Cuando eliminar las reuniones tres d¨ªas a la semana aumenta un 73% la productividad

Cristina mira su agenda para el d¨ªa siguiente y suspira: tiene diez reuniones seguidas de nueve de la ma?ana a cuatro de la tarde. Con suerte, quiz¨¢s las del mediod¨ªa no se alarguen demasiado y pueda almorzar en lugar de merendar. A estas alturas ya deber¨ªa estar acostumbrada, porque de media tiene unos siete encuentros de este tipo al d¨ªa, de entre 30 y 45 minutos en la mayor¨ªa de los casos, pero no consigue habituarse. Entre otras cosas porque retrasan su trabajo (es marketing manager de una importante multinacional) y tiene que echar horas extras por costumbre y sin remunerar. Tambi¨¦n, porque considera que m¨¢s de la mitad de esas reuniones son innecesarias.

Una percepci¨®n que no solo tiene Cristina (nombre inventado para preservar su anonimato). Myriam Dom¨ªnguez, asistente de Comunicaci¨®n y Prensa del Consejo de la Uni¨®n Europea, piensa lo mismo, y varios estudios?apuntan en una direcci¨®n similar. Por eso, un grupo de investigadores del Instituto Tecnol¨®gico de Massachusetts (MIT, por sus siglas en ingl¨¦s) decidi¨® llevar a cabo un experimento bastante particular, eliminar por completo las reuniones en 76 empresas de m¨¢s de 1.000 trabajadores varios d¨ªas a la semana para comprobar c¨®mo afectaba al rendimiento de los empleados. Los resultados que obtuvieron sorprendieron a los propios autores del estudio: las compa?¨ªas consiguieron aumentar su productividad hasta un 73% y el estr¨¦s de los empleados se redujo hasta en un 57%.

¡°Las reuniones te suelen exigir un nivel alto de concentraci¨®n, el cual es imposible mantener al m¨¢ximo durante mucho tiempo. A eso hay que sumarle el aumento de reuniones desde que comenz¨® la pandemia, pues donde antes ten¨ªamos una ahora podemos meter cuatro, gracias a las videollamadas. As¨ª, el cansancio por el grado de activaci¨®n que requieren estos encuentros, sumado a que no nos movemos para despejarnos y a la constante exposici¨®n a la pantalla, reducen el rendimiento y aumentan el estr¨¦s¡±, explica a S Moda Mariela Checa, psic¨®loga especializada en el ¨¢mbito laboral y decana del Colegio Oficial de Psicolog¨ªa.

Para realizar el estudio, los investigadores del MIT dividieron a las empresas en cinco grupos en funci¨®n del n¨²mero de d¨ªas que eliminar¨ªan por completo las reuniones, de uno a cinco. Los resultados apuntan a que el mayor beneficio lo obtuvieron aquellas compa?¨ªas que suprimieron estos encuentros laborales tres d¨ªas a la semana: un 73% m¨¢s de productividad, un 65% m¨¢s de satisfacci¨®n de los empleados y un 57% menos de estr¨¦s. Con menos o m¨¢s jornadas sin reuniones el grado de efectividad de esta medida era menor.

¡°Aunque pueda parecer contradictorio, nuestra investigaci¨®n concluy¨® que tener demasiadas reuniones resta valor a la colaboraci¨®n efectiva y desconcentra a los trabajadores en sus horas m¨¢s productivas. Nuestra conclusi¨®n es que el n¨²mero ¨®ptimo de d¨ªas libres es de tres, dejando dos disponibles para estos encuentros por dos razones: mantener las conexiones sociales y administrar los horarios semanales¡±, se?alan los autores del estudio.

Para mantener la comunicaci¨®n entre los empleados en los d¨ªas libres de reuniones, los investigadores explican que las empresas usaron herramientas de gesti¨®n profesional, como Slack o Microsoft Teams. Unas aplicaciones que, adem¨¢s de permitir a los trabajadores conectarse entre s¨ª sin perder la concentraci¨®n ni estresarse, hicieron que se redujesen los malentendidos, pues al estar todo por escrito los implicados pod¨ªan volver a leer los mensajes cuando quisiesen si no recordaban algo o no lo hab¨ªan entendido bien.

