?Otra reuni¨®n y me tiro por la ventana!

Seg¨²n el estudio C¨®mo gestionamos nuestro tiempo, de la consultora Workmeter, los profesionales pasan el 24% de su jornada laboral hablando por tel¨¦fono, realizando tareas administrativas o reunidos. El 61% de esas reuniones son programadas de antemano y tienen una duraci¨®n media de 23 minutos, mientras que el 39% restante son encuentros imprevistos que se extienden por espacio de 18 minutos de promedio. Para su presidente y fundador, Joan Pons, "nunca deber¨ªamos emplear m¨¢s de 30 minutos en una reuni¨®n". Y aunque, puntualiza, siempre puede haber gente que se disperse y las alargue innecesariamente, donde realmente se pierde tiempo es en los preliminares. "La gente llega tarde, el proyector no funciona, al que asiste telem¨¢ticamente le falla la conexi¨®n... Es casi imposible comenzar la reuni¨®n con menos de 15 o 20 minutos de retraso. Si eso lo multiplicas por las cuatro o cinco reuniones que tienen algunos directivos al cabo del d¨ªa, el tiempo que puede llegar a perderse es enorme", lamenta.

Los expertos coinciden en que, en general, hay demasiadas reuniones y no todas ellas necesarias. "Cuando los jefes est¨¢n de vacaciones o de viaje hay muchas menos", comenta Pons. La falta de confianza de los mandos en el equipo y una escasa autonom¨ªa de los profesionales est¨¢n, para este experto, detr¨¢s de esta realidad. En otras ocasiones, a?ade Eva Rimbau, profesora de Econom¨ªa y Empresa de la Universitat Oberta de Catalunya (UOC), el problema est¨¢ en que se hacen pasar por 'reuni¨®n' cosas que no lo son. "Una reuni¨®n tiene sentido cuando sirve para recabar las opiniones de las personas convocadas, pero muchas acaban convirti¨¦ndose en un mero acto informativo en el que s¨®lo habla el jefe", lamenta.

Una pr¨¢ctica extendida es la de las reuniones peri¨®dicas. "Est¨¢ muy bien juntarse todos los viernes por la ma?ana, pero s¨®lo si esa reuni¨®n tiene un prop¨®sito definido y no es simplemente porque s¨ª", opina Rimbau. Toda reuni¨®n exitosa, agrega, conlleva un trabajo antes, durante y despu¨¦s. "Comienza con la planificaci¨®n, en la que se marcan los objetivos, el orden del d¨ªa y se explica a los asistentes por qu¨¦ se les convoca y qu¨¦ se espera de ellos. Si hay que discutir acerca de un documento, se les manda con antelaci¨®n para que puedan estudiarlo previamente", se?ala. Durante la reuni¨®n, el convocante ejercer¨¢ de moderador, "centrando el tema cada vez que haya una desviaci¨®n y asegur¨¢ndose de que todo el mundo interviene". Finalmente, la postreuni¨®n implica "un seguimiento de las tareas asignadas a cada participante y que han quedado explicitadas en el acta", resume.

Aunque no todo lo que sucede en las reuniones queda plasmado en acta. Jos¨¦ Manuel S¨¢nchez, socio director del Centro de Estudios del Coaching (CEC), indica que tan importante o m¨¢s que lo que se dice en ellas es "lo que no se dice". "El reparto de las sillas, el orden de intervenci¨®n, el juego de miradas, las interrupciones, las preguntas o toda una serie de acuerdos t¨¢citos acerca de c¨®mo se conduce la reuni¨®n, como si se permite salir de la sala para atender una llamada, dicen mucho acerca de esa cultura y esa organizaci¨®n", asegura. La jerarqu¨ªa en el organigrama tambi¨¦n suele verse reflejada en el papel que asume cada participante. "Hay personas que por su rango, experiencia o capacidad de influencia captan inmediatamente el respeto y la atenci¨®n del resto de la mesa cuando hablan, mientras que otras tienen tan poco peso en la organizaci¨®n que si intervienen la gente se pone a mirar el m¨®vil, mantiene conversaciones paralelas o incuso se ausenta de la sala", dice S¨¢nchez.

Las nuevas tecnolog¨ªas est¨¢n cambiando la manera en que los profesionales se re¨²nen. Herramientas como las videoconferencias, el streaming o las comunidades virtuales abren un sinf¨ªn de posibilidades. "Las herramientas de videoconferencia permiten realizar reuniones virtuales con grupos amplios, compartir la pantalla para hacer una presentaci¨®n o grabar en audio o video toda la sesi¨®n para pas¨¢rsela despu¨¦s a quien no haya podido asistir", explica Alicia Pomares, socia directora de Humannova. Un cambio de paradigma que s¨®lo ser¨¢ posible si se ve acompa?ado por un correlativo cambio de actitud en el profesional espa?ol, muy acostumbrado a la presencia.

?Hacia d¨®nde se encaminan las reuniones? "Estamos en la era de buenas pr¨¢cticas colaborativas y se necesita agilidad", ahonda Pomares. En consecuencia, se imponen las reuniones cortas, espec¨ªficas, muy operativas y con pocas personas implicadas. Una de las ¨²ltimas tendencias es realizarlas de pie, rompiendo as¨ª la cl¨¢sica geograf¨ªa organizacional que impone que el jefe presida la mesa. Eva Rimbau tambi¨¦n aconseja, en determinados casos, caminar. "Es una muy buena opci¨®n cuando necesitas buscar soluciones. Quedas con alguien para hablar, pero en lugar de irte a una sala, te marchas a dar un paseo a la calle o a un parque. Te oxigenas, eres m¨¢s creativo y todo discurre de un modo m¨¢s libre".