?Qu¨¦ saben las empresas de m¨ª? La justicia europea reconoce el derecho de los ciudadanos a reclamarles la entrega de todos los datos que tengan sobre ellos

La inmensa cantidad de datos que poseen las empresas es m¨¢s accesible para los ciudadanos tras la importante sentencia del Tribunal de Justicia de la UE (TJUE) que refuerza el derecho a obtener una copia de sus datos personales.

La justicia europea -ante la cuesti¨®n prejudicial planteada por un tribunal de Austria- considera que las empresas est¨¢n obligadas a entregar al ciudadano que ejerce el derecho de acceso a su informaci¨®n una ¡°reproducci¨®n aut¨¦ntica e inteligible de todos sus datos¡±.

Tras esta reciente decisi¨®n (acceda aqu¨ª a la sentencia del TJUE), todo ciudadano tiene derecho a obtener una copia con los documentos enteros o los extractos de bases de datos que contengan su informaci¨®n personal. El acceso a esta informaci¨®n permite al interesado ejercer efectivamente los derechos que le confiere el Reglamento General de Protecci¨®n de Datos (RGPD) como son, entre otros, los de oposici¨®n, cancelaci¨®n, rectificaci¨®n¡­

?El responsable del tratamiento de ficheros debe transmitir los datos personales en forma de cuadro sint¨¦tico o entregar documentos enteros y extractos de bases de datos donde se reproduce la informaci¨®n del usuario? Ante este conflicto, el TJUE se muestra favorable a la entrega de documentos o extractos completos y establece el contenido y el alcance del derecho de acceso a la informaci¨®n del ciudadano.

La justicia europea ha dictaminado que los ciudadanos tienen derecho a obtener del responsable del tratamiento de ficheros una ¡°copia¡± de sus datos personales. Esto implica que se entregue al interesado una reproducci¨®n aut¨¦ntica e inteligible de todas sus rese?as.

Los jueces consideran que el acceso a la ¡°copia¡± otorga al interesado el derecho a obtener una reproducci¨®n aut¨¦ntica de todos sus datos personales objeto de tratamiento, ¡°entendido en un sentido amplio¡±.

Este derecho de acceso incluye obtener una reproducci¨®n de extractos de documentos, incluso documentos enteros, o extractos de bases de datos que contengan informaci¨®n del interesado. Ya no vale la pr¨¢ctica de muchas empresas de remitir una lista resumida de los datos personales del ciudadano.

Obligaciones de las empresas

Con esta sentencia las empresas y responsables de tratamiento de datos est¨¢n obligados a realizar nuevas gestiones sobre la informaci¨®n de los ciudadanos. As¨ª deben facilitar al interesado toda la informaci¨®n solicitada de forma concisa, transparente, inteligible y de f¨¢cil acceso. Adem¨¢s se proporcionar¨¢ con un lenguaje claro y sencillo.

El env¨ªo de la copia debe realizarse por escrito o por otros medios, inclusive, si procede, por medios electr¨®nicos, a menos que el interesado solicite que se facilite verbalmente. La informaci¨®n entregada debe reproducir de forma ¨ªntegra y aut¨¦ntica los datos personales que se tengan del ciudadano.

En caso de conflicto entre el derecho de acceso pleno y completo a los datos personales y los derechos o libertades de terceros, el Tribunal de Justicia considera que procede efectuar una ponderaci¨®n entre las libertades en conflicto.

Siempre que sea posible, la empresa debe optar por formas de comunicaci¨®n de datos personales que no vulneren los derechos o libertades de otros, pero teniendo en cuenta que esas ponderaciones no deben tener como resultado la negativa a prestar toda la informaci¨®n al interesado.

Otros derechos del ciudadano

La normativa de protecci¨®n de datos permite que el ciudadano pueda ejercer ante el responsable del tratamiento de ficheros los derechos de acceso, rectificaci¨®n, oposici¨®n, supresi¨®n y derecho al olvido.

El ejercicio de todos estos derechos es gratuito y las solicitudes deben responderse en el plazo de un mes, aunque teniendo en cuenta la complejidad y n¨²mero de solicitudes, se puede prorrogar el plazo otros dos meses m¨¢s, aseguran desde la Agencia Espa?ola de Protecci¨®n de Datos (AEPD).