Las reuniones son efectivas en su justa medida

A pesar de estos datos, el estudio subraya que las reuniones son ¨²tiles en su justa medida, y que es el exceso de ellas lo que las hace improductivas. Por ello, los autores recomiendan que para estos encuentros se establezca una agenda clara y unos objetivos concretos, lo que har¨¢ que sus responsables se la hayan preparado a conciencia y los asistentes tengan material previo antes de asistir, lo que ayudar¨¢ a que todos se centren en lo fundamental y no se vayan por las ramas.

¡°Las reuniones son importantes para establecer los objetivos y evaluar los logros de las organizaciones, y en este sentido hay que tener en cuenta que los trabajadores necesitan sentirse escuchados, tomados en cuenta y percibir que su tiempo es valioso. No obstante, realizar reuniones constantemente genera desinter¨¦s, en especial cuando est¨¢n organizadas sin antelaci¨®n, sin preparaci¨®n y con temas poco relevantes, y sensaci¨®n de p¨¦rdida de tiempo. Y esto hace que el rendimiento laboral decaiga¡±, explica Ang¨¦lica Acosta, psic¨®loga cl¨ªnica del servicio de psic¨®logos en l¨ªnea Psonrie.

Myriam Dom¨ªnguez comparte esta opini¨®n. A pesar de considerar que la mitad de las reuniones que tiene son innecesarias, admite que estos encuentros le parecen ¡°positivos cuando son con compa?eros que trabajan en un mismo proyecto y sirven para perfilar el trabajo, pues ahorran tiempo y malentendidos¡±.

Eliminar las reuniones varios d¨ªas, dif¨ªcil

Tanto psic¨®logas como trabajadoras coinciden, por tanto, en que es necesario reducir el n¨²mero de reuniones a las que se enfrentan habitualmente muchas profesionales. Sin embargo, ven dif¨ªcil que en Espa?a se vaya a aplicar algo parecido al experimento llevado a cabo por el estudio del MIT.

¡°Se tienen que reducir, y que igual est¨¦n por las ma?anas solo. Y que se hagan si realmente hay temas de agenda que tratar, para todo lo dem¨¢s se puede hacer un seguimiento por mail. Yo ya estoy tratando de dejarme los viernes libres, pero la verdad es que no es realista. El viernes pasado tambi¨¦n tuve reuniones de nueve de la ma?ana a cuatro de la tarde, sin parar. Ser¨ªa maravilloso reducirlas a solo dos d¨ªas, pero me cuesta creer que eso pueda aplicarse en Espa?a¡±, se?ala, resignada, Cristina.

Myriam Dom¨ªnguez tambi¨¦n cree que ¡°ser¨ªa muy beneficioso acotar los d¨ªas y los horarios de las reuniones para gestionar mejor su tiempo¡± y no tener que hacer horas extra por costumbre y sin remunerar, como le sucede a Cristina, pero ella tambi¨¦n considera que ¡°es muy dif¨ªcil¡± que las instituciones europeas reduzcan estos encuentros.

Y lo ven complicado porque no creen que sus jefes consideren las reuniones ineficaces. Una disparidad de percepciones entre responsables de equipos y trabajadores que, seg¨²n Ang¨¦lica Acosta, puede obedecer a la necesidad de los primeros de reafirmar los objetivos y evaluar el rendimiento de los trabajadores constantemente. Algo que ha aumentado especialmente durante la pandemia con la extensi¨®n del teletrabajo.

Para Mariela Checa, m¨¢s que concentrarlas, habr¨ªa que racionalizar su convocatoria, volver a una l¨®gica prepandemia y disminuir tanto su n¨²mero como su duraci¨®n, aunque sigan distribuidas a lo largo de los cinco d¨ªas de la semana. ¡°Para que sean efectivas, deben ser r¨¢pidas y estar enfocadas en la productividad¡±, subraya.