La oficina sin papeles, ?utop¨ªa o realidad?

La oficina sin papeles es un concepto tan antiguo que se remonta a 1940, cuando se da a conocer la idea de la oficina del futuro. En 1975 un art¨ªculo publicado en Business Week predec¨ªa su inminente adopci¨®n. Pero, si bien con la llegada de los ordenadores personales al entorno laboral la idea tom¨® renovado impulso, los modernos y cada vez m¨¢s asequibles sistemas de impresi¨®n y fotocopiado causaron el efecto contrario.

Al margen de mejorar la accesibilidad y la productividad, la oficina sin papeles contempla adem¨¢s un objetivo relevante: minimizar o eliminar el uso del papel, con los consiguientes beneficios para el medio ambiente.

Amplios beneficios para la organizaci¨®n

La carter¨ªa Digital ser¨¢ clave en el futuro y se constituye en el eje o primera palanca de la estrategia de transformaci¨®n digital de las organizaciones

Siendo la Informaci¨®n la ¡°materia prima¡± fundamental en la toma de decisiones de cualquier organizaci¨®n, la mayor¨ªa de las empresas archivan sin discriminaci¨®n todos los documentos que producen y que reciben, a¨²n a sabiendas de que cuando quieran acceder a un dato valioso no conseguir¨¢n extraerlo con la agilidad necesaria.

Esto nos lleva a identificar dos primeros beneficios fundamentales de la oficina sin papeles: la disminuci¨®n del tiempo de localizaci¨®n de la informaci¨®n y la disminuci¨®n del espacio y coste tanto de almacenaje como de sus procesos asociados.

En el ¨¢mbito de cualquier organizaci¨®n, cabe destacar otros muchos beneficios de una oficina sin papeles: procesos y servicios m¨¢s eficaces y eficientes, disminuci¨®n del tiempo de respuesta aumentando la calidad y rapidez de los servicios, optimizaci¨®n de los recursos y aumento de la productividad, disminuci¨®n de errores y costes, r¨¢pido acceso a la informaci¨®n en cualquier momento y desde cualquier lugar, mayor control y seguridad de la informaci¨®n, y mejora de la comunicaci¨®n en la organizaci¨®n.

La oficina sin papeles est¨¢ alineada con las nuevas tendencias en entornos de trabajo, donde desaparecen un alto porcentaje de ubicaciones fijas en la oficina y se eliminan los espacios de archivo f¨ªsico.

Preservaci¨®n del medio ambiente

Evidentemente, las ventajas respecto a la preservaci¨®n del medio ambiente no son menores: ahorro de papel; reducci¨®n de los costes de eliminaci¨®n de residuos; y un menor impacto ambiental por la disminuci¨®n de la utilizaci¨®n de recursos naturales empleados en la fabricaci¨®n del papel, por disminuci¨®n de la contaminaci¨®n producida por los productos blanqueadores del papel, por disminuci¨®n de la energ¨ªa y costes empleados en imprimir y fotocopiar, por reducci¨®n de residuos contaminantes como t¨®ner y cartuchos de tinta o por reducci¨®n de costes y contaminaci¨®n asociada a los procesos de transporte de los documentos (mensajer¨ªa, valijas, etc.)

?Por d¨®nde empezar? La Carter¨ªa Digital

La base de la transformaci¨®n digital es la creaci¨®n de un sistema de gesti¨®n documental eficiente, que necesariamente debe afianzarse sobre un proceso de archivo digital eficaz y coherente que empieza justo en el momento de la recepci¨®n de los documentos.

La evoluci¨®n de un servicio tradicional, que realiza el 100% de los procesos f¨ªsicos, y cuyos flujos de trabajo est¨¢n vinculados al modo en el que se recibe la documentaci¨®n (formato f¨ªsico), es una tendencia que est¨¢ demandando el mercado, que busca eliminar la entrada de papel en sus oficinas y una mayor eficiencia en la gesti¨®n de la informaci¨®n, que es lo verdaderamente cr¨ªtico.

La Carter¨ªa Digital ¡°captura¡± la informaci¨®n, la transforma en formato digital ¨Cpor tanto, compatible con los sistemas de gesti¨®n actuales¨C y la distribuye electr¨®nicamente a sus destinatarios de forma ¨¢gil y controlada, permiti¨¦ndoles acceder a ella no solo desde su puesto de trabajo y en horas de oficina, sino en cualquier otro momento y desde cualquier lugar.

Por todo ello, la Carter¨ªa Digital ser¨¢ clave en el futuro y se constituye en el eje o primera palanca de la estrategia de transformaci¨®n digital de las organizaciones, permiti¨¦ndoles dar un salto y pasar de la mera gesti¨®n de documentos a una verdadera gesti¨®n de la informaci¨®n.

Luis de Barrio es director de Marketing y Relaciones Externas de The Mail Company