C¨®mo aprovechar mejor Gmail y cu¨¢les son sus alternativas

Gmail irrumpi¨® en el mercado en 2009. El nuevo servicio llegaba con toda la fuerza de Google y ni Microsoft ¡ªcon Hotmail desde 1996, ahora transformado en Outlook¡ª, el l¨ªder absoluto del mercado del correo electr¨®nico, le pudo plantar cara. Cuatro a?os despu¨¦s, Gmail ya era l¨ªder en n¨²mero de usuarios: hoy ascienden a m¨¢s de 1.800 millones de cuentas activas en todo el mundo. Pero el liderato de Google no ha evitado que tambi¨¦n surjan nuevas opciones como Zoho o Proton para satisfacer a otros millones de usuarios que prefieren correos alternativos.

Pero m¨¢s all¨¢ de qu¨¦ plataforma tiene m¨¢s usuarios, la conclusi¨®n es clara: el correo electr¨®nico sigue ocupando un espacio respetado y privilegiado en el Olimpo de las plataformas a pesar del ¨¦xito de plataformas de mensajer¨ªa instant¨¢nea como WhatsApp, WeChat o Telegram. En el 2020, el n¨²mero de usuarios mundiales ascendi¨® a 3.900 millones y est¨¢ previsto que aumente a 4.480 millones en 2024, seg¨²n datos y predicciones de la agencia especializada Branch. ¡°El correo electr¨®nico es el medio de comunicaci¨®n digital preferido en entornos profesionales, por lo que la disponibilidad constante a trav¨¦s de este canal constituye una parte significativa de la autoestima profesional, lo cual puede experimentarse como un atributo positivo¡±, explica Jorge Franganillo, investigador, profesor y autor del libro Gesti¨®n de informaci¨®n personal (2018) que dedica unos cap¨ªtulos a la utilizaci¨®n, ventajas, desventajas y valor del correo electr¨®nico.

Cuatro trucos para optimizar Gmail

Todas las plataformas tienen algunas funciones que desconocemos y que, de haberlas aprendido antes, nos habr¨ªan ahorrado dolores de cabeza, tiempo y frustraciones. Gmail tambi¨¦n tiene las suyas. Aqu¨ª algunas que quiz¨¢s no conoc¨ªas:

Enviar correos sin estar conectado a internet. S¨ª, es posible. Puede usar Gmail sin conexi¨®n para leer, responder y buscar mensajes de Gmail cuando no tenga conexi¨®n a internet. Todos los correos que escriba, archive, etiquete o elimine mientras no tenga conexi¨®n se enviar¨¢n o mover¨¢n cuando se conecte a internet. ¡°Cuando habilitas Gmail sin conexi¨®n en un dispositivo, tus mensajes se sincronizan con el almacenamiento del navegador del ordenador que utilizas¡±, explican desde Google. Para activarlo, siga estas instrucciones:

1. En la parte superior derecha, haga clic en el icono de Configuraci¨®n.
2. Vaya a la pesta?a Sin conexi¨®n y marque la casilla Habilitar el correo sin conexi¨®n.
3. Consejo: Junto a Ajustes de sincronizaci¨®n, indique los correos electr¨®nicos de cu¨¢ntos d¨ªas quiere almacenar sin conexi¨®n.
4. Dir¨ªjase a Seguridad e indique si quiere conservar los datos sin conexi¨®n en su dispositivo o eliminarlos.
5. Haga clic en Guardar cambios.

Respuestas autom¨¢ticas y r¨¢pidas. Si usted es de los que recibe muchos correos electr¨®nicos, esta es la opci¨®n. Puede habilitar las respuestas autom¨¢ticas, que permitir¨¢n a sus receptores saber que ya ha recibido el correo y que pronto responder¨¢. Es tambi¨¦n una estrategia muy efectiva para cuando quiere comunicar profesionalismo e inmediatez o para cuando se encuentra de vacaciones y no quiere que las dem¨¢s personas piensen que simplemente no les respondi¨®. Para activarlas, siga estas instrucciones:

1. Haga clic en Configuraci¨®n y luego en Ver todos los ajustes.
2. Despl¨¢cese hacia abajo, hasta Respuesta autom¨¢tica, y seleccione Respuesta autom¨¢tica activada o Respuesta autom¨¢tica desactivada (si lo que quiere es desactivar esta funci¨®n).
3. Al activarla, debe indicar en qu¨¦ fechas estar¨¢ fuera y a?adir un mensaje. A continuaci¨®n, seleccione qui¨¦n debe recibir la respuesta
4. En la parte inferior, haga clic en Guardar cambios.

Etiquetas para organizar y estructurar su bandeja. Todos hemos sido v¨ªctimas ¡ªo culpables¡ª de una bandeja de entrada desordenada. Miles de correos sin abrir, la carpeta de Spam a reventar, notificaciones innecesarias, informaci¨®n que se pierde entre otra informaci¨®n que interesa poco, m¨¢s spam. Pero evitar todo esto es relativamente f¨¢cil. Gmail ha introducido una funci¨®n llamada Etiquetas que sirve para clasificar sus correos por categor¨ªas. ¡°Las etiquetas son una versi¨®n avanzada de las antiguas carpetas: puedes aplicar varias etiquetas a un correo electr¨®nico y buscarlo posteriormente haciendo clic en cualquiera de ellas en el panel de la izquierda¡±, explican desde Google. Para activarlas, siga estas instrucciones:

1. Primero, debe crear una etiqueta. Haz clic en Configuraci¨®n.
2. Haga clic en la pesta?a Etiquetas.
3. Haga clic en Nueva etiqueta.
4. D¨¦ un nombre a la etiqueta y haga clic en Crear.
5. Ya creada la etiqueta, puede aplicarla a un correo electr¨®nico. Dir¨ªjase a la bandeja de Entrada.
6. En ella, marque las casillas situadas junto a los correos electr¨®nicos a los que quiera aplicar una etiqueta.
7. Haga clic en Etiquetas.
8. Marque las casillas situadas junto a las etiquetas que quieras a?adir y haga clic en Aplicar.
9. Consejo: Las etiquetas pueden colorearse. H¨¢galo, le ayudar¨¢ a organizarse mejor. En el panel de la izquierda, coloca el cursor sobre una etiqueta y haga clic en M¨¢s. Luego, coloque el cursor sobre Color de la etiqueta y elija uno. El cambio de color se aplica al instante a todos los correos electr¨®nicos que tengan esa etiqueta.

