Consejos para que no tiren tu correo sin abrirlo

Tengo la deprimente sensaci¨®n de que la mayor parte de la gente que realmente necesita estos ¨²tiles consejos sobre la forma de escribir correos electr¨®nicos no lee esta columna, dado que veo los mismos errores una y otra vez a lo largo de los a?os.

Quiz¨¢ durante 2004 utilice toda esta columna como archivo de firma (usted utiliza una archivo de firma, ?no? Si no lo hace, siga leyendo) y sencillamente se la env¨ªe a todos los infractores, y de paso encuentre una forma m¨¢s para evitar responder a los mensajes. Algunos de estos consejos pueden parecer evidentes, pero todos ellos son consecuencia de los correos electr¨®nicos que he ido recibiendo a lo largo del a?o pasado. As¨ª que, empieza la clase.

Si lo que usted desea es enviar cr¨ªticas o desagradables chismorreos, pi¨¦nselo dos veces. Imagine que su mensaje fuera interceptado y enviado a otros.

Un archivo de firma es el peque?o apartado al final del mensaje que muestra su informaci¨®n de contacto: nombre, direcci¨®n, p¨¢gina y direcci¨®n de bolet¨ªn electr¨®nico.

Primero: Utilizar una l¨ªnea de asunto que tenga sentido

No olvide esta l¨ªnea de asunto, y cuanto m¨¢s concreta, mejor. "Mensaje de Alicia" o "Mensaje para Esther" no sirven y, de hecho, es un fastidio, puesto que eso ya lo s¨¦. Recibo un mont¨®n de correos de muchas grandes empresas sobre juntas, eventos y asuntos similares, y me resulta dif¨ªcil mantenerlos organizados. En vez de "Invitaci¨®n a conferencia principal", intente "Conferencia en F¨¦nix, 21 de Marzo" o bien "Orden del d¨ªa para la junta de Wonderwidgets, 12 de Febrero en Chicago". Eso me ahorrar¨ªa muchos esfuerzos (lo cual le garantiza a usted una respuesta m¨¢s r¨¢pida) e incluso me resulta m¨¢s sencillo archivar su mensaje sin necesidad de abrirlo de nuevo.

Y por si sirve de algo, evite "Llamada telef¨®nica". En nuestra oficina de EDventure Holdings, todo el mundo est¨¢ bien ense?ado: "Juan Tigar, Wonderwidgets, desea verle la pr¨®xima semana, (703) 123-45678".

En el mejor de los casos, la direcci¨®n de Juan aparece como "con copia" en el mensaje, de modo que ¨¦l puede ver que lo he recibido, y quiz¨¢ la pr¨®xima vez me env¨ªe un correo electr¨®nico en lugar de llamarme por tel¨¦fono.

Por ¨²ltimo, cambie la l¨ªnea de asunto tanto como sea necesario. Cuando un mensaje sobre un almuerzo va y viene y se convierte en un agradecimiento por el almuerzo y luego trata de un pr¨®ximo acuerdo comercial, cambie el t¨ªtulo (donde antes dec¨ªa: "Almuerzo"; Ahora dice: "Se pasa 50.000 euros").

Segundo: Utilice un archivo de firma

Un archivo de firma es el peque?o apartado al final de su mensaje (puede a?adirlo de forma autom¨¢tica en la mayor¨ªa de los programas de correo) que muestra su informaci¨®n de contacto: nombre, direcci¨®n, p¨¢gina personal o direcci¨®n de bolet¨ªn electr¨®nico, y cualquier otra cosa que desee. Mi archivo de firma incluye la direcci¨®n de mi oficina y el tel¨¦fono, la direcci¨®n de mi bolet¨ªn electr¨®nico y mi pr¨®xima conferencia, y mi lema: "?Cometa siempre nuevos errores!".

Tercero: corte por lo sano con los documentos adjuntos

No utilice documentos adjuntos a no ser que sean absolutamente necesarios, y expl¨ªquelos en el texto del mensaje. Por lo general siempre echo un vistazo a un mensaje, pero puede que no abra un documento adjunto en meses.

Cuarto: h¨¢gase entender

Si a un escritor le lleva varios p¨¢rrafos entrar en materia, puede ser que decida dejar el mensaje para leerlo m¨¢s tarde, pero a menudo resulta ser demasiado tarde.

Si tiene varios asuntos a tratar, puede tener sentido enviar mensajes separados (cada uno con su propia l¨ªnea de asunto pertinente) o al menos indicar en el primer p¨¢rrafo que piensa tratar de diversos temas. Diga al principio exactamente lo que quiere.

Si lo que busca es un trabajo, sea concreto acerca del tipo de trabajo que desea y d¨®nde lo desea. Si quiere trabajar para mi empresa, deje bien claro que la conoce y por qu¨¦ piensa que encajar¨ªa en ella. Intente ponerme las cosas tan f¨¢ciles como sea posible con vistas a que yo le ayude.

?Quiere que le formule una petici¨®n a alguien a quien yo conozca? Entonces escriba uno o dos p¨¢rrafos listos para ser reenviados. ?Quiere que sea ponente en una conferencia? D¨ªgame exactamente cu¨¢ndo y d¨®nde, y qu¨¦ inversi¨®n de tiempo es necesaria. ?Quiere que le llame por tel¨¦fono? Env¨ªeme una lista con las horas en las que resulte m¨¢s f¨¢cil ponerse en contacto con usted, y sus n¨²meros de tel¨¦fono. Por supuesto (si alguna vez recibe usted un mensaje m¨ªo pidi¨¦ndole que me llame, sin poner n¨²mero de tel¨¦fono, entonces, eso es un mensaje en s¨ª mismo).

Quinto: si quiere decir algo desagradable...

El correo electr¨®nico es ideal para compartir informaci¨®n, organizar reuniones o enviar un agradecimiento r¨¢pido, pero si lo que usted desea es enviar cr¨ªticas o desagradables chismorreos, pi¨¦nseselo dos veces.

Imagine que su mensaje fuera interceptado y enviado al objetivo de sus comentarios mordaces o incluso reimpreso en su peri¨®dico local. S¨®lo existe una manera de no hacer p¨²blicos sus pensamientos: no los env¨ªe.

Ya s¨¦ que estas sugerencias pueden parecer un poco ?o?as, pero les prometo que ciertamente ayudar¨¢n a sus mensajes importantes a destacar entre el desorden de la bandeja de entrada.

Y hablando de desorden: en caso de que se lo est¨¦n preguntando, ahora tengo unos 200 mensajes en mi bandeja de entrada (de los 5.000 que ten¨ªa en diciembre). Conf¨ªo en que el a?o venidero traiga un correo electr¨®nico m¨¢s productivo... y en que no necesite escribir de nuevo esta columna en 2005.