2.634 mensajes sin leer: c¨®mo acabar con la din¨¢mica de frustraci¨®n que genera gestionar el ¡®email¡¯ del trabajo

Durante la pandemia, el n¨²mero de reuniones de trabajo se dispar¨® tanto que muchos hicieron suyo ese mantra de ¡°esto podr¨ªa haber sido un email¡±. Lo que quiz¨¢s no vieron venir es que el trabajo en remoto tambi¨¦n iba a suponer un aumento en el n¨²mero de emails recibidos. Una din¨¢mica que ha hecho que gestionar los mensajes de la bandeja de entrada se est¨¦ convirtiendo en una tarea totalmente inasumible, especialmente cuando uno se ausenta por un tiempo del trabajo.

¡°La din¨¢mica actual de la gesti¨®n de los correos electr¨®nicos es una fuente de frustraci¨®n y de ansiedad¡± explica a S Moda Miquel Nadal, experto en neuroproductividad y CEO de la consultora Emorganizer, enfocada a mejorar la gesti¨®n del tiempo de las empresas. ¡°Se calcula que menos del 5% de los correos son urgentes de verdad, entonces ?por qu¨¦ lo estamos revisando cada dos por tres si pr¨¢cticamente no hay nada de inter¨¦s?¡±, se?ala. ¡°La pregunta que creo que deber¨ªamos hacernos es por qu¨¦ el correo electr¨®nico est¨¢ dictando nuestras prioridades¡±.

Seg¨²n un estudio de la consultora McKinsey, leer y contestar emails se lleva el 28% de nuestra jornada y, a pesar de ser una herramienta tan com¨²n, rara vez recibimos formaci¨®n al respecto. Nadal, autor tambi¨¦n del ebook 12 trucos para ganarle 1 hora al d¨ªa,? observa entre sus clientes que es muy habitual que nadie los haya instruido para manejarlo: ¡°Lo hacemos a nuestra manera, lo hacemos solos, y as¨ª nos va muchas veces¡±.

Por tanto, un buen punto de partida para no verse sepultado por los miles de emails pendientes de contestar es tratar de familiarizarse con las funcionalidades y servicios que ofrecen los servicios de correo electr¨®nico. Los m¨¢s populares como Gmail o Outlook (Microsoft) s¨ª que est¨¢n ya optimizados para acelerar y automatizar las tareas, as¨ª que siguiendo una serie de pautas es posible reducir el estr¨¦s que puede ocasionar toparse con una cifra de tres ceros en la bandeja de entrada.

Como bien apuntaba la coach de gesti¨®n de tiempo Patricia Benayas cuando abordamos la forma de no caer en jornadas infinitas, contestar emails es una tarea que conviene acotar. Estos ser¨ªan algunos trucos de experto para conseguir que no nos reste m¨¢s tiempo del estrictamente necesario y, al mismo tiempo, no nos perdamos nada importante por el camino:

¨CAligera visualmente la bandeja de entrada seg¨²n tus necesidades. Un error muy frecuente, seg¨²n explica Miquel Nadal, es utilizar el correo para almacenar informaci¨®n. Debemos entender que ¡°el email es solo una canal de comunicaci¨®n, no una lista de tareas ni una base de datos¡±, as¨ª que la filosof¨ªa con la que nos enfrentemos a ¨¦l debe ser que ¡°esa informaci¨®n hay que sacarla fuera de la bandeja de entrada¡±. Imaginarse que es un buz¨®n f¨ªsico, en lugar de uno digital, y que hay que ir clasificando y limpiando para que entren m¨¢s cosas.

Cada uno establecer¨¢ una din¨¢mica en funci¨®n de sus necesidades y responsabilidades, pero Nadal es partidario de ¡°hacer limpiezas a menudo. Los correos que tengan m¨¢s de dos o tres semanas, por ejemplo, hay que quitarlos de la bandeja de entrada. No tiene sentido que permanezcan ah¨ª porque esto genera mucho estr¨¦s¡±.

No saturarnos visualmente tambi¨¦n pasa por evitar ¡°enviarte correos a ti mismo como si fuera un grupo de Whatsapp¡± para recordar cosas interesantes y reducir al m¨¢ximo los boletines a los que se est¨¢ suscrito que ya no aportan valor o que simplemente hemos dejado de consultar y siguen ah¨ª por vagancia.

¨C Establece preferencias y niveles de urgencia. Otro paso fundamental para no ser engullido por los emails es plantearse qu¨¦ papel juegan realmente en nuestro puesto de trabajo. ¡°Muchas veces utilizamos el correo electr¨®nico por inercia¡±, se?ala el experto. ¡°Pero hay que preguntarse si nuestros objetivos est¨¢n vinculados al correo¡± porque si no, le estaremos dedicando un tiempo que realmente no merece.

