En busca del espacio de trabajo perfecto

Transformar una oficina convencional en un lugar que inspire a los miembros de cualquier equipo de trabajo y les invite a ser m¨¢s proactivos y colaborativos. Ese es uno de los principales objetivos que persiguen un buen n¨²mero de empresas de nuestro pa¨ªs, que han detectado que el espacio de trabajo constituye, en s¨ª mismo, una herramienta estrat¨¦gica porque influye de manera directa sobre el comportamiento y las emociones de las personas.

Esto, trasladado a la pr¨¢ctica, supone ¡°ofrecer al usuario distintas tipolog¨ªas de espacios que respondan a las m¨²ltiples necesidades que puedan tener a lo largo de la jornada laboral¡±, expone Sandra Brenes, strategy and workplace designer y COO de Do-WE. Para asegurar la concentraci¨®n, se crean espacios m¨¢s cerrados o protegidos para poder aislarse. Para favorecer la colaboraci¨®n se idean salas donde se pueda escribir en las paredes, con mobiliario c¨®modo y una configuraci¨®n que permita el movimiento f¨¢cil y para fomentar el flujo de informaci¨®n se plantean espacios donde se puedan producir encuentros casuales.

Son muchos los estudios que demuestran que la felicidad y la productividad en el trabajo est¨¢n estrechamente relacionadas. Seg¨²n el informe Happiness and Productivity, realizado por la Universidad de Warwick, ¡°las personas identificadas como felices eran un 12% m¨¢s productivas¡±, pero para conseguir la ansiada felicidad en el entorno laboral tambi¨¦n es clave la importancia del espacio de trabajo. En su estudio Ethonomics: Designing For The Principles Of The Modern Workplace, Teknon describe los puntos fundamentales para conseguir el perfecto espacio de trabajo y destaca la ¡°creaci¨®n de ambientes integrados con la tecnolog¨ªa que estimulen sensorialmente¡±.

• Design Thinking vs Transformative Design

La metodolog¨ªa de dise?o que pone al ser humano en el centro del proceso para conseguir descubrir cu¨¢les son sus necesidades reales recibe el nombre de Design Thinking. De esta investigaci¨®n salen posteriormente soluciones funcionales, que ser¨¢n testadas por el usuario para asegurarse de que finalmente se soluciona el problema. Un concepto cada vez m¨¢s extendido en los procesos creativos de los equipos de trabajo.

Al Design Thinking se le une un nuevo concepto, desarrollado para crear entornos centrados en el bienestar del empleado, tanto f¨ªsico como emocional: el Transformative Design. Esta metodolog¨ªa permite conocer en profundidad tanto la parte funcional de las organizaciones como la parte emocional para as¨ª ser capaces de crear un entorno de trabajo inspirador y pr¨¢ctico con el que el cliente se sienta identificado.

Silvia Rivela, arquitecta especialista en Workplaces y cofundadora de Do-WE, identifica cuatro agentes que configuran cualquier organizaci¨®n: ¡°el espacio en el que se van a instalar, las tecnolog¨ªas que utilizan, sus propios procesos internos y finalmente lo m¨¢s importante, la comunidad o las personas que la habitan junto con sus rituales¡±. Y a?ade: ¡°Conocer a una empresa es como conocer a una persona que nace, crece y se desarrolla bajo unos valores, una visi¨®n y una misi¨®n final. Necesitamos conocer este aspecto para transmitirlo en el espacio como una realidad¡±.

La oficina del futuro debe facilitar la concentraci¨®n, la colaboraci¨®n, la formaci¨®n, la socializaci¨®n y el descanso¡±

Se trata, en definitiva, de aplicar las habilidades del dise?o en parcelas menos tradicionales. Las corporaciones modernas han creado nuevos sistemas y nuevas pol¨ªticas, y necesitan nuevos m¨¦todos para estructurar los espacios de trabajo. Los que aplican esta f¨®rmula estudian los problemas de forma integral centr¨¢ndose en las relaciones para encontrar mejores soluciones.

Por ejemplo, hay empresas con m¨¢s movilidad que otras, ya sea porque parte del equipo trabaja en remoto o porque se ha implantado una pol¨ªtica de teletrabajo. En ese caso la oficina adquiere un papel muy relevante como punto de encuentro y es muy importante crear espacios espec¨ªficos para el trabajo en equipo, cuando esos encuentros f¨ªsicos tienen lugar. Para ello, ¡°se necesitan espacios que aporten privacidad para que no haya distracciones, con una disposici¨®n donde todo el mundo se sienta integrado, bien equipados a nivel tecnol¨®gico para poder compartir informaci¨®n en tiempo real y con superficies donde se pueda escribir para compartir las ideas de forma ¨¢gil¡±, recalca Brenes.

