Oficinas sin despachos ni papeles

La oficina tradicional del siglo XX tiene los d¨ªas contados. No es rentable, es insostenible y crea empleados insatisfechos. El nuevo modelo que se est¨¢ implantando en el mundo est¨¢ muy lejos de esa idea jer¨¢rquica seg¨²n la cual el que manda tiene el despacho m¨¢s grande.

Cambian las culturas empresariales, m¨¢s abiertas y horizontales. Le toca mover ficha a las oficinas y sus dirigentes. Para empezar, porque "el 40% de los puestos est¨¢n vac¨ªos durante la mayor parte de la jornada laboral, mientras las ¨¢reas de reuni¨®n est¨¢n saturadas", dice Mart¨ªn L¨®pez, director comercial de Ofita, empresa espa?ola de dise?o y mobiliario para oficinas.

La asignaci¨®n tradicional de un trabajador, un puesto est¨¢ caduca. "Pasamos de sentarnos en el mismo puesto a una forma de trabajar aut¨®noma en cuanto a espacio y tiempo, en la que priman los resultados por encima del control y la presencia en la oficina", apunta L¨®pez.

Una ineficiencia que est¨¢n pagando de su bolsillo los empresarios. En Espa?a el 80% de las oficinas todav¨ªa son tradicionales, algo que cambiar¨¢ en los pr¨®ximos cinco a?os, se?ala Francisco V¨¢zquez, presidente del Grupo 3g office, multinacional de consultor¨ªa y gesti¨®n de espacios corporativos.

En un centro flexible se manejan ratios de 10 metros por empleado, frente a los 15 de uno cl¨¢sico. Se necesita m¨¢s espacio para el mismo n¨²mero de personas, m¨¢s renta, mantenimiento y consumos, lo que a todas luces es poco sostenible.

Lo es porque hoy cualquier cafeter¨ªa o parque es un potencial espacio de trabajo. "En un sistema flexible es decisi¨®n del empleado si viene o no a la oficina y qu¨¦ horario realiza, siempre en funci¨®n de su agenda y responsabilidades. Cada individuo elige d¨®nde y c¨®mo trabajar; llevamos la oficina a cuestas", dice V¨¢zquez, quien compara la nueva oficina con el bar de la universidad. As¨ª, el teletrabajo se hace imprescindible en estos centros el¨¢sticos. "Los empleados est¨¢n demandando una conciliaci¨®n de vida personal y laboral real y eficaz", indica Fernando Carneros, Real Estate & Facilities Manager de Microsoft Espa?a, Portugal e Italia.

Con estas premisas parte la oficina flexible, donde el n¨²mero de despachos disminuye un 60%, las mesas no tienen due?o y est¨¢n libres de papeles. Este planteamiento requiere entre un 15% y un 30% menos de inversi¨®n que el tradicional, calcula Alfonso de las Pe?as, director de Operaciones de T¨¦tris, division de arquitectura de Jones Lang LaSalle (JLL). Ocho de cada diez proyectos realizados en 2014 por esta consultora destierran la estructura jer¨¢rquica y piramidal para dar valor al coworking (flexibilidad para trabajar en un espacio con gente de otros perfiles) y al hotdesking (cambiar de puesto).

Espacios abiertos, junto con salas para el trabajo en equipo, phone box o cabinas para videoconferencias, enclaves de concentraci¨®n, espacios para el retiro personal...Y ¨¢reas de juegos, cafeter¨ªas, zonas verdes interiores (con ¨¢rboles o huertos), gimnasios, ambientes de relajaci¨®n e incluso DJs. Este podr¨ªa ser el ADN de las oficinas flexibles, capaces de incrementar en m¨¢s de un 20% la productividad.

Tambi¨¦n mejoran la salud y el bienestar. Mala noticia para los espa?oles, que est¨¢n entre los m¨¢s insatisfechos con su entorno de trabajo, seg¨²n la multinacional Steelcase, especializada en muebles de oficina para espacios de trabajo.

Una hamaca o una mesa de billar son lugares m¨¢s que adecuados para celebrar una reuni¨®n informal. Es la filosof¨ªa que sigue Google en Madrid. En las plantas 16 y 17 de la Torre Picasso hay islas con puff y sof¨¢s donde los 150 empleados pueden reunirse en torno a un caf¨¦, ya que siempre tienen a mano un coffee corner, puestos donde pueden servirse comida y bebida gratis, comenta Javier Mart¨ªn, responsable de Recursos Humanos para Espa?a, Portugal, Turqu¨ªa y MENA (Medio Oriente y Norte de ?frica). Las reuniones se quitan el cors¨¦ y se trasladan al comedor, un espacio multifuncional, donde "se tiene la primera reuni¨®n del d¨ªa mientras desayunas". Hay un ¨²nico despacho, el del director general, que se transforma en una sala de reuniones cuando est¨¢ vac¨ªo, dice Mart¨ªn, asiduo a los phone box para realizar videoconferencias. En una partida de billar, futbol¨ªn o tenis de mesa tambi¨¦n se pueden tener reuniones informales o simplemente desconectar. Hay masajista, servicio de manicura y pedicura, as¨ª como talleres de comida japonesa y de pan.

En la misma l¨ªnea est¨¢n las oficinas de Red Bull en Londres, donde la recepci¨®n se convierte en bar por la noche; y las de Facebook en Palo Alto (California), donde hay pista de patinaje, cuentan en JLL, que estrena sede corporativa en el madrile?o Paseo de la Castellana. Zonas abiertas sin distinciones entre empleados alternan con espacios para reuniones formales, informales, quick meetings, brainstormings, incluso una cocina-comedor polivalente. En la planta baja hay bicicletas el¨¦ctricas para los trabajadores.

Las grandes multinacionales (Cepsa, BBVA...), son cabeza de pelot¨®n. La remodelaci¨®n de la sede madrile?a de Microsoft, dise?ada por 3g office, ha seguido el programa Workplace Advantage de la compa?¨ªa, que se basa en la libertad de sus empleados para trabajar en cualquier puesto dentro de la oficina o fuera de ella. En el edificio del Parque Empresarial de la Finca (Pozuelo de Alarc¨®n) el ahorro en puestos tradicionales permiti¨® acondicionar una nueva zona de clientes, liberar 3.000 de los 9.000 metros y cubrir las necesidades de espacios de colaboraci¨®n, concentraci¨®n y reuni¨®n, dice Carneros.

El Campus Repsol, en la calle M¨¦ndez ?lvaro de Madrid, destaca porque los edificios est¨¢n conectados por pasarelas. Un planteamiento del arquitecto Rafael de la Hoz para facilitar la comunicaci¨®n entre sus casi 4.000 trabajadores. Hay 300 salas para reuniones y un jard¨ªn central. Tambi¨¦n, vestuarios para los que salen a correr por los alrededores del campus, a unos 100 metros del parque Tierno Galv¨¢n.