?Por qu¨¦ tus herramientas de productividad te hacen menos productivo?

Son las seis de la tarde de un d¨ªa de la semana cualquiera y a¨²n queda mucho por terminar. Al menos 20 correos en la bandeja de entrada, reuniones, videoconferencias y otras tareas que deber¨ªan haberse hecho ayer. Pero, ?c¨®mo es posible si lo llevas todo al d¨ªa, apuntado y organizado? El problema principal de la baja productividad no es consecuencia de una mala organizaci¨®n. Hoy en d¨ªa, contamos con una enorme cantidad de herramientas y sistemas que nos ayudan a medir, administrar y maximizar nuestro rendimiento. El campo de batalla tecnol¨®gico est¨¢ lleno de miles de aplicaciones y software que pretenden mejorar nuestro d¨ªa a d¨ªa.

El m¨¦todo Pomodoro es uno de los m¨¢s conocidos en lo que se refiere a la organizaci¨®n de actividades diarias. Pero para Lara Garc¨ªa, psic¨®loga laboralista de El Prado Psic¨®logos, no siempre funciona. ¡°Los 25 minutos de concentraci¨®n y 5 de descanso que sugiere esta t¨¦cnica pueden no funcionar con una app¡±, explica. ¡°Si en el turno del descanso la aplicaci¨®n te dice que tienes que volver al trabajo y no lo haces, hay un problema. Muchas apps te ponen gr¨¢ficos para mostrarte que no has sido productivo, lo que puede generar a¨²n m¨¢s desmotivaci¨®n¡±.

• Exceso de apps?in¨²tiles

Seamos sinceros, ?cu¨¢ntas apps tenemos en nuestro escritorio que no usamos para absolutamente nada? Una investigaci¨®n realizada por una de las empresas pioneras en inbound marketing, Hubspot, analiz¨® precisamente el riesgo del uso de la tecnolog¨ªa en el trabajo y sentenci¨® que, a mayor tecnolog¨ªa, menos eficiencia. Descubrieron que usar demasiadas herramientas y aplicaciones de productividad era contraproducente e inefectivo dada la redundancia de muchas de ellas.

La encuesta hace hincapi¨¦ en el hecho de que contamos con muchas apps repetidas o muy parecidas con fines similares y que, aun as¨ª, escribimos en l¨¢piz y papel. Tambi¨¦n nos enfrentamos a que la mayor¨ªa de las veces miramos de forma autom¨¢tica el m¨®vil.? ¡°Tener adquirido ese h¨¢bito hace que las propias apps sean excusas para ver c¨®mo va tu rendimiento, por ejemplo, pero hace que te desv¨ªes de forma inconsciente hacia otras aplicaciones¡±, explica la psic¨®loga Lara Garc¨ªa.

• La psicolog¨ªa de la productividad

El pilar fundamental para ser productivo radica en minimizar al m¨¢ximo las interrupciones. El a?o pasado, la American Pshycological Association (APA) recogi¨® en un amplio estudio la gran importancia de aumentar la capacidad de atenci¨®n en una sola tarea y de reducir por completo las distracciones digitales para ser m¨¢s productivo. Es muy f¨¢cil perder una hora navegando en busca de la app perfecta mientras hacemos tapping entre todas las que hay. La OMS estima que los espa?oles tienen entre un 6% y un 9% de conductas compulsivas ligadas a la tecnolog¨ªa.

Elisa S¨¢nchez, experta en salud laboral del COP, corrobora la idea de que la tecnolog¨ªa tan solo es una herramienta y que lo m¨¢s importante es la motivaci¨®n personal. ¡°Lo esencial es saber lo que aprendemos con nuestro trabajo, en qu¨¦ nos enriquece y c¨®mo podemos aportar valor para nosotros mismos y para otras personas¡±, comenta. S¨¢nchez asevera que cuando no tenemos claro un objetivo concreto o unas prioridades la distracci¨®n es a¨²n mayor y, en consecuencia, somos menos productivos. ¡°En este caso, cualquier interrupci¨®n es un distractor que nos aleja de una tarea que no tenemos planificada, por lo que tambi¨¦n influye el saber utilizar correctamente nuestro tiempo¡±, explica.

• Las redes sociales, ?el enemigo?

La psicolog¨ªa del trabajo ha abordado ampliamente el tema, y algunos expertos han revisado ya distintas f¨®rmulas para mejorar la productividad laboral. Destacan una app, llamada Freedom for firefox, para bloquear las redes sociales e internet durante un periodo de tiempo y la restricci¨®n del m¨®vil total durante una tarea concreta.

Son numerosas las investigaciones, como la publicada en el?Journal of Organizational and End User Computing, que hablan del uso de la tecnolog¨ªa y las redes sociales en el entorno laboral, donde aseguran que los individuos, gracias a estas herramientas, se hacen m¨¢s sociables en el trabajo, aunque disminuye su productividad. Un debate ampl¨ªsimo y complejo, ya que su uso es tambi¨¦n necesario e imprescindible en sectores como el de la comunicaci¨®n, los community manager, el marketing digital, la figura del social media manager¡­

Salvo algunas excepciones, el panorama es algo desalentador. Un ¨²ltimo informe realizado por el Grupo Adecco sobre presentismo laboral ha estimado que el 90% de las empresas detectan el uso de las redes sociales en horario laboral, un dato que nos da una idea del riesgo que suponen estas apps en lo que a productividad se refiere. Elisa S¨¢nchez asegura que la tecnolog¨ªa es solo un m¨¦todo para conseguir unos objetivos y que nunca debe ser un fin en s¨ª mismo. ¡±Herramientas como el mail, el m¨®vil y los Whatsapp, entre otras, habr¨ªa que acotarlas y utilizarlas a nuestro favor, emplear esas apps a unas horas establecidas y concretas, pero nada m¨¢s¡±, agrega.