Word, Excel y PowerPoint se conectan a Internet

Microsoft acaba de lanzar un nuevo servicio online va a situar sus programas m¨¢s conocidos y utilizados en la era de Internet. El nuevo Office Live WorkSpace est¨¢ disponible en la versi¨®n de prueba por el momento s¨®lo en ingl¨¦s, y optimizado para los usuarios de Estados Unidos, aunque funciona para cualquier usuario que tenga una cuenta con Messenger o Hotmail.

Este servicio supone un importante cambio dentro del procesador de texto Word, la hoja de calculo Excel y las presentaciones de Powerpoint que, por fin, van a aprovechar la capacidad de ser accesibles desde cualquier ordenador que le dota la web. El Office de Microsoft representa alrededor del 90% de los usuarios de aplicaciones ofim¨¢ticas, y los ¨²nicos que han logrado hacerle algo de sombra han sido con propuestas gratuitas (OpenOffice) o bien aplicaciones web, accesibles exclusivamente como Google Docs o Zoho.

Microsoft viene a cubrir un hueco en su oferta al permitir a los usuarios de Office puedan compartir sus documentos o crear grupos de trabajo en un portal donde se pueden almacenar 500 megabytes de informaci¨®n (unos 1.000 documentos, seg¨²n los c¨¢lculos de la empresa). El objetivo de Microsoft es que este portal se transforme en una oficina virtual donde puedan colaborar hasta 100 usuarios diferentes en un mismo proyecto, a los que se les puede dar el permiso s¨®lo para ver los archivos o para verlos y editarlos.

La compa?¨ªa asegura que los documentos son accesibles desde cualquier ordenador, incluso si el PC no tiene Office instalado. Pero esto es una verdad a medias, pues muchos de los documentos hay que descarg¨¢rselos primero para poder hacer modificaciones y luego volverlos a?adir con los cambios realizados.

Otra de las limitaciones es que todos los usuarios tienen que tener una identificaci¨®n Live, lo que equivale a tener una cuenta de Messenger o Hotmail o de cualquier servicio online de Microsoft. El problema es que si se lo env¨ªas a otra direcci¨®n de correo, el destinatario puede ver el documento, pero en ning¨²n momento, manipularlo pues debe ser invitado con su cuenta de Live.

A pesar de estas pegas, el concepto que trae a la ofim¨¢tica Microsoft puede tener un gran potencial. En realidad Office Workspaces evita que se env¨ªen un mont¨®n de mensajes de correo electr¨®nico con los mismos documentos, y hace que se vean los cambios de manera mucho m¨¢s clara y que la colaboraci¨®n sea m¨¢s sencilla. Se pueden a?adir comentarios, notas y todas las modificaciones se ven en un mismo pantallazo, o se puede activar una alerta que avisa de todos los movimientos en la cuenta de correo.

Microsoft combina su portal con un programa descargable, el Add-in Office, que se incorpora dentro de las distintas aplicaciones de Office de modo que se puede a?adir un documento dentro de un "espacio de trabajo" virtual desde el propio archivo, sin necesidad de pasar por el navegador y teclear la direcci¨®n.

En esta misma l¨ªnea, Microsoft tiene una aplicaci¨®n muy interesante, Shared View, que permite que hasta 15 usuarios compartan en tiempo real un mismo escritorio como si todos ellos estuviesen utilizando el mismo ordenador.

El servicio puede tener otra orientaci¨®n que la meramente laboral. Office Live Workspace se puede usar para realizar trabajos de clase, o para cuestiones dom¨¦sticas o para organizar un evento. El usuario puede mezclar distintos escenarios, y cada uno de ellos trae sus propias plantillas predeterminadas como una invitaci¨®n a una fiesta o una la lista de la compra, que el usuario puede adaptar a sus necesidades.

Todos los documentos almacenados en este portal se protegen de manera autom¨¢tica con el antivirus de Microsoft, el Forefront de Sharepoint. El servicio es accesible con Explorer o Firefox.

Office ya ten¨ªa unos servicios previos en el Portal Live de Microsoft, que vienen a completarse definitivamente en esta beta de Workspace. La compa?¨ªa tambi¨¦n cuenta con un servicio para empresas llamado Office Live Small Business, que ofrece otro tipo soluciones de alojamiento y de correo electr¨®nico, entre otras cosas, que no tienen nada que ver con el nuevo portal colaborativo.