Trucos para gestionar la sobrecarga de correos electr¨®nicos desde el m¨®vil

Cada a?o se mandan m¨¢s emails. Si en 2021 se enviaron y recibieron aproximadamente 319.600 millones de correos electr¨®nicos al d¨ªa, se prev¨¦ que esta cifra aumente a 376.400 millones para 2025, seg¨²n Statista. Una persona recibe, de media, m¨¢s de 100 mensajes al d¨ªa y suele preferir abrirlos en el m¨®vil. EL PA?S pone a prueba algunos trucos y herramientas para gestionar la sobrecarga de correos desde Gmail y Mail, las dos aplicaciones que acaparan una mayor cuota de mercado.

Borrar y ordenar mensajes con solo deslizar el dedo

Para administrar una ingente cantidad de correos sin perder tiempo, puede resultar muy ¨²til borrarlos, marcarlos como le¨ªdos o archivarlos con solo deslizar el dedo. Activar esta funci¨®n es muy sencillo. En Gmail, basta con pulsar en el ¨ªcono de men¨² en la esquina superior izquierda, ir a los ajustes y seleccionar la opci¨®n ¡°acciones al deslizar el dedo en el correo¡±. El usuario puede escoger qu¨¦ ocurre con un email en concreto cuando desliza el dedo por encima de ¨¦l hacia la derecha o la izquierda. Es posible archivarlo ¡ªdespejando as¨ª la bandeja de entrada pero sin eliminar el mensaje¡ª, enviarlo a la papelera, marcarlo como le¨ªdo o no le¨ªdo, moverlo o posponerlo. Esta ¨²ltima opci¨®n permite quitar un correo temporalmente de la bandeja de entrada y recibirlo en la fecha y hora elegida.

En Mail, la app instalada de forma predeterminada en los iPhone, es posible personalizar estas acciones en los ajustes generales del tel¨¦fono. En el apartado ¡°Lista de mensajes¡± de la app Mail, hay que elegir ¡°opciones de deslizamiento¡±. En este caso, el usuario puede marcar un correo como le¨ªdo, archivarlo, destacarlo con un indicador para poder encontrarlo m¨¢s f¨¢cilmente en cualquier momento y moverlo a otra carpeta.

Eliminar correos y suscripciones no deseadas

Ambas aplicaciones incluyen una opci¨®n para eliminar varios mensajes a la vez sin tener que deslizar el dedo por la pantalla una y otra vez. En Gmail, hay que tocar el icono circular que est¨¢ a la izquierda de cada correo electr¨®nico y despu¨¦s pulsar en el s¨ªmbolo de una papelera que aparece en la parte superior de la pantalla. En Mail, tras tocar en el bot¨®n ¡°editar¡±, es posible seleccionar varios emails y eliminarlos pulsando en la opci¨®n ¡°papelera¡± en la parte inferior derecha de la pantalla.

En ocasiones, la bandeja de entrada se alimenta de decenas de mensajes y newsletters de listas de organizaciones y empresas. Para dejar de recibirlos, normalmente basta con ir al final de un correo y buscar un enlace que permita darse de baja. La aplicaci¨®n Mail suele ponerlo m¨¢s f¨¢cil. Al entrar en el email en cuesti¨®n, a menudo aparece en la parte superior de la pantalla una pesta?a que indica que se trata de un ¡°mensaje de una lista de correo¡± y permite anular la suscripci¨®n r¨¢pidamente.

Organizar y destacar los emails

Ante una avalancha de correos electr¨®nicos, las etiquetas de Gmail pueden ser de gran ayuda para mantener un poco de orden. Se trata de una especie de marcadores que permiten clasificar los mensajes. Por ejemplo, los de ¡°trabajo¡±, de ¡°facturas¡± o de ¡°viajes¡±. Empezar a utilizarlas apenas lleva unos segundos. Hay que pulsar en el ¨ªcono de men¨² en la esquina superior izquierda de la pantalla y elegir la opci¨®n de crear etiqueta. De esta forma, es posible agrupar los emails y tenerlos ordenados en una especie de carpetas para localizarlos m¨¢s f¨¢cilmente.

Gmail tambi¨¦n permite destacar de forma manual algunos mensajes. Para ello, el usuario puede tocar en una estrella que aparece a la derecha de cada correo. Despu¨¦s, basta con ir al apartado de ¡°Destacados¡± para consultarlo. Desde el ordenador, hay m¨¢s posibilidades. En lugar de usar una ¨²nica estrella de prioridad, es posible seleccionar varias diferentes de colores y otros s¨ªmbolos ¡ªcomo una exclamaci¨®n roja o un tic verde¡ª. Si se quiere activar esta opci¨®n, hay que ir al men¨² de configuraci¨®n, pulsar en la pesta?a ¡°General¡± y seleccionar la opci¨®n ¡°estrellas¡±. Ah¨ª, es posible elegir entre tres configuraciones: usar solo una, cuatro de diferentes colores o todos los s¨ªmbolos.

Gestionar las notificaciones

Recibir emails constantemente puede resultar agotador. Para gestionar el flujo de correos que llegan en cada momento y aumentar la productividad, es aconsejable controlar las notificaciones. Aqu¨ª lo primero a tener en cuenta es si quieren desactivar por completo o no. En el primer caso, hay que ir a los ajustes generales del tel¨¦fono, pulsar en la app en cuesti¨®n (Gmail o Mail), entrar en notificaciones y desactivar la opci¨®n que las permite.

En el caso del iPhone, si se deciden mantener activadas las notificaciones de cualquiera de estas aplicaciones, es posible ajustar d¨®nde y c¨®mo aparecen en el dispositivo: en la pantalla bloqueada, en el centro de notificaciones ¡ªal que se accede deslizando un dedo hacia abajo desde el centro de la parte superior de la pantalla¡ª o en tiras ¡ªlas notificaciones que se muestran durante unos segundos arriba del panel cuando se recibe un email mientras se usa el m¨®vil¡ª.

Gmail permite, adem¨¢s, escoger si se quieren recibir las notificaciones de todos los correos o solo las de aquellos que tienen una prioridad alta. La app utiliza varias se?ales para marcar autom¨¢ticamente qu¨¦ emails son importantes. Por ejemplo, tiene en cuenta a qui¨¦n escribe el usuario y con qu¨¦ frecuencia, qu¨¦ mensajes abre, responde o elimina y las palabras clave de los que suele leer. Junto a los correos que Gmail considera que son importantes, aparece una flecha peque?a amarilla.

¡®Widgets¡¯ para estar al d¨ªa

Para echar un vistazo r¨¢pido a la bandeja de entrada sin necesidad de abrir la aplicaci¨®n, es posible agregar un widget de correo a la pantalla de inicio. Esta alternativa es especialmente ¨²til si se tienen desactivadas las notificaciones. En la mayor¨ªa de m¨®viles con Android, hay que presionar en un ¨¢rea vac¨ªa de la pantalla de inicio hasta que aparezca el men¨² widgets. Despu¨¦s, hay que seleccionar Gmail y fijarlo en cualquier lugar del panel.

En el iPhone, estos bloques con informaci¨®n de una app en concreto se instalan de forma similar: hay que dejar pulsado un ¨¢rea vac¨ªa de la pantalla de inicio hasta que los ¨ªconos comiencen a moverse, tocar el bot¨®n + en la esquina superior izquierda y elegir el widget deseado. Gracias a esta funci¨®n, es posible visualizar en la pantalla de inicio a los tres o cuatro ¨²ltimos emails recibidos y acceder a ellos r¨¢pidamente.

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