La lucha contra el ¡®dark data¡¯ en el sector financiero

El dato es de sobra conocido por ser uno de los activos m¨¢s valiosos de las compa?¨ªas. No obstante, esto no le mantiene a salvo del riesgo de la devaluaci¨®n. Al igual que la moneda, el dato se encuentra en continuo cambio y evoluci¨®n, expuesto a una constante aparici¨®n de nuevas formas. Bien sea de manera digital o verbal, cada vez que creamos un nuevo canal, nace un nuevo tipo de datos.

Conforme la tecnolog¨ªa avanza, la lectura de los datos antiguos se vuelve cada vez m¨¢s compleja y se ralentizan los procesos que se sirven de ellos. Al final, se llega a la situaci¨®n de obsolencia absoluta de estos datos y a la reducci¨®n de los esfuerzos destinados a su gesti¨®n. Una vez que estos datos dejan de ser ¨²tiles y desaparecen del d¨ªa a d¨ªa de las compa?¨ªas, pasan a denominarse dark data. Estos datos obsoletos se convierten en un factor de riesgo para las organizaciones que contin¨²an utiliz¨¢ndolos.

Si bien es complicado para las compa?¨ªas medir qu¨¦ cantidad de sus datos pueden catalogarse como?dark data, seg¨²n IDC, esta cifra asciende en la actualidad al 80% de los datos de las compa?¨ªas. Adem¨¢s, la consultora indica en su ¨²ltimo informe International Data Corporation que, para el a?o 2020, el?dark data podr¨ªa suponer el 93% de los datos totales de las empresas. En aras de poder superar este obst¨¢culo, las compa?¨ªas financieras deben servirse de un enfoque estrat¨¦gico orientado a la gesti¨®n de datos y apostar s¨®lidamente por el uso de los recursos tecnol¨®gicos m¨¢s apropiados para ello.

La ¨¦poca oscura de los datos financieros

Desde la aparici¨®n de los primeros bancos, estas entidades se han servido constantemente de los datos para mejorar y optimizar la experiencia de sus clientes. Se ha recorrido un gran camino en lo que a obtenci¨®n de informaci¨®n personal se refiere, incluyendo los primeros documentos en papel, los historiales de cr¨¦dito y de compra y los informes de datos telem¨¢ticos utilizados cada vez con mayor asiduidad por las compa?¨ªas de seguros.?

Conforme las entidades financieras han ido evolucionando y desarrollando su actividad, los datos m¨¢s antiguos han visto decrecer su valor estrat¨¦gico y de negocio, es decir, se han transformado en dark data. Gracias a los sistemas de almacenamiento ilimitado en la nube, los datos digitales se han convertido en la opci¨®n preferente debido a su mayor facilidad de uso y gesti¨®n, desbancando al dato en papel. Inevitablemente, la informaci¨®n almacenada en soportes f¨ªsicos ha pasado a ser archivada y, en ¨²ltima instancia, perdida.?

Las compa?¨ªas financieras son especialmente vulnerables. A medida que los contratos inteligentes y las transacciones v¨ªa blockchain crecen en popularidad, los datos antiguos pierden dr¨¢sticamente su valor y relevancia. Cabe decir que el excesivo nivel de regulaci¨®n existente en este sector es en cierto modo responsable de haber creado un comportamiento reacio a borrar informaci¨®n. Con las regulaciones de protecci¨®n de datos, como la actual GDPR, los usuarios est¨¢n dispuestos a emprender acciones legales contra pr¨¢cticas empresariales irresponsables del sector financiero m¨¢s que en otros mercados; haciendo del dark data?una bomba a contrarreloj para la seguridad de los datos y de las empresas que los poseen.

C¨®mo enterrar los datos

Para acabar con el problema del dark data, las compa?¨ªas deben frenar tanto estos datos como su canal. En ¨²ltima instancia, la aparici¨®n de este problema es fruto de una estrategia vaga y poco rigurosa de gesti¨®n de datos. Adem¨¢s, no se trata de un fen¨®meno nuevo propio de nuestros d¨ªas, sino que es un problema que ha existido durante todo el proceso de desarrollo del sector financiero.