• El efecto biblioteca aplicado al sector profesional

Las oficinas tradicionales son lugares en los que los profesionales de hoy en d¨ªa, especialmente los millenials, no desean trabajar. Philippe Jim¨¦nez, country manager de Spaces, explica que¡°los j¨®venes profesionales prefieren oficinas modernas que tengan espacios de trabajo m¨¢s abiertos y favorezcan la interconexi¨®n entre departamentos de una misma empresa, para mejorar la comunicaci¨®n interna de las compa?¨ªas y facilitar el trabajo en equipo¡±.

Las empresas, a su vez, se deslocalizan. Ya no es necesario estar anclado a una direcci¨®n postal para desarrollar el trabajo que ven¨ªan haciendo. En esta l¨ªnea,las personas aut¨®nomas o teletrabajadoras que tienen la libertad de elegir d¨®nde llevarlo a cabo han encontrado en los coworkings m¨¢s innovadores la base ideal, que les permite llevar a cabo su profesi¨®n al tiempo que conectan y colaboran con trabajadores de perfiles muy distintos.

Elena Alcalde, responsable de comunicaci¨®n de Impact Hub Madrid, explica: ¡°Al tiempo que aumenta la digitalizaci¨®n de muchas profesiones, surge la necesidad de humanizarlas y encontrarse f¨ªsicamente con personas con las que compartes intereses. Y esto, los espacios compartidos, lo facilitan¡±.

Pero compartir oficina y ahorrar en el coste de un alquiler o hacer networking con la comunidad ya no es suficiente. Hay que ¡°reservar un espacio para la diversidad y la conexi¨®n entre "unlikey allies", es decir, profesionales de sectores, visiones e intereses diferentes, que puedan inspirarse y colaborar entre s¨ª¡±, expone Alcalde. Esto supone una innovaci¨®n en los espacios de trabajo convencionales, que raramente se encuentran en una oficina accesible a una ¨²nica empresa.

Hay personas que rinden m¨¢s cuando est¨¢n rodeadas de personas trabajando. Se trata del efecto biblioteca, aplicado al entorno profesional. ¡°Es un elemento m¨¢s que hace que muchos aut¨®nomos, pudiendo trabajar en su casa, prefieran venir a espacios compartidos. Marcan sus ritmos y separan su tiempo libre de su horario laboral y productivo¡±, asegura la responsable de comunicaci¨®n de Impact Hub Madrid.

• La oficina del futuro

La oficina del futuro debe transmitir de una manera clara qu¨¦ hacen y quienes componen la organizaci¨®n. ¡°Desde el punto de vista funcional, proporcionar una combinaci¨®n de espacios que permitan realizar las cinco actividades principales de nuestro d¨ªa a d¨ªa: concentraci¨®n, colaboraci¨®n, formaci¨®n, socializaci¨®n, y por ¨²ltimo y no menos importante, el descanso¡±, se?ala Rivela.

Seg¨²n Philippe Jim¨¦nez, ¡°en los espacios de trabajo del futuro no habr¨¢ ni siquiera barreras f¨ªsicas entre las diferentes partes de un edificio, lo que permitir¨¢ generar un ecosistema de trabajo en el que todos los profesionales de diferentes sectores interactuar¨¢n entre s¨ª y aprovechar¨¢n sinergias de negocio¡±.

Spotahome, startup de alquiler de pisos y habitaciones por meses, acaba terminar la remodelaci¨®n de sus oficinas, con la que buscaba conseguir un espacio m¨¢s funcional y productivo. ?ngela Sampedro,HR advisor de la firma, explica que ¡°se ha hecho con el objetivo de crear un lugar m¨¢s c¨®modo y accesible, ofreciendo nuevos espacios de trabajo. Las oficinas convencionales no son la mejor opci¨®n para sacar el mayor rendimiento de los spotters ni a nivel individual ni como empresa¡±.

El edificio en el que se alojan tiene una configuraci¨®n muy vertical, por lo que se organiz¨® el programa de usos a lo largo de distintos niveles. La parte baja es la m¨¢s p¨²blica, ¡°cuenta con espacio multiusos para meetups y eventos, salas de recruitment, una zona de showroom y distintos espacios de reuni¨®n para recibir a clientes. Tambi¨¦n alberga ¨¢reas de uso privado para los spotters, como la biblioteca y un espacio de descanso¡±, explica Brenes, de Do-WE, estudio encargado del dise?o de las oficinas de Spotahome.

Todos los departamentos est¨¢n repartidos en cuatro plantas y divididos en base a sus sinergias. La distribuci¨®n de las zonas de trabajo sigue un esquema circular, en torno a un espacio central donde se muestran las metas del equipo. A trav¨¦s del dise?o han buscado ofrecer no solo un ambiente m¨¢s c¨¢lido y c¨®modo, sino espacios l¨²dicos donde los empleados puedan juntarse, distraerse y desconectar antes de volver al trabajo. ¡°En estas condiciones los spotters se encuentran m¨¢s c¨®modos, les fideliza y potencia su desarrollo profesional¡±, concluye.