S¨®lo si las solicitudes son manifiestamente infundadas o excesivas (como puede ser su car¨¢cter repetitivo) el responsable del fichero podr¨¢ cobrar un canon proporcional a los costes administrativos soportados o negarse a actuar.

Estos derechos se pueden ejercer directamente o por medio de un representante legal (como un abogado) o voluntario.

El derecho de acceso a los datos personales ¨Cahora reforzado por la justicia europea- es el que abre la puerta al ejercicio del resto de facultades, (aqu¨ª puede descargarse modelo para solicitar datos personales de la AEPD).

El ejercicio del derecho de rectificaci¨®n faculta al ciudadano a obtener la correcci¨®n de sus datos personales que sean inexactos o a completar los que falten sin dilaci¨®n indebida del responsable del tratamiento.

El derecho de oposici¨®n supone que se puede oponer ante el responsable que realice un tratamiento de los datos personales en dos supuestos.

Si el objeto de tratamiento est¨¢ basado en una misi¨®n de inter¨¦s p¨²blico o en el inter¨¦s leg¨ªtimo (incluido la elaboraci¨®n de perfiles) el responsable dejar¨¢ de tratar los datos salvo que acredite motivos imperiosos que prevalezcan sobre los derechos del interesado o para la formulaci¨®n del ejercicio o la defensa de reclamaciones.

Si el tratamiento tiene como finalidad la mercadotecnia directa (incluida tambi¨¦n la elaboraci¨®n de perfiles)los datos personales dejar¨¢n de ser tratados para dichos fines.

El derecho de supresi¨®n se puede ejercitar, entre otros, cuando los datos personales ya no son necesarios para los fines que fueron recogidos, se retira el consentimiento prestado para su tratamiento o los datos personales han sido tratados il¨ªcitamente.

El RGPD al regular esta facultad la conecta con el derecho al olvido, obligando a suprimir todo enlace o copias o r¨¦plicas de los datos suprimidos. No es un derecho ilimitado y se rechaza la supresi¨®n cuando el tratamiento sea necesario para el ejercicio de la libertad de expresi¨®n e informaci¨®n, para el cumplimiento de una obligaci¨®n legal¡­

Derechos nuevos

La jurisprudencia de los tribunales espa?oles y europeos han ido perfilando y a?adiendo nuevos derechos a los tratamientos de datos.

El derecho a la limitaci¨®n del tratamiento consiste en obtener la suspensi¨®n de los datos personales cuando se impugne su exactitud durante el plazo que el responsable pueda verificarloso cuando el ciudadano se haya opuesto al tratamiento de sus datos personales que el responsable realiza en base al inter¨¦s leg¨ªtimo o misi¨®n de inter¨¦s p¨²blico, mientras aquel verifica si estos motivos prevalecen sobre los del ciudadano.

El derecho a la portabilidad refuerza el control de la informaci¨®n personal, de forma que cuando el tratamiento se efect¨²e por medios automatizados, el ciudadano reciba sus datos personales en un formato estructurado, de uso com¨²n, de lectura mec¨¢nica e interoperable, y pueda transmitirlos a otro responsable del tratamiento, siempre que el tratamiento se legitime en base al consentimiento o a la ejecuci¨®n de un contrato. No se puede aplicar cuando el tratamiento sea necesario para el cumplimiento de una misi¨®n de inter¨¦s p¨²blico.

El derecho a no ser objeto de decisiones individuales automatizadas garantiza que el usuario no sea objeto de una decisi¨®n basada ¨²nicamente en el tratamiento de sus datos, incluida la elaboraci¨®n de perfiles, que produzca efectos jur¨ªdicos sobre ¨¦l o le afecte significativamente.

La elaboraci¨®n de perfiles analiza o predice aspectos relacionados con el rendimiento en el trabajo, situaci¨®n econ¨®mica, salud, las preferencias o intereses personales, fiabilidad o el comportamiento. Este derecho no ser¨¢ aplicable cuando sea necesario para la celebraci¨®n de un contrato o cuando el tratamiento de datos se fundamente en el consentimiento prestado previamente. Sin embargo, el responsable del fichero debe garantizar el derecho del ciudadano a obtener la intervenci¨®n humana, expresar su punto de vista e impugnar la decisi¨®n.