Declaraci¨®n de la Renta obligatoria para los aut¨®nomos, ?qu¨¦ gastos puedo deducir y cu¨¢les no?

La modificaci¨®n aprobada por el Gobierno en 2022 para hacer progresiva la forma de cotizar en la Seguridad Social ha tenido varias implicaciones que perduran hasta el d¨ªa de hoy. Una de las consecuencias de esa medida, que empez¨® a entrar en vigor de forma escalonada a comienzos de enero de 2023 y que terminar¨¢ de aplicarse en 2025, es que ahora, si el contribuyente est¨¢ dado de alta en el RETA en alg¨²n momento del a?o, hay que hacer la declaraci¨®n de forma obligatoria, sin importar cantidades m¨ªnimas como s¨ª suced¨ªa antes. Esto se justifica porque de ella beber¨¢n posteriormente los datos de la Seguridad Social. Una declaraci¨®n de un aut¨®nomo y de un asalariado es muy diferente y m¨¢s complicada en el caso del trabajador por cuenta propia. Esto se debe, entre otras cosas, a que hay que desglosar cu¨¢nto se ha ingresado y cu¨¢nto se ha gastado por la actividad profesional. En este ¨²ltimo punto, en el de los gastos en los que se ha incurrido, es posible introducir partidas que ayuden a rebajar la factura fiscal, pero hay que hacerlo con cuidado. Esto es lo que dicen los expertos sobre las declaraciones de la Renta para aut¨®nomos. A continuaci¨®n, encontrar¨¢s consejos y claves.

?Qu¨¦ pasa si no hago la declaraci¨®n teniendo que hacerla?

Si nunca antes se ha presentado, puede ser tentador por un momento seguir sin hacerlo por la simple inercia y por evitar el engorro que supone. Mala idea. En este art¨ªculo de la campa?a del a?o pasado se explica en detalle qu¨¦ sucede en funci¨®n de si sale a devolver o a ingresar y tambi¨¦n, dependiendo de si se presenta fuera de plazo de forma voluntaria o si, por el contrario, es Hacienda la que se da cuenta y exige al contribuyente que la presente. Sin tener en cuenta las habituales reducciones por conformidad o pronto pago, las multas por no presentar pueden ir desde los 100 euros en el caso de menor gravedad (a devolver y entregada de forma voluntaria, pero tarde) a tener que pagar un 150% m¨¢s intereses en el peor supuesto (a ingresar, con meses de retraso o a?os de retraso y cuando la Agencia Tributaria considera que se ha ocultado de forma deliberada).

?Qu¨¦ hay de nuevo este a?o para los aut¨®nomos?

¡°Todos tienen la obligaci¨®n de presentar la declaraci¨®n de la Renta¡±, responde Paula Urcera, Head of Tax de TaxDown, cuando se le pregunta que ha cambiado para los aut¨®nomos este a?o. ¡°El a?o pasado modificaron el sistema de cotizaci¨®n de aut¨®nomos a una f¨®rmula progresiva como el IRPF pero con la cuota de la Seguridad Social. ?Cu¨¢l es el problema de esto? Que tiene que ajustarse de alguna forma y la f¨®rmula escogida fue hacerlo a trav¨¦s de la declaraci¨®n de la Renta¡±, explica la experta.

Adem¨¢s de la susodicha obligatoriedad, hay cambios de calado en otras cuestiones. El principal es en la potencial reducci¨®n que se pueden aplicar los aut¨®nomos para pagar menos a Hacienda. Los conocidos como gastos de dif¨ªcil justificaci¨®n. Esto es un porcentaje que la Agencia Tributaria permite reducir al beneficio (ingresos-gastos) de la actividad profesional. Han pasado dos cosas. De un lado, en el r¨¦gimen de estimaci¨®n directa simplificada, ha aumentado al 7% desde el 5% del a?o anterior. Esto permite que los aut¨®nomos paguen menos por esos gastos dif¨ªciles de justificar. En el lado opuesto, en el r¨¦gimen de estimaci¨®n objetiva, el conocido como sistema de m¨®dulos, la reducci¨®n que permite el fisco ha bajado. Seg¨²n explica la propia Agencia Tributaria, los aut¨®nomos que iban por m¨®dulos pod¨ªan reducir el 15%, en 2023, podr¨¢n hacerlo el 10%.

?Qu¨¦ tener en cuenta al hacer la declaraci¨®n siendo aut¨®nomo?

Conviene tener en mente una serie de factores si se quiere hacer la declaraci¨®n siendo aut¨®nomo. Lo primero que hay que tener claro es qu¨¦ hay de diferente respecto a la declaraci¨®n de un asalariado.

¡°B¨¢sicamente, a efectos fiscales, hay dos factores determinantes¡±, enumera Albert Sagu¨¦s, socio responsable de Fiscal en RSM. ¡°El asalariado no puede esconder ni un euro del salario percibido ya que la empresa que se lo paga lo declara todo. En segundo lugar, el asalariado puede deducir poqu¨ªsimos gastos, y adem¨¢s los mismos ya los conoce Hacienda (con la Cuota Obrera que paga el empleado) y alg¨²n otro como ser¨ªan los de Colegiaci¨®n Obligatoria, cuota de afiliaci¨®n a Sindicatos, defensa jur¨ªdica (con l¨ªmites). Por el contrario, el aut¨®nomo puede desgravar aquellos gastos necesarios para realizar su actividad y que, anticipo para evitar sorpresas, ser¨¢ un concepto que Hacienda revisar¨¢ de forma estricta para evitar que el aut¨®nomo tenga la tentaci¨®n de poner gastos no permitidos en su Renta para rebajar su carga fiscal¡±, profundiza.

