?Viva la fiesta!

Event Management es la aplicaci¨®n de las mejores pr¨¢cticas de gesti¨®n al dise?o, organizaci¨®n y el desarrollo de actos y eventos tanto sociales como profesionales. Las empresas cada vez organizan m¨¢s eventos para comunicarse y relacionarse con sus diferentes stakeholders: empleados, clientes, proveedores, accionistas, etc¨¦tera.

La gesti¨®n de eventos incluye estudios previos de las particularidades de la empresa, de sus productos y servicios y de sus marcas, la identificaci¨®n de los p¨²blicos y audiencias a los que se quiere llegar, el dise?o del concepto del evento, la planificaci¨®n log¨ªstica y la coordinaci¨®n t¨¦cnica de todos los aspectos del acto a desarrollar.

El desarrollo de los eventos profesionales como un sector industrial espec¨ªfico significa que su gesti¨®n debe ser tratada de forma rigurosa. De hecho, cada vez m¨¢s actos y eventos tienen mayor impacto tanto en las empresas que los organizan como en los asistentes a los mismos y la propia comunidad en general.

Los especialistas en gesti¨®n de eventos dise?an actos en funci¨®n de los objetivos que persigue la empresa

El concepto evento abarca desde la organizaci¨®n de un campeonato mundial deportivo hasta la de una convenci¨®n, una presentaci¨®n o un desayuno de trabajo para un reducido n¨²mero de personas. Cada vez m¨¢s empresas e instituciones organizan eventos de alg¨²n tipo y tama?o.

La gesti¨®n de eventos se considera cada vez m¨¢s por parte de las empresas como una de las herramientas estrat¨¦gicas de marketing y comunicaci¨®n. Desde los aniversarios y lanzamientos de productos hasta las conferencias de prensa y convenciones de clientes, las empresas dise?an y llevan a cabo eventos promocionales para comunicarse con sus p¨²blicos internos y externos, como trabajadores, clientes reales, potenciales y proveedores.

Los especialistas en la gesti¨®n de eventos dise?an y llevan a cabo una gran variedad de actos corporativos en funci¨®n de los objetivos que persiguen las empresas. Pueden ser estrictamente corporativos (conferencias de prensa, reuniones y convenciones), lanzamientos de producto (road shows e inauguraciones) o acontecimientos especiales como conciertos o premios.

Las empresas pueden tener este tipo de especialistas en sus n¨®minas u optar por la contrataci¨®n de empresas especializadas que les resuelvan todos y cada uno de los problemas del evento; desde su dise?o y conceptualizaci¨®n creativa hasta el desarrollo de las particularidades log¨ªsticas y t¨¦cnicas.

?Es mejor organizar el evento desde la propia empresa o contratar a una agencia especializada en este tipo de tareas? Las ventajas de la segunda opci¨®n son: 1. La agencia, por su especialidad, presentar¨¢ m¨¢s ideas para que el evento se adapte mejor a los p¨²blicos de la empresa y a los objetivos de ¨¦sta. 2. Por su experiencia, conseguir¨¢ mejores precios y descuentos de los distintos proveedores, lo que abaratar¨¢ el coste total del evento. Las agencias pueden cobrar una cantidad por la totalidad del evento o unos honorarios por su dise?o y gesti¨®n, separando los gastos a los que haya que hacer frente.

El gestor de eventos es la persona que planifica y lleva a cabo el evento. Debe ser un experto que a¨²ne creatividad, conocimientos t¨¦cnicos, log¨ªsticos, de marketing y de comunicaci¨®n. Esto puede incluir el dise?o, la producci¨®n audiovisual, el presupuesto, la log¨ªstica y la negociaci¨®n con todos y cada uno de los proveedores.

La gesti¨®n de eventos es una industria incipiente en Espa?a pero de enorme potencial en una econom¨ªa de mercado en pleno crecimiento. Los eventos deben ser una herramienta de ventas donde es posible y deseable vender los mensajes de los clientes que buscan una repercusi¨®n medi¨¢tica del evento que cree notoriedad de marca y consiga posicionar el producto para vender en un segmento de la audiencia muy determinado. Desde el punto de vista de la educaci¨®n todav¨ªa no existe en nuestro pa¨ªs una buena oferta formativa para que los futuros gestores de eventos puedan formarse adecuadamente.

Pablo Anto?anzas es socio fundador de Comunica + A.