Posponer correos, o jugar con el futuro. Puede que haya recibido un correo ahora, pero no tenga tiempo para verlo ni prestarle atenci¨®n. Sin embargo, si lo deja pasar, olvidar¨¢ que lo recibi¨® y a lo mejor se esconda en su bandeja de entrada, aplastado por otros correos venideros. Gmail tiene una soluci¨®n para esto. Puede posponer un correo electr¨®nico recibido autom¨¢ticamente y este desaparecer¨¢ de la bandeja. Una vez que llegue el momento indicado ¡ªel que elija¡ª, recibir¨¢ un recordatorio sobre el correo. Para posponer correos, siga estas instrucciones:

1. Coloque el cursor sobre un correo electr¨®nico.
2. En la parte derecha, haga clic en Posponer.
3. En Posponer hasta, indique hasta cu¨¢ndo quiere posponerlo. De este modo, el correo electr¨®nico se pospone autom¨¢ticamente y desaparece de la bandeja de entrada. Una vez que llegue el momento indicado, recibir¨¢ un recordatorio sobre el correo.
4. Consejo: Para ver todos los correos que se han pospuesto, haga clic en Pospuestos, en la barra lateral izquierda.

Correo m¨¢s all¨¢ de Gmail

Pero no todo es para todos. Gmail no gusta a todos los usuarios de correo electr¨®nico y eso est¨¢ bien porque existen alternativas modernas, ¨²tiles y accesibles para los ¡°anti-Google¡±. Aqu¨ª le presentamos algunas:

Outlook

Es el principal competidor de Gmail. La plataforma de Microsoft ofrece servicios muy parecidos a los de su competencia. Su producto estrella es Outlook, la cuenta gratuita de correo electr¨®nico que incluye un complemento de seguridad y antivirus, 15 gigas (GB) de almacenamiento, versiones para utilizarse en la web y en la aplicaci¨®n para Android e iOS y permite 5 GB gratuitos de almacenamiento en OneDrive ¡ªla nube de Microsoft¡ª as¨ª como la utilizaci¨®n de todos sus servicios de Office en versiones web.

Sus otros dos productos son Microsoft 365 Personal, con un coste de 69 euros al a?o, y Microsoft 365 Familia, con un coste de 99 euros al a?o. Ambas incluyen 1 terabyte (o TB, es decir, 1.000 GB) de almacenamiento, cifrado de mensajes, son libres de publicidad, dan la opci¨®n para tener nombres de dominio personalizados y el plan familiar permite hasta 6 cuentas registradas.

Yahoo

El correo de Yahoo es otro viejo conocido. Su servicio es gratuito y ofrece un espacio de almacenamiento mucho mayor al de su competencia: 1TB. Adem¨¢s, da la opci¨®n de poder enviar hasta 2GB de archivos por correo. Eso s¨ª, ver¨¢ publicidad siempre.

Zoho

Una alternativa un poco menos conocida que las anteriores pero con muchas funciones. Zoho Mail est¨¢ orientada a las empresas, y cuenta con dos versiones. Eso s¨ª, ninguna es gratuita. La opci¨®n Mail Lite ofrece un almacenamiento de 5GB por usuario con un coste de 0,9 euros al mes o de 10 GB por usuario con un coste de 1,13 euros al mes. La plataforma permite la transferencia de archivos de hasta 250 MB, tiene aplicaciones para m¨®vil tanto Android como iOS y acceso a un calendario. Mail Premium es la otra versi¨®n. Ofrece todo lo de Mail Lite y un poco m¨¢s. La versi¨®n pr¨¦mium cuenta con 50GB de capacidad de almacenamiento, env¨ªo de archivos de hasta 1GB y sistema de copia de seguridad, con un coste es de 3,6 euros al mes por usuario.

Proton

Esta alternativa de correo electr¨®nico se ha vendido a s¨ª misma como la opci¨®n m¨¢s segura del mercado. El secreto est¨¢ en su proceso de cifrado y encriptaci¨®n de mensajes. Aunque cuenta con opciones muy limitadas de almacenamiento, la capacidad de gestionar, estructurar y organizar la plataforma compite con las innovadoras funciones de Gmail.

Adem¨¢s de la cuenta gratuita, Proton ofrece tres m¨¢s. La cuenta Plus que cuesta cinco euros al mes e incluye 5 GB de almacenamiento, cinco direcciones de correo, opci¨®n para crear hasta 200 carpetas, un dominio personalizado y todas las funciones de seguridad de la plataforma. La siguiente opci¨®n, Professional, cuesta ocho euros al mes y su paquete incluye hasta 5.000 usuarios adem¨¢s de m¨²ltiples dominios personalizados. Finalmente, la tercera opci¨®n es Visionary con un coste de 30 euros mensuales, 20Gb de almacenamiento, 50 direcciones personalizadas y todos los servicios incluidos.

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