Oficinas sin papeles

Facturas, albaranes, presupuestos o cualquier documento comercial recorren siempre un camino parecido: imprimir, doblar, meter en un sobre, poner el sello y enviar por correo. Al llegar a su origen, se repite el camino inverso. En ambos casos, tanto el que env¨ªa como el que recibe ha de coger el documento y, tras darle el uso oportuno, archivarlo. Ese trasiego de documentos f¨ªsicos y el consiguiente aumento de papeles y m¨¢s papeles sobre la mesa de despacho est¨¢ a punto de desaparecer. Todo excepto el propio hecho de tener que seguir pagando las facturas.

En poco tiempo, los papeles pueden desaparecer de la oficina y dejar de consumir espacio y nervios gracias al proyecto puesto en marcha por la empresa granadina Facthor Innovaci¨®n S. A. (www.facthor.net).

Facthor Innovaci¨®n ha puesto en marcha un servicio de gesti¨®n electr¨®nica de documentos que permite a la empresa tener su documentaci¨®n en un soporte virtual y no necesariamente en papel. La base de este invento es lo que el presidente de Facthor Innovaci¨®n, Juan Gonz¨¢lez de la C¨¢mara, denomina "impresora virtual". Su funcionamiento es el siguiente: el responsable de emitir las facturas, por ejemplo, de una empresa completa el documento como lo hace regularmente. En el momento de imprimir, el programa inform¨¢tico que le suministra Facthor le permite la opci¨®n de, en lugar de sacarlo en papel, crear una imagen de ese documento en un formato habitual en Internet, el formato PDF. Esta imagen se env¨ªa por Internet al pagador que, igualmente, puede optar por imprimirla o no. Gonz¨¢lez explica que su objetivo es "quitar papeles de la empresa a trav¨¦s de una impresora que no imprime sino que genera documentos electr¨®nicos".

Adem¨¢s de ofrecer los servicios de impresi¨®n virtual de cualquier tipo de documentos, Facthor es a la vez un almac¨¦n de documentos y una oficina postal virtual. Cuando el usuario, desde el programa instalado en su propio ordenador, decide no imprimir una factura sino crear una imagen, el servicio de almacenaje de documentos de Facthor guarda ese documento en su ordenador central y su servicio postal virtual env¨ªa un mensaje electr¨®nico al destinatario en el que le informa de que ese documento ya est¨¢ disponible. Este puede optar por verlo o descarg¨¢rselo. Seg¨²n Gonz¨¢lez , el ahorro que puede conseguir una empresa por cada factura que no imprime y, por tanto, no almacena, ni env¨ªa por correo, puede llegar a 1,5 o 2 euros por documento.

Facthor comenz¨® su andadura hace seis meses. Este es el tiempo que llevan desarrollando un programa inform¨¢tico que permita hacer estas gestiones virtuales con seguridad. En el ¨²ltimo mes, cuando el programa ya est¨¢ suficientemente rodado, dice Gonz¨¢lez, han comenzado a comercializar sus servicios. En os apenas 30 d¨ªas en los que han comenzado la b¨²squeda efectiva de clientes, ya han conseguido tener una cartera de 50. En cualquier caso, las expectativas que aparecen en su plan de negocio son de altos vuelos: esperan alcanzar los 10.000 clientes en los pr¨®ximos tres a?os y facturar al menos cuatro millones de euros. En lo que queda de 2003, su objetivo es llegar a los 600.000 euros de facturaci¨®n.

Para alcanzar su prop¨®sito, cuenta Carlos Lomas, consejero delegado de Facthor, la empresa da trabajo hoy d¨ªa a 12 personas, que espera sean 22 antes de final de a?o y que podr¨ªa acercarse a medio centenar al cabo de tres a?os. Poner en pie Facthor y su oficina virtual le ha costado 120.000 euros y ha contado con la ayuda del Instituto Andaluz de Fomento, que ha colaborado en parte de la inversi¨®n tecnol¨®gica. Tambi¨¦n ha participado en esta inversi¨®n inicial un fondo de capital riesgo.

Gonz¨¢lez est¨¢ convencido de que la idea va a prosperar. Varias cosas le ayudan a ser tan optimista. Primero, que conoce bien el sector en el que se mueve. ?l puso en marcha en 1996 Axesor-Infotel, una gran gestor¨ªa virtual y una enorme base de datos sobre empresas, que ha conseguido situar en un nivel muy alto y que supera los 200 empleados. La segunda raz¨®n para empujar con fuerza su nueva empresa es que la idea se le ocurri¨® a ¨¦l. La imagen de una oficina sin papeles le rondaba hace tiempo y decidi¨® hacer una prueba real en Infotel. Al fin y al cabo, ah¨ª s¨ª que ten¨ªa cancha: la empresa env¨ªa hasta 20.000 facturas mensuales. Su idea de evitar papeles y enviar facturas virtuales le ahorraba a Infotel entre 30.000 y 40.000 euros al mes.

Durante tres meses, es posible hacer uso de la oficina virtual a modo de prueba gratuita.