Larga vida al desorden

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La utop¨ªa de la oficina perfecta

"Si un escritorio abarrotado es s¨ªntoma de una mente abarrotada, ?de qu¨¦ es s¨ªntoma, entonces, un escritorio vac¨ªo?¡±. Esta cita ha sido recurrentemente atribuida al premio Nobel de F¨ªsica Albert Einstein y, aunque resulta embarazoso decir esto, estimado padre de la f¨ªsica cu¨¢ntica, lo que a menudo se esconde debajo de una mesa atiborrada son kilos de culpa, y lo que emana de un escritorio limpio y despejado es un aire de superioridad moral.Ser ordenado es lo correcto, lo socialmente aceptado. El orden es una omnipresente obsesi¨®n contempor¨¢nea que ha llenado las tiendas de secciones de organizadores para cocinas, dormitorios, espacios de trabajo; y los tel¨¦fonos y ordenadores de aplicaciones que facilitan la tarea de sistematizar el caos que inunda nuestros d¨ªas. Pero ?el orden de verdad nos hace mejores?

Un grupo de psic¨®logos de la Universidad de Minnesota, dirigidos por Kathleen Vohs, realizaron en 2013 varios experimentos y descubrieron que en un ambiente ordenado los participantes en la prueba donaban m¨¢s dinero a causas humanitarias, y optaban por comer manzanas en lugar de dulces. El orden, efectivamente, favorec¨ªa las buenas acciones. Aquellos que se encontraban en un cuarto desordenado, con papeles por el suelo y material de oficina desperdigado, se lanzaban a por las barras de chocolate y se mostraban m¨¢s ro?osos.

El desorden favorece la creatividad. No hace falta ser un cient¨ªfico ni un artista para que el caos te inspire

Y sin embargo, el tan denostado desorden que nos reconcome favorece la creatividad. Un ejemplo obvio ser¨ªan los ca¨®ticos estudios del escultor Calder o el pintor Francis Bacon, dos casos particularmente llamativos. Pero no hace falta ser un eminente cient¨ªfico ni un artista para que el desorden te inspire. As¨ª lo probaron Vohs y sus investigadores en un segundo experimento. Esta vez los participantes deb¨ªan proponer nuevos usos para pelotas de pimp¨®n. ¡°Quienes estaban en un cuarto desordenado encontraron m¨¢s soluciones y notablemente m¨¢s originales¡±, se?ala en una entrevista Vohs. ¡°El desorden implica una libertad respecto a un patr¨®n establecido y esto va de la mano con la creatividad¡±.

Su equipo nunca lleg¨® a investigar en qu¨¦ punto el barullo es tal que colapsa la din¨¢mica creativa, ni en qu¨¦ momento el monumental l¨ªo impide cualquier avance, pero las patolog¨ªas asociadas al orden (el trastorno obsesivo compulsivo de la personalidad, y sus contrarios, el s¨ªndrome de Di¨®genes y s¨ªndrome de acumulaci¨®n compulsiva) escapan a las conductas comunes.

Dijo el poeta Wallace Stevens que ¡°un orden violento es desorden; y un gran desorden es orden¡±. Si organizar es una pulsi¨®n irrefrenable, el caos es una tendencia inevitable. En f¨ªsica, el desorden inherente a un sistema se llama entrop¨ªa. Es el segundo principio de la termodin¨¢mica. Abocados al aparente caos, ?nuestra atracci¨®n por el orden es una mera cuesti¨®n est¨¦tica?

La belleza formal de una mesa atiborrada no es f¨¢cilmente defendible. Pero lo que s¨ª ha quedado probado es que ese escenario favorece la consecuci¨®n de objetivos. Seg¨²n un estudio de los investigadores holandeses Bob M. Fennis y Jacob H. Wiebenga en 2015, el desorden vuelve acuciante la necesidad de completar una tarea, de concluir y alcanzar as¨ª alg¨²n tipo de orden. Es muy probable que un escritorio desordenado aumente la presi¨®n para terminar el trabajo, aunque uno no sea consciente de ello. A la fuerza ahorcan.

Quienes acumulan pilas de papel permiten que el orden ocurra de manera org¨¢nica y encuentran lo importante antes que quienes los archivan

Est¨¢n obreros y capataces, jefes y curritos, chapuzas y concienzudos, Bartlebys, como el protagonista del cuento de Melville, que siempre miran para otro lado, y esforzados empleados del mes. Y a la larga lista de distintas clasificaciones de trabajadores se sum¨® a mediados de los a?os ochenta, gracias al profesor del MIT Thomas Malone, una diferenciaci¨®n fundamental entre oficinistas: los apiladores (pilers) frente a los archivadores (filers). Un vistazo r¨¢pido a los escritorios de casi cualquier centro de trabajo permite categorizar a los empleados en uno de estos dos grupos.

