®mo manejar Gmail como un profesional

?Qui¨¦n no tiene una cuenta de Gmail hoy en d¨ªa? Se estima que son mil millones los usuarios activos del c¨¦lebre servicio de correo de Google. Y la cifra no deja de crecer. El grueso de los usuarios utiliza Gmail en sus funciones b¨¢sicas pero Google ha preparado toda una bater¨ªa de herramientas que, una vez controladas por parte del usuario, pueden disparar el potencial de uso de Gmail y hacer que la experiencia sea m¨¢s eficiente, sencilla y segura.

Mantener a raya el spam: Si hay un servicio de correo que gestiona de una manera eficaz el spam es sin duda Gmail. El sistema funciona de forma autom¨¢tica detectando y atajando desde los servidores los env¨ªos masivos, pero, sin embargo, el usuario puede contribuir desde la bandeja de entrada seleccionando el icono de spam en la parte superior izquierda (con un signo de exclamaci¨®n).

Google ha previsto la creaci¨®n de cuentas espec¨ªficas para la suscripci¨®n a diferentes servicios

Crear alias para gestionar las suscripciones: Pero en esto del spam, mucho mejor prevenir que curar y Google tambi¨¦n ha previsto la creaci¨®n de cuentas espec¨ªficas para la suscripci¨®n a diferentes servicios. Para ello bastar¨¢ con a?adir en nuestra direcci¨®n de email un "+" seguido de un texto para crear una direcci¨®n ficticia que nos servir¨¢ para tener localizados los boletines y conocer qui¨¦n est¨¢ cediendo nuestra direcci¨®n a terceros para el env¨ªo de spam. As¨ª, si nuestro email fuera "juan@gmail.com" bastar¨ªa con suscribirnos a los boletines empleando por ejemplo la direcci¨®n "juan+boletin@gmail.com", y todos los correos que se env¨ªen a esa direcci¨®n llegar¨¢n a la bandeja de entrada, pero con una etiqueta que nos ayudar¨¢ a localizar el remitente y organizar las suscripciones.

Emplear las etiquetas: Se trata sin duda de una de las armas m¨¢s poderosas de Gmail y quien logre controlar a la perfecci¨®n el uso de las etiquetas podr¨¢ gestionar su bandeja de entrada de una manera ¨®ptima y ahorrando much¨ªsimo tiempo. Las etiquetas sirven para organizar los correos electr¨®nicos por contenido de forma que de un vistazo y en un par de clics sepamos distinguir lo importante de lo que no lo es. Se trata de una organizaci¨®n autom¨¢tica en la que el usuario interviene tan solo en la organizaci¨®n inicial. Google ha creado una ¨²til gu¨ªa sobre c¨®mo crear y mantener las etiquetas.

Deshacer un env¨ªo: Otra de las joyas de Gmail. Si se env¨ªa un correo electr¨®nico con prisas o tras enviarlo recordamos que hemos olvidado a?adir algo relevante, el servicio nos permite "deshacer" el env¨ªo sin que el destinatario reciba nada. Esta funci¨®n debe activarse en la configuraci¨®n siguiendo estas indicaciones y configurando el margen de tiempo que se desee para anular el env¨ªo.

Las etiquetas sirven para organizar los correos por contenido de forma que de un vistazo podamos distinguir lo importante

Silenciar las conversaciones interminables: Si se ve uno inmerso en un interminable intercambio de correos del que ya no hay ning¨²n inter¨¦s ni informaci¨®n relevante, lo m¨¢s prudente es silenciar esa secuencia de forma que los nuevos emails se archiven de forma autom¨¢tica. De esta manera, la bandeja de entrada permanecer¨¢ limpia y no recibiremos notificaciones de nuevos correos (salvo que nuestra direcci¨®n aparezca en el "para" en un nuevo correo). Para silenciar una conversaci¨®n de correos hay que seguir estos pasos.

Emplear respuestas est¨¢ndar: Al cabo del d¨ªa es f¨¢cil que se emplee varias veces el mismo texto en las respuestas, como "Muchas gracias por el correo, en cuanto tenga la respuesta le informo" o textos convencionales que nos vemos obligados a repetir muchas veces. Por fortuna Gmail cuenta en la pesta?a de Labs (dentro de configuraci¨®n), una funci¨®n bautizada como "Respuestas est¨¢ndar" y que tras habilitarla, nos permite guardar las frases que tanto se repiten para luego simplemente adjuntarlas al correo. Tanto para guardar como para utilizar una respuesta grabada bastar¨¢ con pulsar sobre el bot¨®n inferior derecho y tras desplegar el men¨², escoger la respuesta adecuada.