Una Universidad sin colas

Pedir una beca, la financiaci¨®n de investigaci¨®n o una certificaci¨®n de estudios puede acarrear horas de colas frente a oficinas y monta?as de papeles. Pero estas escenas pueden pasar a la historia. Las universidades est¨¢n inmersas en una profunda transformaci¨®n y tienen a las nuevas tecnolog¨ªas como eje. Los tr¨¢mites electr¨®nicos son una realidad desde hace a?os, pero ahora se trabaja conjuntamente para unificar criterios y ampliar el marco de tramitaciones. Para finales de 2007, las 10 universidades p¨²blicas andaluzas esperan contar con oficinas virtuales en Internet que permitan gestionar tr¨¢mites administrativos a trav¨¦s de la Red.

La planificaci¨®n de este cambio se dirige desde la sectorial de las Tecnolog¨ªas de la Informaci¨®n de la Asociaci¨®n de Universidades P¨²blicas Andaluzas (AUPA), de la que Agust¨ªn Madrid, rector de la Universidad Pablo de Olavide, es presidente y Andr¨¦s Garz¨®n, del mismo centro, secretario. "Desde el Gobierno se ha marcado 2010 como la fecha l¨ªmite para que las administraciones p¨²blicas reconozcan el derecho de los ciudadanos para interaccionar con ellas a trav¨¦s de distintos medios, entre ellos, los telem¨¢ticos", recuerda. "La tecnolog¨ªa la tenemos bastante avanzada. La Junta ha desarrollado todas las plataformas que se necesitan y nos la ha cedido de manera gratuita. La plataforma completa se llama W@nda".

Muchas gestiones ya se pueden realizar telem¨¢ticamente en las universidades. Desde matriculaciones, hasta cumplimentar actas acad¨¦micas. Pero se quiere ampliar el marco y unificar criterios para aumentar la seguridad y las garant¨ªas. "Estamos en una fase inicial, realizando un an¨¢lisis de los procedimientos administrativos de las universidades y de su adaptaci¨®n al entorno telem¨¢tico. Tambi¨¦n estamos implantando proyectos pilotos. El objetivo es que, a final de a?o, tengamos ya portales de servicios con determinados procedimientos telem¨¢ticos disponibles. Una vez que esto est¨¦ en marcha, iniciaremos la adaptaci¨®n de m¨¢s procesos", explica Garz¨®n.

As¨ª, cada universidad tendr¨¢ su propia oficina en Internet. "Pero no es descartable que un futuro pudi¨¦semos vincular las distintas oficinas entre s¨ª. Pero cada una debe tener su propio registro de entrada y salida de documentos y su propio portal de servicios. Lo que s¨ª habr¨¢ que resolver -porque forma parte de la legislaci¨®n que se avecina-es la interacci¨®n entre los registros de las distintas universidades, de ¨¦stas con la Junta y con las administraciones p¨²blicas espa?olas". Esa es la principal raz¨®n por las que las 10 universidades se unen: definir los est¨¢ndares de los procedimientos, que deben coincidir con los de la Junta, el resto de Espa?a y Europa.

"La universidad es muy innovadora en investigaci¨®n y docencia, pero la gesti¨®n era la hermana pobre en la modernizaci¨®n", dice Garz¨®n. Hac¨ªa falta un cambio de rumbo. En contacto con la Consejer¨ªa de Innovaci¨®n, y con la de Justicia y Administraci¨®n P¨²blica -"que es un referente a nivel europeo por sus buenas pr¨¢cticas de administraci¨®n electr¨®nica", apunta Garz¨®n- las universidades se adhirieron al convenio que la Junta ten¨ªa con la F¨¢brica Nacional de Moneda y Timbre para poder usar sus certificados electr¨®nicos. Se trata de una especie de DNI, que a modo de firma electr¨®nica, acredita al titular en el universo telem¨¢tico. Las propias universidades instalaron oficinas de certificaci¨®n para agilizar el proceso.

El siguiente paso de las universidades fue establecer un registro telem¨¢tico que permite que los documentos dejen rastro de entrada y salida y comprueba que el certificado electr¨®nico es v¨¢lido y no est¨¢ en una base de certificados revocados que tiene la Junta. A su vez, est¨¢ conectado con un notario de tiempo de la Marina Espa?ola que verifica que la gesti¨®n se ha producido dentro del plazo determinado "Es algo fundamental en una oficina que estar¨¢ 'bierta 24 horas, siete d¨ªas a la semana".

Las universidades trabajan ahora en fijar un circuito de ventanillas y despachos virtuales por los que pase el documento. "Es transparente y el usuario puede consultar en cada momento en qu¨¦ paso se encuentra su tr¨¢mite".