Un juego para dejar de temer las omnipresentes e inevitables reuniones

Son las 9:45 y un aviso en el calendario te sacude de tu somnolencia matutina: en 15 minutos hay reuni¨®n. Y de las gordas. Vienen los clientes, los jefes se ponen de largo y hay que sacar ideas decisivas en una ma?ana que no pinta divertida. En tu cabeza ya visualizas qui¨¦n hablar¨¢ primero, qui¨¦n no hablar¨¢ nada y qui¨¦n probablemente acabe convenciendo a todos. Esa misma tarde durante el caf¨¦, te enterar¨¢s de las ideas brillantes que se quedaron por el camino porque algunos de sus autores prefirieron no compartirlas, ya fuera por verg¨¹enza, falta de seguridad o imposibilidad de turno de palabra.

¡°A menudo, en las sesiones de brainstorming tradicionales o en los talleres creativos la persona que habla m¨¢s alto o la m¨¢s senior suele ser quien al final se hace notar m¨¢s¡±. Joachim Box, responsable global de co-creaci¨®n en Fujitsu, conoce bastante bien lo que sucede en estas reuniones (y lo que no sucede): ¡°Lo realmente importante es o¨ªr a todo el mundo y conocer sus necesidades, escuchar las ideas de todos¡±.

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A lo largo de las ¨²ltimas d¨¦cadas, especialmente con el desarrollo de la industria del software, hemos visto proliferar diversas metodolog¨ªas de trabajo para optimizar los procesos productivos, como las conocidas metodolog¨ªas agile de las que se derivan otras tan extendidas como Scrum o Kanban.

Sin embargo, la desarrollada por Fujitsu en este caso no se centra tanto en la forma de organizar los sistemas de trabajo o de tiempo como en facilitar algo tan fundamental como la comunicaci¨®n dentro del equipo. ¡°Desarrollamos metodolog¨ªas muy espec¨ªficas para abordar los retos de la transformaci¨®n digital y asegurarnos de que todo el mundo en la sala participa¡±, explica Box. Para ello, no solo han creado un sistema, sino que lo han materializado en forma de salas destinadas a la co-creaci¨®n. Actualmente existen cinco de estos centros que se denominan Fujitsu Digital Transformation Center (DTC): dos en Jap¨®n, dos en Europa y uno en EEUU.

¡°Tenemos una variedad de t¨¦cnicas que manejamos para asegurarnos de que todo el mundo es escuchado y que abordamos los diferentes modos de pensar. Por ejemplo, algunas personas son brillantes comunicando con palabras, pero otras son mejores comunicando mediante dibujos¡±, explica Box. En estas salas no faltan rotuladores, cuadernos e incluso chocolatinas y gominolas; ya sea para dar energ¨ªa al cerebro o hacernos regresar al aula de nuestro colegio, donde sol¨ªamos ser creativos sin propon¨¦rnoslo.

Tampoco falta todo un despliegue de tecnolog¨ªa audiovisual que nos devuelve al siglo XXI: pizarras digitales, esc¨¢neres port¨¢tiles, pantallas t¨¢ctiles¡­ todo est¨¢ orientado a crear un ambiente l¨²dico, lejos de los fr¨ªos despachos y la colocaci¨®n estrat¨¦gica de sillas. La luz y los muebles tienen un color c¨¢lido, las mesas ovaladas est¨¢n formadas por grupos peque?os y heterog¨¦neos en los que todos tienen que participar y opinar. ¡°Intercambiamos ideas de una forma interactiva e informal. Utilizamos un formato estructurado que nos permite desarrollar conceptos muy r¨¢pidamente¡±, contin¨²a Box.

El sistema parece requerir de un maestro de ceremonias. En este caso, es el propio Box quien? orienta las din¨¢micas grupales y resuelve las dudas de los participantes. Se proponen los retos a resolver, que suelen implicar aspectos tecnol¨®gicos o de negocio. Clientes y t¨¦cnicos se mezclan por grupos y proponen ideas que van dibujando, describiendo, ordenando¡­ todo de una forma l¨²dica y distendida. Lejos de que pueda aparentar improvisaci¨®n, hay una estructura guionizada que conduce el juego hacia a un punto com¨²n.?

Aunque este es un sistema que les proporciona varias alegr¨ªas, no parece algo que se planteen comercializar, al menos de momento. ¡°Hemos creado esta metodolog¨ªa en Fujitsu espec¨ªficamente para trabajar internamente y con nuestros partners y clientes. No es algo que vendamos, es parte de nuestra inversi¨®n en su viaje hacia la transformaci¨®n digital. Lo que esperamos a cambio es que nos dediquen el tiempo y las personas adecuadas con las que podamos conseguir un progreso r¨¢pido. Y desarrollar as¨ª los conceptos que finalmente se puedan poner en pr¨¢ctica¡±.

Sin embargo, no todo el mundo es igual de receptivo ante un escenario como este. La cultura, el car¨¢cter o los prejuicios pueden suponer una resistencia al proceso. Hay quienes no conf¨ªan en estas nuevas t¨¦cnicas o prefieren sentarse a solucionar el problema como se ha hecho ¡°toda la vida¡±, considerando que lo resuelven mucho m¨¢s r¨¢pido a su manera. ¡°Aunque algunos son m¨¢s resistentes, siempre se expresan, disfrutan y resuelven de la forma adecuada el proyecto. S¨ª, la gente a veces pone resistencias, pero al final siempre acaban sum¨¢ndose al proceso¡±.