Los m¨¦todos de los archivadores pueden variar, aumentando la visibilidad del material mediante colores en las carpetas, organiz¨¢ndolas atendiendo a criterios temporales. El economista japon¨¦s Yukio Noguchi, creador del ¡°m¨¦todo superorganizado¡±, propuso usar sobres, anotar en la leng¨¹eta su contenido y colocar los ¨²ltimos que han sido usados siempre verticalmente en el lado izquierdo). La idea central es que todo quede ordenado y, sobre todo, que el usuario ordene.

Los apiladores, por el contrario, acumulan pilas en sus mesas y dejan que el orden ocurra de manera org¨¢nica. Los papeles m¨¢s relevantes y necesarios inevitablemente acabar¨¢n en la parte m¨¢s alta del mont¨®n. As¨ª qued¨® probado en la investigaci¨®n de Steve Whittaker y Julia Hirshberg de 2001, que trat¨® de determinar qu¨¦ sistema funcionaba mejor. Los apiladores, m¨¢s r¨¢pidos en las mudanzas y a la hora de localizar los documentos importantes (estaban casi siempre en lo m¨¢s alto de la monta?a de papeles), se impusieron a los archivadores, sepultados estos bajo el peso de excesivos e in¨²tiles archivos. El desorden, como la belleza, est¨¢ muchas veces en el ojo de quien lo contempla. Quienes defienden que su caos tiene estructura, no mienten.

¡°Un escritorio desordenado no es en absoluto tan ca¨®tico como parece a primera vista. Hay una tendencia natural hacia un sistema de organizaci¨®n¡±, escribe el periodista del Financial Times Tim Harford en El poder del desorden (Conecta). ¡°Los despachos desordenados est¨¢n llenos de pistas sobre los recientes patrones de trabajo, y estas pistas nos pueden ayudar a trabajar con eficiencia. Por supuesto, es intolerable trabajar en medio del desorden de otro, ya que estas pistas sutiles nos resultan irrelevantes. Son se?ales de tr¨¢fico del viaje de otra persona¡±.

Archivarlo todo no es una buena soluci¨®n, porque la categorizaci¨®n puede ser demasiado intrincada, o simplemente porque impide la limpieza

A principios de la d¨¦cada de los noventa el brillante publicitario Jay Chiat decidi¨® atacar la ra¨ªz del problema. Ni apiladores, ni archivadores: las nuevas oficinas de su legendaria agencia Chiat/Day no tendr¨ªan muros de partici¨®n, ni cub¨ªculos, ni escritorios, tampoco ordenadores de mesa, ni tel¨¦fonos fijos. Cualquier objeto personal tendr¨ªa que ser guardado en un casillero. A los empleados se les entregar¨ªa un tel¨¦fono y un port¨¢til al llegar, y todo esto favorecer¨ªa la creaci¨®n de un ¡°espacio de trabajo en equipo¡±. El plan fracas¨®: la gente llegaba a la oficina y como no sab¨ªa d¨®nde ponerse se marchaba; en caso de quedarse, no encontraba un lugar donde sentarse; los casilleros resultaron ser demasiado peque?os, y m¨¢s de uno acab¨® por almacenar los papeles en el maletero de su coche. El n¨²mero de port¨¢tiles y tel¨¦fonos no era suficiente, as¨ª que muchos madrugaban para hacerse con ellos y luego regresaban a sus casas para dormir un par de horas m¨¢s; en otras ocasiones, secuestraban las herramientas un par de d¨ªas. Los empleados se dispersaban. Los jefes no lograban dar con ellos. En 1998 el experimento qued¨® clausurado, pero los ecos de aquel plan de ¡°oficina virtual¡± a¨²n se oyen por todo el mundo.

De vuelta al escritorio, lo cierto es que el ¨¦xito de los apiladores ha traspasado el papel y trascendido al ¨¢mbito inform¨¢tico. El dise?o de las memorias de los ordenadores sigue su misma pauta, a trav¨¦s de los cach¨¦s que priorizan determinados datos frente a otros. La f¨®rmula m¨¢s efectiva resulta ser el viejo algoritmo LRU (Least Recently Used, lo menos usado recientemente). Cuando un cach¨¦ est¨¢ lleno se vac¨ªa mandando a otro m¨¢s remoto la informaci¨®n que no ha sido usada recientemente: es decir, cae paulatinamente a la base de la pila.

Tambi¨¦n est¨¢ probado que guardar los correos electr¨®nicos recibidos en infinidad de carpetas lleva mucho m¨¢s tiempo que el uso de un motor de b¨²squeda. Archivarlo todo no acaba de ser una buena soluci¨®n, en parte porque la categorizaci¨®n puede ser demasiado intrincada, o simplemente porque impide la limpieza.