Para no perderse entre la multitud, hay que diferenciar muy bien lo urgente (que ser¨ªan los temas que requieren una atenci¨®n inmediata) y lo importante (aquello con lo que obtendremos resultados que permitan seguir avanzando). As¨ª que separar el grano de la paja ser¨¢ m¨¢s f¨¢cil si creamos reglas o categor¨ªas que lo vayan distinguiendo. Tanto Gmail como Outlook permiten crear etiquetas y filtros por palabras claves o contactos para que los mensajes que recibamos de estas personas/temas vayan autom¨¢ticamente a un sitio determinado. ¡°De esa forma, tendr¨¢s la sensaci¨®n de que solo tienes que contestar a los mensajes que lo necesitan s¨ª o s¨ª. Y eso facilita much¨ªsimo la efectividad del correo¡±, recuerda Nadal. Adem¨¢s, visualmente, los emails relevantes se pueden marcar en Gmail con una estrella y, en Outlook, crear un pin para remarcarlos.

¨CApuesta por un buen sistema de clasificaci¨®n en carpetas. Menos es m¨¢s, tambi¨¦n a la hora de customizar las carpetas del email. ¡°La idea es que sean las m¨ªnimas posibles¡± para no derrochar demasiado tiempo y energ¨ªa. Al crearlas hemos de pensar que de un vistazo r¨¢pido tienen que ayudarnos a saber ¡°lo que est¨¢ vivo. Es decir, separar lo que hay que hacer ahora de las cosas que ya no tienen sentido porque simplemente son acciones que no hay que tomar¡±.

?¨CAutomatiza todo lo que se pueda. Por suerte, hoy en d¨ªa los servicios de correo electr¨®nico ya ofrecen la posibilidad de? minimizar esfuerzos y hacer autom¨¢ticamente tareas que antes hab¨ªa que hacer de manera manual.

Por ejemplo, adem¨¢s de fijar respuestas autom¨¢ticas (cuando vas a estar ausente o necesitas notificar algo de antemano), es recomendable crear plantillas para enviar m¨¢s r¨¢pido mensajes recurrentes. Si cada semana haces seguimiento de un tema o env¨ªas unos datos, basta con guardar la tabla o estructura en un mensaje tipo y modificar solo lo necesario en cada momento.

Tambi¨¦n podemos hacer que los correos que enviamos se muevan directamente a una carpeta concreta y no tener que rebuscar, cuando hay que recurrir a ellos, en la secci¨®n de ¡°enviados¡±. Basta con definir una carpeta en las opciones de env¨ªo y todo lo asociado a ese tema quedar¨¢ bajo el mismo paraguas autom¨¢ticamente.

¨CTrabaja sin conexi¨®n o actualizando por bloques. ¡°El correo tiene un problema muy profundo y es que, al igual que las redes sociales, es infinito¡±, recuerda Nadal. Por eso, hay que tratar de poner l¨ªmites que mermen nuestra atenci¨®n y productividad.

Antes de empezar el d¨ªa es mejor afrontar cuestionar pr¨¢cticas y no ir directamente a consultar el correo. ¡°Yo te dir¨ªa que si planificas el d¨ªa anterior, hagas primero las tareas que ten¨ªas pendientes y, despu¨¦s, ya mirar¨¢s el correo¡±, explica el experto en productividad. ¡°Deja un tiempo prudencial antes de mirarlo. Puede ser media hora, una hora (dependiendo de tu rol), pero si no dejas ning¨²n espacio al final siempre ir¨¢s un poco a remolque de lo que te digan el resto, es decir, de lo que te est¨¢n enviando por correo¡±.

Otro truco muy efectivo para evitar interrupciones y con el que cuenta Outlook es elegir trabajar sin conexi¨®n. De esta forma no te limitan los mensajes nuevos que van llegando y te puedes centrar en contestar los importantes en lugar de los m¨¢s novedosos. Despu¨¦s, se restablece la conexi¨®n y se env¨ªan todos de golpe. De igual manera, tambi¨¦n se puede personalizar el correo para que la bandeja de entrada no se actualice en tiempo real y s¨ª en bloques con la frecuencia que elijamos.

¨CPrograma env¨ªos para otro momento y, si es urgente, llama. El experto en productividad es partidario de hacer cierta pedagog¨ªa en nuestro entorno de trabajo: ¡°Si a la gente le consientes todo o est¨¢s contestando al minuto de recibir un mensaje, la gente va a repetir el mismo patr¨®n¡±. De igual forma, si a nosotros nos molesta que nos metan en cadenas de mensajes cuando no es estrictamente necesario, es fundamental no hacer lo mismo. O si nos trastoca y genera m¨¢s estr¨¦s recibir emails poco importantes a deshora, evitemos hacerlo.

Tanto Gmail como Outlook cuentan con la opci¨®n de posponer o programar los mensajes para otro momento y adecuarse, f¨¢cilmente, al horario de cada persona. Nosotros los escribimos cuando mejor nos va y estos se env¨ªan en un tiempo razonable para el destinatario.

Y, por supuesto, la recomendaci¨®n del experto en gesti¨®n es que si se trata de un tema muy importante ¡ªal igual que har¨ªamos si estuvi¨¦ramos en una emergencia en la vida real¡ª es mejor llamar por tel¨¦fono. Tal y como apunta Nadal, en las empresas es aconsejable ¡°tener un protocolo. Saber d¨®nde va cada cosa en la comunicaci¨®n. La mayor¨ªa de los correos electr¨®nicos son perfectamente evitables y, hoy en d¨ªa, hay otras herramientas que podemos utilizar para sustituirlos¡±.