Sumas con resultado negativo

Las hojas de c¨¢lculo, un programa inform¨¢tico que permite controlar el presupuesto de una compa?¨ªa, son un coladero de errores, seg¨²n los estudios de varias consultoras. PricewaterhouseCoopers estima que hasta el 90% de estos documentos contiene errores y un trabajo similar de KPMG eleva ese porcentaje hasta el 95%. Desde peque?as faltas a errores de grueso calibre que pueden costar a las empresas entre 10.000 y 100.000 d¨®lares mensuales por cada decisi¨®n err¨®nea derivada de los datos incorrectos de las hojas de c¨¢lculo.

"No importa la popularidad que tengan las hojas de c¨¢lculo. Usadas de manera incorrecta o inapropiadamente, o sin suficiente control, suponen una amenaza mayor para su negocio que cualquier otra cosa que se pueda imaginar", advierte en tono apocal¨ªptico Philiph Howard en un an¨¢lisis publicado por Bloor Research en abril.

Uno de esos fallos le cost¨® a una importante instituci¨®n financiera una incorrecci¨®n burs¨¢til de 1.000 millones de d¨®lares

Quiz¨¢s no le falta raz¨®n. Un estudio publicado a mediados de 2004 por PricewaterhouseCoopers constataba la importancia de las hojas de c¨¢lculo como "parte integral de los procesos de toma de decisiones de las compa?¨ªas", para despu¨¦s hacer una recopilaci¨®n de algunos casos en los que sus errores tuvieron unos costes considerables para algunas empresas.

A una importante instituci¨®n financiera uno de esos errores le cost¨® una incorrecci¨®n burs¨¢til de 1.000 millones de d¨®lares. En otra ocasi¨®n, "una compa?¨ªa de serivicios carg¨® 24 millones de d¨®lares a las ganancias debido a un error en una hoja de c¨¢lculo, un simple error de corta y pega". lo que le oblig¨® a pagar una cantidad considerablemente mayor de la deseada por unos contratos, seg¨²n el informe de Price.

La raz¨®n de esta situaci¨®n es que las empresas no son conscientes de que las hojas de c¨¢lculo son "vitales para las organizaciones", se?ala el informe de Bloor Research. "Si se acepta que las hojas de c¨¢lculo son una fuente de recursos para la compa?¨ªa, entonces todas aquellas que sirven para algo m¨¢s que informar deber¨ªan estas sujetas a procesos de control de la calidad para asegurar su exactitud".

Los problemas principales de los que adolecen son los errores en los datos, falta de seguridad y carecen en general de opciones de auditor¨ªa (conocer qui¨¦n hace qu¨¦ cambios).

Pese a ser un instrumento de uso cotidiano y esencial en las compa?¨ªas, las hojas de c¨¢lculo (desde el Excell de Microsoft o Lotus 1-2-3) se encuentran plagadas de errores b¨¢sicos, derivados de la introducci¨®n de datos incorrectos de entrada, especificaciones err¨®neas en los conceptos, definiciones incorrectas, situaci¨®n incorrecta de los datos o transformaciones autom¨¢ticas err¨®neas.

Philiph Howard resume una posible soluci¨®n en su informe: "Tratar las hojas de c¨¢lculo como una fuente de recursos de la compa?¨ªa", y "usar herramientas que simplifiquen el entorno de las hojas de c¨¢lculo". "La reducci¨®n en la complejidad", contin¨²a, "deber¨ªa reducir autom¨¢ticamente el porcentaje de errores".