La clave est¨¢ en compartir

La mayor¨ªa de las empresas espa?olas cuenta ya con un portal espec¨ªfico para empleados. Exactamente el 72% de ellas, seg¨²n un estudio reciente de Grupo Penteo, que aseguraba que uno de los principales objetivos de las compa?¨ªas para invertir en esta tecnolog¨ªa era facilitar el intercambio de conocimientos entre sus empleados. Al menos tres empresas espa?olas han acertado en este punto: Telef¨®nica M¨®viles, Inditex y el despacho de abogados Ur¨ªa & Men¨¦ndez han sido seleccionadas entre las 17 empresas europeas de la lista MAKE, que desde hace tres a?os reconoce de forma independiente a los mejores en este ¨¢mbito. Ninguna de ellas, sin embargo, qued¨® entre los cinco primeros.

Los expertos que toman parte en esta investigaci¨®n propusieron una lista inicial de 76 compa?¨ªas. Desde hace unos a?os, la gesti¨®n del conocimiento est¨¢ en boca de los expertos como una forma de mejorar el rendimiento de las plantillas. Pero, ?c¨®mo lo hacen las mejores? Ur¨ªa & Men¨¦ndez sirve de ejemplo, pues la base de su negocio est¨¢ en la experiencia de sus m¨¢s de 300 abogados, repartidos en 13 oficinas de 10 pa¨ªses diferentes.

La p¨¢gina de inicio es distinta para cada departamento e incluye las noticias de su sector, que se actualizan cada d¨ªa a primera hora

Cuando Cristina Rodr¨ªguez, directora de Gesti¨®n del Conocimiento de Ur¨ªa, lleg¨® al despacho en 1996 no hab¨ªa correo electr¨®nico y el archivo, con miles de documentos, era de papel. En 1997 se puso en marcha la Intranet, a la que s¨®lo tienen acceso los empleados. Rellenarla con la informaci¨®n m¨¢s ¨²til para cada profesional era la dificultad.

Empezaron por informatizar alrededor de 20.000 documentos del archivo, un proceso que se alarg¨® seis meses. Luego vino la selecci¨®n de la aplicaci¨®n inform¨¢tica m¨¢s adecuada y, sobre todo, de las bases de datos y documentos propios del despacho. "Ten¨ªamos un mont¨®n de informaci¨®n y la gente se perd¨ªa", reconoce Cristina Rodr¨ªguez.

El resultado de un a?o de trabajo es una web m¨¢s bien sosa -predomina el azul del despacho, no hay animaciones y s¨ª mucha informaci¨®n- que funciona desde principios de 2002. Cada abogado tiene una p¨¢gina de inicio ajustada a su perfil profesional y que se actualiza cada d¨ªa a primera hora de la ma?ana con las ¨²ltimas noticias. Es l¨®gico, pues la informaci¨®n y documentos que necesita un mercantilista, por ejemplo, tienen poco que ver con las de sus colegas del departamento de laboral.

Desde esa misma p¨¢gina, cada profesional puede gestionar "su d¨ªa a d¨ªa", asegura la responsable del portal. Para ello cuenta con dos aplicaciones fundamentales: una que permite gestionar m¨¢s de 800 modelos -formularios jur¨ªdicos de casos concretos hechos por los socios y abogados de mayor experiencia, y que sirven de ejemplo para casos siguientes- y otra que permite gestionar la informaci¨®n por ¨¢reas de pr¨¢ctica. No se trata de un buscador, sino de una aplicaci¨®n que permite acceder a todos los documentos ordenados. En el caso de los modelos, ¨¦stos generan una copia autom¨¢tica, lo que permite trabajar directamente sobre el documento con los datos del caso actual.

El cambio ha exigido un esfuerzo de formaci¨®n, pues todos los abogados -unos 300 en plantilla- han tenido que pasar por un curso para aprender a utilizar las nuevas herramientas. Tal vez gracias a eso el despacho ha logrado evitar uno de los principales problemas que conllevan estos cambios tecnol¨®gicos: que sus destinatarios, abrumados por la avalancha de informaci¨®n, renuncien a utilizar las nuevas aplicaciones. "Se est¨¢ utilizando mucho", asegura Cristina Rodr¨ªguez, quien reconoce que para los profesionales m¨¢s j¨®venes es m¨¢s f¨¢cil. La responsable de Ur¨ªa considera que la falta de tiempo de los profesionales es una barrera mayor.