Atenci¨®n: el orden no es siempre sin¨®nimo de limpieza, a veces es una primorosa clasificaci¨®n de basura. Y aqu¨ª es donde hay que dar una bienvenida triunfal a la japonesa Marie Kondo, m¨¢xima gur¨² de la organizaci¨®n, autora del superventas mundial La magia del orden, y a su ej¨¦rcito internacional de konversas. Seg¨²n declaraba la menuda reina del orden, su sue?o es ¡°organizar el mundo¡±. Y esto pasa por desprenderse de todo aquello que no nos transmite alegr¨ªa o gozo. Han le¨ªdo bien, adem¨¢s de evangelizar sobre la ¨®ptima manera de doblar y almacenar, Kondo propone emprender una limpieza profunda sosteniendo cada objeto o prenda y reflexionando sobre qu¨¦ nos transmite. Si no es alegr¨ªa habr¨¢ que despedirse con honores de ello.

As¨ª que lo contrario de la alegr¨ªa no es la tristeza, sino el caos acumulativo que nos lastra. La periodista de The New York Times Taffy Brodesser-Akner explicaba en un art¨ªculo reciente que una devota konversa, cuando termin¨® de dar un repaso a la japonesa a su casa y sintiendo que a¨²n no estaba alegre del todo, sostuvo en sus brazos a su novio, y como no pas¨® el kondotest de la alegr¨ªa, se deshizo de ¨¦l.

A pesar de su ¨¦xito, Kondo forma parte de una robusta tradici¨®n. En Jap¨®n existen al menos 30 asociaciones profesionales de organizadores. En EE UU solo hay una, pero con m¨¢s de 3.500 asociados. Y aunque sea con retraso, el orden profesionalizado cunde tambi¨¦n en nuestras latitudes: la Asociaci¨®n de Organizadores Profesionales de Espa?a (AOPE), fundada este a?o, cuenta con 50 miembros.

Hay algo vergonzante en un maletero atestado de peri¨®dicos viejos, pares de zapatos en desuso, botellas de pl¨¢stico pendientes de ser recicladas, balones desinflados o paraguas. Si la ecl¨¦ctica mezcla avanza hacia el interior del autom¨®vil, las inc¨®modas miradas de los pasajeros empeoran considerablemente las cosas. Lo mismo ocurre al abrir una cartera atestada de facturas y papeles para tratar de encontrar la tarjeta de cr¨¦dito: por esa cremallera-grieta asoma un caos que se topa con el estupor del pr¨®jimo y miradas condescendientes. Aunque cierto caos favorece felices coincidencias azarosas ¡ªah¨ª est¨¢n la dejadez de Alexander Fleming, el moho y el descubrimiento de la penicilina¡ª, el desorden resulta embarazoso.

Est¨¢ mal visto, juzgado con frecuencia como una tara, genera mess stress (estr¨¦s del l¨ªo)¡­ Sin embargo, ?es el orden realmente eficiente? ?La superioridad de los ordenados proviene de una eficacia probada? El catedr¨¢tico de la Escuela de Negocios de la Universidad de Columbia Eric Abrahamson, y el periodista David H. Freedman analizaron la cuesti¨®n en Elogio del desorden (Ediciones Gesti¨®n). Aplicaron par¨¢metros econ¨®micos, y demostraron que el orden, con escandalosa frecuencia, no trae cuenta. ¡°La organizaci¨®n y el orden tienen un coste¡±, apuntan. ¡°Es una regla econ¨®mica; puede que el tiempo o los recursos que uno invierta en ordenar no compensen. Organizar no siempre es rentable. O por ponerlo de otra manera, a menudo la tolerancia con un cierto nivel de l¨ªo y desorden supone un ahorro notable. Aunque el desorden beneficioso no es siempre la regla, tampoco es una rara excepci¨®n¡±. Defienden que, en contra del sentido com¨²n, organizaciones, personas e instituciones ¡°moderadamente desorganizadas¡± resultan ser ¡°m¨¢s eficientes, resistentes y creativas¡±.

En la encuesta que realizaron mientras escrib¨ªan el libro, Abrahamson y Freedman descubrieron que dos tercios de los 260 entrevistados se sent¨ªan culpables o avergonzados por su desorden, y un 59% reconoc¨ªa pensar peor, o directamente lo peor, de alguien desordenado. ¡°El orden para la mayor¨ªa de nosotros es un fin en s¨ª mismo. Cuando la gente est¨¢ ansiosa por la desorganizaci¨®n de su casa u oficina, con frecuencia no es porque les cause problemas, sino porque asumen que deber¨ªan ser m¨¢s organizados¡±.

El psic¨®logo suizo Jean Piaget supo categorizar los periodos de desarrollo cognitivo en los seres humanos, pero fue claramente incapaz de ordenar su despacho en el que parece que estaba acorralado por monta?as de libros y papeles. Preguntado al respecto aclar¨®: ¡°Bergson se?al¨® que no existe tal cosa como el desorden, sino dos tipos de orden, geom¨¦trico y vital. El m¨ªo es claramente vital¡±. Desordenados del mundo, pongan orden ante tanta cr¨ªtica y no se dejen intimidar.