Es decir, la aparici¨®n y la inminente proliferaci¨®n del dark data?no tiene su origen en acciones negligentes, sino en la complejidad propia de unas estructuras de gesti¨®n de la informaci¨®n altamente fragmentadas. Numerosos estudios muestran que los empleados del sector est¨¢n acostumbrados a trabajar con un excesivo n¨²mero de canales y herramientas de gesti¨®n de datos, as¨ª como con una falta de estrategia y recursos para back-up.

La mayor¨ªa de las organizaciones reconoce que su visibilidad y control sobre el dato es insuficiente; incluso son conscientes de que esto perjudica a la seguridad de su informaci¨®n. Todo ello no solo favorece el aumento de dark data, sino que debilita la capacidad de los empleados para localizar y utilizar los datos de manera eficaz, generando la p¨¦rdida de oportunidades de negocio y el desaprovechamiento de recursos. Algunas empresas como IBM cuantifican en un 60% el valor que pierden los datos si no se utilizan en el momento adecuado. En este punto, no s¨®lo surge la inc¨®gnita de c¨®mo gestionar los mismos o cu¨¢l es la mejor forma, sino en qu¨¦ momento hacerlo para maximizar su val¨ªa y poder sacar el mayor partido para las compa?¨ªas.

Creando una estrategia de gesti¨®n de datos

Conforme m¨¢s aislados y repartidos se encuentran los datos, m¨¢s dif¨ªcil se vuelve su localizaci¨®n, gesti¨®n y protecci¨®n. Es de esta manera como el dark data?se transforma en un riesgo para las compa?¨ªas. El primer paso para acabar con esta amenaza es la formulaci¨®n de estrategias de gesti¨®n de datos adecuadas, que integren los datos antiguos y los nuevos. Paralelamente, se debe poner fin a la creencia de que es necesario guardarlo todo. En su lugar, se debe apostar por el empleo de nuevas herramientas y plataformas capaces de localizar, clasificar autom¨¢ticamente y gestionar datos alojados en m¨²ltiples entornos.

Introduciendo y reforzando las pol¨ªticas de gesti¨®n de datos

Las pol¨ªticas de gesti¨®n de datos deber¨ªan ponerse en pr¨¢ctica e impulsarse desde los niveles m¨¢s altos de las compa?¨ªas hasta sus bases. Esto implica que el total de la plantilla entienda el proceso de introducci¨®n de datos, sus formatos y c¨®mo deben almacenarse. Igualmente importante es asegurarse de que estos par¨¢metros no sean demasiado r¨ªgidos y favorecer la creaci¨®n de modelos flexibles. Como ya se ha comentado, los datos se encuentran en continuo cambio por lo que sus est¨¢ndares deber¨¢n ser capaces de adaptarse a las nuevas caracter¨ªsticas. Los empleados deben tener cierta libertad de actuaci¨®n, siempre que vaya acorde con los objetivos globales.

Empleando la tecnolog¨ªa adecuada

Otra de las obligaciones de las compa?¨ªas financieras es la utilizaci¨®n de las tecnolog¨ªas m¨¢s adecuadas para la gesti¨®n de datos con el objetivo de garantizar la m¨¢xima eficiencia y seguridad en todos los procesos. El empleo de una ¨²nica plataforma integrada posibilita la utilizaci¨®n de software de automatizaci¨®n inteligente, facilitando y agilizando a los trabajadores la tarea de localizar los datos. Gracias a ello, no solo se reduce dr¨¢sticamente la probabilidad de generar dark data, sino que se obtiene una ventaja estrat¨¦gica y la habilidad para tomar decisiones de negocio de una manera m¨¢s r¨¢pida y eficaz.

El problema del dark data?no solo afecta a las compa?¨ªas tradicionales. Las empresas nuevas tambi¨¦n deber¨ªan preocuparse y prevenirse ante esta amenaza. Quiz¨¢ a d¨ªa de hoy, las compa?¨ªas m¨¢s disruptivas se encuentren en una situaci¨®n de ventaja frente a sus competidores que siguen modelos m¨¢s antiguos, pero igualmente se encuentran expuestas al paso del tiempo y a la depreciaci¨®n del dato.?

Jos¨¦ Manuel Petisco es general Manager para Veritas Technologies Iberia