Gesti¨®n digitalizada del archivo

La gesti¨®n digital de documentos marcar¨¢ una nueva era para los grandes hospitales. Atr¨¢s van a quedar decenas de kil¨®metros de estanter¨ªas, rebosantes de historias cl¨ªnicas, que se traspapelan con frecuencia o jam¨¢s aparecen. Las nuevas tecnolog¨ªas brindan la posibilidad de almacenar estas monta?as de papel en un espacio m¨ªnimo y, de paso, resuelven un problema, al que los gerentes de hospital no le encontraban m¨¢s soluci¨®n que encargarle su gesti¨®n a empresas especializadas.

Pero lo m¨¢s importante no es el problema de almacenaje, sino descubrir que la digitalizaci¨®n facilita el acceso de los profesionales a este patrimonio: un gran almac¨¦n de conocimientos, que se ha ido llenando durante d¨¦cadas. Para el usuario, la digitalizaci¨®n tambi¨¦n aporta beneficios, pues la mejora en la gesti¨®n de los recursos redunda en una mayor calidad asistencial. Asimismo, la investigaciones cl¨ªnica y epidemiol¨®gica ampl¨ªan sus posibilidades con la digitalizaci¨®n; dentro de poco, cualquier investigador podr¨¢ acceder a millones de p¨¢ginas y de datos, de los que hasta ahora ignoraba su existencia.

El proyecto redundar¨¢ en beneficio de la asistencia, la gesti¨®n y la investigaci¨®n

Con m¨¢s de un 1,6 millones de actos m¨¦dicos al a?o, el primer complejo hospitalario de Espa?a, el hospital Virgen del Roc¨ªo (HVR), formado por cinco centros sanitarios (Hospital General, Traumatolog¨ªa y Rehabilitaci¨®n, Maternal, Infantil y Duques del Infantado) ha sido tambi¨¦n el primer gran centro en decidirse a digitalizar sus archivos de forma integral.

La magnitud del problema la dan esos 47 kil¨®metros de estanter¨ªas que tiene, en las que se acumulan 2,5 millones de historias cl¨ªnicas, 1,5 de las cuales pertenecen a historias pasivas, es decir, a pacientes fallecidos o que no han vuelto en los ¨²ltimos cinco a?os. El HVR ha invertido ya 18,8 millones de euros en crear las infraestructuras necesarias, entre las que destacan la construcci¨®n de un nuevo edificio para el uso exclusivo de archivo, y cinco millones m¨¢s en tecnolog¨ªas de la informaci¨®n. El denominado Centro de Documentaci¨®n Cl¨ªnica Avanzada (CDCA) ha elegido para su proyecto pionero un programa inform¨¢tico canadiense, denominado Documentum, no utilizado hasta ahora en ning¨²n otro hospital del mundo, aunque s¨ª en grandes empresas dedicadas a la gesti¨®n de recursos.

Uno de los acuerdos a los que han llegado Administraci¨®n andaluza y la multinacional ha sido que, una vez informatizados los 2,5 millones de historiales, el complejo hospitalario sevillano podr¨¢ ser utilizado como modelo y experiencia piloto por los canadienses.

Desde hace un a?o, 12 ingenieros de DMR Consulting, empresa que gan¨® en su d¨ªa el concurso para informatizar el HVR, est¨¢n cargando la base de datos. Hasta el momento han introducido ya en el ordenador central 1,2 millones de historias cl¨ªnicas. "Este es un trabajo sumamente complejo, pues en cada una de estas historias cl¨ªnicas hay una media de cinco o seis carpetas, correspondientes a otros tantos procesos (traumatolog¨ªa, medicina interna, oncolog¨ªa, etc¨¦tera) vividos por el paciente en esta ciudad sanitaria", explica Eduardo Vigil, jefe del servicio de Documentaci¨®n Cl¨ªnica.

El inicio de esta macrodigitalizaci¨®n requiri¨® un minucioso proceso, en el que no faltaron encuestas, consultas a todos los servicios y entrevistas personales a una gran parte de los 8.104 profesionales del complejo hospitalario. Se eligieron 10 documentos tipo, suficientemente complejos, como para que cualquier posibilidad que pudiera presentarse en una historia estuviese reflejada. Y se empez¨® por la digitalizaci¨®n de algunos servicios de cierta complejidad: infecciosos, medicina interna, respiratorio y cirug¨ªa tor¨¢cica. En tres meses se hab¨ªan cargado ya en la base de datos m¨¢s de 1,2 millones de historiales y 1,4 millones de episodios cl¨ªnicos.

A partir de "este trabajo previo, lento, pero imprescindible para arrancar", comenta Vigil, se decidi¨® digitalizar los informes de alta, unos 58.000 al a?o. Despu¨¦s vendr¨ªa la digitalizaci¨®n de los informes de consulta (el HVR atendi¨®, por ejemplo, 1.109.465 consultas externas en 2003), las pruebas de laboratorio (m¨¢s de nueve millones al a?o) y las hojas de quir¨®fano (55.870 intervenciones en 2003). "Desde el principio tuvimos muy claro que la digitalizaci¨®n tendr¨ªa ¨¦xito si implic¨¢bamos a todos los profesionales", recuerda Vigil. "No quer¨ªamos que los sanitarios del hospital considerasen el tema como algo ajeno". El resultado, seg¨²n el responsable del CDCA, es que ahora hay colas para acceder a la documentaci¨®n digitalizada. "Y todo el mundo quiere tener ya un terminal", a?ade.

Otra cualidad importante del CDCA es su aportaci¨®n a la gesti¨®n de la hospitalizaci¨®n domiciliaria. M¨¦dico y paciente, mediante el ordenador, van a estar conectados en tiempo real con todos los servicios y especialistas del hospital, adem¨¢s de tener a su disposici¨®n toda la documentaci¨®n sobre su caso. "El CDCA hace posible que ya no exista, pr¨¢cticamente, diferencia alguna entre la hospitalizaci¨®n domiciliaria y la estancia en el hospital", argumenta Vigil.

El CDCA ha dispuesto, asimismo, una sala para uso exclusivo de los usuarios del HVR que quieran consultar su historial. Adem¨¢s, las historias implicadas en procesos judiciales o que sean reservadas por alguna raz¨®n, se guardan en una c¨¢mara ign¨ªfuga y acorazada. El CDCA, si finalmente funciona como se espera, ser¨¢ el modelo que seguir¨¢n otros hospital del mundo, dada su enorme complejidad y envergadura: por ejemplo, s¨®lo por el servicio de urgencias pasan a diario una media de 832 personas, el presupuesto sobrepasa los 353 millones de euros y la poblaci¨®n de referencia es de 900.000 personas.