Ladrones de la jornada laboral

En una jornada laboral est¨¢ndar se dispone de aproximadamente 28.800 segundos para completar las tareas. Deber¨ªan ser suficientes, si no fuera porque alrededor pululan una serie de elementos perturbadores (empezando por el propio trabajador) que est¨¢n empe?ados en escatimarle buena parte de ese tesoro. Son ladrones de tiempo, personas, h¨¢bitos y distracciones que le hacen perder el foco y rompen su concentraci¨®n, reduciendo, a veces dram¨¢ticamente, su rendimiento.

Un estudio realizado en 2015 por OBS Business School asegura que el 55% de la jornada laboral de los espa?oles se dedica a tareas improductivas para la organizaci¨®n, lo que sit¨²a a Espa?a a la cola de la productividad en la Uni¨®n Europea. ¡°La p¨¦rdida de tiempo durante las horas de trabajo se produce, sobre todo, por dos motivos: las distracciones y el exceso de actividades que no son clave para el desempe?o¡±, dice Joan Pons, presidente de WorkMeter.

Entre estas ¨²ltimas, se llevan la palma la falta de planificaci¨®n, la excesiva atenci¨®n al detalle, los desplazamientos o demasiadas reuniones innecesarias. ¡°Muchos profesionales, cuando se sienten solos o no se atreven a acometer una tarea, montan una reuni¨®n para discutir entre varias personas lo que deber¨ªa haber hecho una de ellas desde el principio y sin tanta parafernalia¡±, expone Paco Muro, presidente de Otto Walter International.

Las conversaciones triviales con los compa?eros son otra peligrosa fuente de distracci¨®n. Para Alfonso Merino, profesor de la UDIMA, se trata de una cuesti¨®n cultural. Y es que la facilidad para socializar que tanto se alaba de los espa?oles en otros contextos se vuelve en su contra cuando se trata de sacarle el m¨¢ximo jugo a la jornada laboral. ¡°En otros pa¨ªses se trabaja m¨¢s individualmente, pero en Espa?a se acostumbra a hablar, cuanto m¨¢s, mejor, ya sea en persona o virtualmente. Es algo que reconforta y ayuda a superar la jornada, pero que tambi¨¦n hace que la concentraci¨®n se resienta y se pierda m¨¢s el tiempo¡±, advierte.

Saber decir "no"

?C¨®mo librarse de uno de estos okupas que parecen no tener nada mejor que hacer que plantificarse en el espacio de trabajo de sus colegas para relatarles con pelos y se?ales la barbacoa del domingo? ¡°Hay que saber decir que no¡±, zanja Merino. Y sugiere: ¡°Intenta bloquear con un ¡®?te importa si lo comentamos en el descanso, que ahora debo terminar algo?¡¯ As¨ª le estaremos marcando los l¨ªmites y dejar¨¢ de intentarlo¡±.

Tampoco es cuesti¨®n de exprimir cada minuto. Entre otras cosas, porque resultar¨ªa imposible. ¡°Nadie puede trabajar a tope ocho horas seguidas¡­ yo me atrever¨ªa a decir que nadie puede hacerlo ?ni siquiera durante dos! El cuerpo y el cerebro humanos necesitan tomarse peque?os descansos para refrigerarse; es imprescindible para poder seguir desarrollando nuestras tareas con normalidad¡±, argumenta ?ngel Largo, socio director de Mutare Transformaci¨®n Positiva y coordinador general de la Asociaci¨®n para la Racionalizaci¨®n de los Horarios Espa?oles (ARHOE).

Los problemas llegan cuando esas peque?as pausas se descontrolan. Muchos profesionales viven pr¨¢cticamente esclavizados por su tel¨¦fono m¨®vil. El caracter¨ªstico bip de un mensaje entrante de Whatsapp o de una notificaci¨®n de Twitter act¨²a como un resorte para el cerebro, de tal manera que resulta casi imposible no abandonar lo que se est¨¦ haciendo para atenderlo. ¡°Hay que ponerle l¨ªmites al uso del m¨®vil, aprender a usarlo. Porque, de lo contrario, es ¨¦l el que acaba us¨¢ndote a ti¡±, alerta Muro.

Y es que, parad¨®jicamente, los sistemas telem¨¢ticos que tanto agilizan la comunicaci¨®n entre empleados muchas veces se convierten en un pozo sin fondo de improductividad. Pons cree que, en general, se hace un uso excesivo e incorrecto del correo electr¨®nico. ¡°Copiamos en los hilos de correo a personas que, en realidad, no son necesarias para tratar ese tema. O enviamos un mensaje y, acto seguido, llamamos al destinatario para avisarle de que se lo hemos mandado¡±, ilustra.

Algunos expertos achacan a la imperante cultura de la multitarea buena parte de los actuales problemas de gesti¨®n del tiempo. ¡°Es una lacra. Si est¨¢s con 87 cosas a la vez, te entra la 88 y te da lo mismo, porque no te concentras en ninguna¡±, lamenta Custodia Cabanas, profesora en IE Business School. Esa misma din¨¢mica, a?ade esta docente, provoca una peligrosa espiral de la inmediatez. ¡°No hay respeto por el tiempo de los dem¨¢s. Te mandan un correo electr¨®nico o un mensaje de Whatsapp y esperan que lo respondas inmediatamente. Y t¨² mismo te angustias porque te acuerdas de que aun no has contestado, aunque no se trate de nada urgente¡±.

¡°Nuestro tiempo es limitado. Por eso deber¨ªamos otorgarle un valor extraordinario; solo as¨ª nos mentalizaremos de lo importante que es gestionarlo de la mejor manera posible¡±, concluye ?ngel Largo. ?La receta de este especialista?: ¡°Eliminar aquello que no aporta valor a nuestra vida. Hacernos la reflexi¨®n: ?de verdad es necesaria esa reuni¨®n?, ?es imprescindible acudir a ese evento? Y si nos ponemos profundos, ?deber¨ªa perder mi tiempo en pensamientos negativos sobre el futuro y el pasado? ?Eso s¨ª que es in¨²til para nuestra vida y uno de los mayores ladrones de tiempo que existen!¡±