El papeleo no debe frenar a una empresa

El ingeniero mec¨¢nico y aeroespacial Wernher von Braun (1912-1977) est¨¢ considerado como uno de los padres de la conquista del espacio. Contratado por la NASA tras la Segunda Guerra Mundial, fue el dise?ador jefe del Saturno V, el cohete en el que viajaron los primeros seres humanos que pisaron la Luna. En cierta ocasi¨®n, unos periodistas le preguntaron por los avances del proyecto lunar. Con su sorna habitual, el alem¨¢n nacionalizado norteamericano les dijo: "Nuestros dos principales problemas son la gravedad y el papeleo. Podemos derrotar a la gravedad, pero a veces el papeleo es abrumador".

Von Braun no es el primero ni el ¨²ltimo profesional competente o incluso brillante en su ¨¢rea de especialidad que se siente intimidado por esa faceta m¨¢s burocr¨¢tica de su trabajo. Y sin embargo, es una parte tan importante como inevitable. "No conozco ninguna funci¨®n o puesto que no requiera alguna labor administrativa. Ni siquiera un director general se libra de tener que gestionar informaci¨®n y de trasladarla a alg¨²n soporte, ya sea en papel o en formato digital", se?ala Fernando Guijarro, director general de Gesti¨®n del Talento de Hudson.

Cumplimentar una hoja de gastos, despachar las horas de facturaci¨®n a un cliente, meter datos en un CRM, un informe, un reporte... El d¨ªa a d¨ªa de un trabajador est¨¢ cuajado de tareas administrativas que son imprescindibles para la buena marcha de la organizaci¨®n. Aunque quiz¨¢ ¨¦l no las viva ni como las m¨¢s lucidas ni como las m¨¢s apetecibles del mundo. "La percepci¨®n de que sustraerle dedicaci¨®n a las labores nucleares para atender a la burocracia es hacer un mal uso de nuestro tiempo est¨¢ muy extendida. Muchos profesionales piensan que el papeleo es algo que solo sirve para consumo interno, pero que, en realidad, no aporta valor a su trabajo", explica Juan San Andr¨¦s, consultor de organizaci¨®n y direcci¨®n.

Para Mar¨ªa Jos¨¦ Fraile, directora de Recursos Humanos de Meta4, detr¨¢s de esa alergia a la burocracia hay una p¨¦rdida de perspectiva por parte de muchos profesionales. "Olvidan el prop¨®sito de esa parte del trabajo, el para qu¨¦ se hace", indica. Fernando Guijarro coincide y habla de la necesidad de emprender una ardua labor educativa. "Si cuando empezamos a trabajar alguien se tomara la molestia de explicarnos la importancia de contar con informaci¨®n fiable para la toma de decisiones, o nos advirtiera de las sanciones a las que se expone la empresa si se falla en una cuesti¨®n sometida a cumplimiento normativo, seguramente luego nos tomar¨ªamos m¨¢s en serio el papeleo", razona.

Puestas una al lado de la otra, entre una hora de un comercial experimentado o de un socio de consultor¨ªa dedicada a trabajo administrativo o la misma hora facturada a un cliente, se dir¨ªa que no hay color en t¨¦rminos de rentabilidad. Sin embargo, reflexiona Juan San Andr¨¦s, se trata de una comparaci¨®n enga?osa. "Porque sin las tareas administrativas la m¨¢quina empresarial pronto empezar¨¢ a dar problemas, no se sabr¨¢ qu¨¦ se ha facturado y qu¨¦ no, cu¨¢nto tiempo se invierte en cada actividad, la planificaci¨®n se har¨¢ imposible, no se podr¨¢n dimensionar bien los equipos ni presupuestar... ?Y cu¨¢nto vale eso? ?M¨¢s o menos que la hora de trabajo de ese profesional?".

Aun as¨ª, en las empresas no faltan "estrellas" que piensan que ellos ya se han comido suficientes celdas de Excel en esta vida y que ya no est¨¢n para "cuestiones menores", as¨ª que tratar¨¢n de endos¨¢rselas a otros. San Andr¨¦s cree que su ejemplo es nocivo, ya que perpet¨²a un esquema muy peligroso. "Cuando un profesional s¨¦nior descarga en otro m¨¢s joven todo o parte de su trabajo administrativo, le est¨¢ enviando un mensaje muy claro: 'Esto es poco importante, as¨ª que, cuando seas t¨² el veterano, b¨²scate un pardillo que te lo haga".

Hay quien alega razones productivas para defender esa pr¨¢ctica. Y algunas veces, con raz¨®n. La frontera entre "delegar" y "encasquetar" es, a veces, difusa. "No se trata de pasar marrones, sino de ser m¨¢s eficaz. Habr¨¢ tareas administrativas que se podr¨¢n delegar en otras personas, pero algunas no queda m¨¢s remedio que hacerlas uno mismo, porque de lo contrario se puede perder informaci¨®n importante por el camino", advierte Guijarro.

En el extremo opuesto, Alberto Blanco, director general de Grupo Actual, recuerda que tambi¨¦n hay empleados que se esconden detr¨¢s de mover papeles, olvidando que el trabajo burocr¨¢tico se realiza para servir a otros y a la organizaci¨®n. "Llegan a creer que el papeleo es un fin en s¨ª mismo, que su prop¨®sito es justificar su puesto de trabajo".

Seg¨²n Blanco, cada cual tiende a darle importancia a una funci¨®n o responsabilidad en la medida en la que depende de ¨¦l. "Si yo estoy trayendo continuamente ingresos a la empresa, no me vengas con temas administrativos porque creer¨¦ que es un trabajo que aporta poco. En cambio, un auditor o alguien de compliance se llevar¨¢ las manos a la cabeza si ve un impreso mal cumplimentado. No se trata ni de una cosa ni de la otra. Hay que buscar un tipo de burocracia ¨¢gil, que sea una herramienta de apoyo, que est¨¦ bien armada pero que no frene el talento ni el desempe?o de las personas".

La tecnolog¨ªa puede contribuir a racionalizar los procesos burocr¨¢ticos. "Porque te permite agilizar y automatizar tareas. Te ayuda a gestionar los datos, a manejar variables. As¨ª, t¨² puedes centrarte en el an¨¢lisis y en la parte de ese informe en la que realmente puedes aportar valor", destaca Fraile. Eso s¨ª, puntualiza Fernando Guijarro, la digitalizaci¨®n es un aliado extraordinario, pero no la panacea. "El big data no va a librarnos de meter datos. Al contrario, m¨¢s que nunca, se necesitar¨¢ a alguien que alimente a la bestia".