Por su parte, Urcera, hace hincapi¨¦ en que la principal diferencia es que en el caso del aut¨®nomo Hacienda no tiene todos los datos. ¡°La informaci¨®n de su actividad que aparece en los datos fiscales no es ajustada. Ellos si prestan servicio a otros aut¨®nomos, los otros aut¨®nomos tienen la obligaci¨®n de reportarlo a Hacienda y entonces s¨ª les aparecen las facturas por la prestaci¨®n de servicios o bienes en los datos fiscales. Pero cuando prestan servicios a un ciudadano que no es aut¨®nomo, el se?or no va a ir a Hacienda a decirle que ha comprado esto a un aut¨®nomo y a entregar la retenci¨®n¡±, resume.

¡°Siempre los aut¨®nomos tienen que irse a su libro de registro de actividad para calcular los ingresos que han obtenido y los gastos que han soportado para reportarlos en la declaraci¨®n de la renta. Adem¨¢s deben de ir en l¨ªnea con lo que han ido reportando trimestre a trimestre. Luego, en la renta lo reportas de forma anual y ajustas. Los aut¨®nomos deben llevar un seguimiento mucho m¨¢s exhaustivo a lo largo del a?o y en la declaraci¨®n que un asalariado. Al final, en el caso de un asalariado, su empresa reporta a Hacienda durante el a?o y sobre todo respecto a sus ingresos del trabajo¡±, a?ade la experta.

De esta forma, esa tentaci¨®n de darle a enviar el borrador sin comprobar nada es a¨²n m¨¢s peligrosa si cabe en el caso de los aut¨®nomos, ya que Hacienda no tiene todos los datos en ocasiones y cuando faltan, la culpa no recae sobre Hacienda, sino sobre el contribuyente por no haber incluido fielmente sus ingresos. Y hablando de ingresos...

?Estimaci¨®n objetiva (por m¨®dulos) o directa?

Hay dos grandes reg¨ªmenes para aut¨®nomos. Son la forma en la que se informa a Hacienda de lo que se ha ganado con la actividad. Muy resumidamente. En una, en la estimaci¨®n directa (ya sea del tipo normal o simplificada), el aut¨®nomo tributa por lo que ha ganado realmente y debe incluir todos los ingresos y gastos correspondientes. En la estimaci¨®n objetiva, el aut¨®nomo paga impuestos en funci¨®n a unos baremos predefinidos. Esto significa que introduce una serie de datos y autom¨¢ticamente, Hacienda da una estimaci¨®n de cu¨¢nto ha ganado en base a ellos. En este caso, el aut¨®nomo no paga impuestos en funci¨®n de lo que haya ganado de verdad, sino con base en esos baremos. Este r¨¦gimen, el de estimaci¨®n objetiva, est¨¢ en el punto de mira de la Agencia Tributaria y solo est¨¢ permitido para una serie de actividades econ¨®micas que con el paso de los a?os se ha ido reduciendo. Un aut¨®nomo no puede estar en los dos reg¨ªmenes a la vez, y si renuncia voluntariamente al que actualmente usa en virtud del otro, debe esperar un tiempo para volver al anterior. En este enlace, Hacienda detalla cu¨¢les son exactamente las actividades que pueden tributar por m¨®dulos.

¡°Hay un tipo de actividades que te permiten tributar por m¨®dulos. En vez de por actividad real, lo hacen por categor¨ªas. Por ejemplo. Un bar en este r¨¦gimen no pagar¨ªa en funci¨®n de sus beneficios reales, si no por la longitud de la barra y el n¨²mero de mesas. No todas las actividades pueden tributar por m¨®dulos. Cada vez intentan que se ajuste m¨¢s a los ingresos reales que a una estimaci¨®n. Es otro mecanismo de c¨¢lculo y desde la Agencia tienden a favorecer que los aut¨®nomos tributen por lo que realmente ganan en vez de por m¨®dulos¡±, afirma Ucera.

¡°Si bien, si se est¨¢ en el r¨¦gimen de m¨®dulos es m¨¢s sencillo de introducir todo en la declaraci¨®n¡±, describe la experta. ¡°Metes tu actividad, una serie de par¨¢metros y te olvidas. Lo que pasa es que no siempre sale a cuenta. Si tienes un bar muy grande con 100 mesas pero no va nadie va a tributar m¨¢s de lo que le corresponder¨ªa realmente. Era un poco el juego que hab¨ªa con esto. Si te va bien tributas por m¨®dulos porque as¨ª sale menos pero por otro lado si no es el caso, es mejor el sistema de tributaci¨®n por estimaci¨®n directa simplificada¡±, resume.

Otra diferencia. Esta vez, entre el r¨¦gimen de estimaci¨®n directa normal y el de estimaci¨®n directa simplificada. El de simplificada tiene esos gastos de dif¨ªcil justificaci¨®n fijados este a?o de tal forma que permiten reducirse un 7% de los beneficios. En el de estimaci¨®n directa normal, no existe como tal ese 7%, sino que hay que incluir los gastos que se consideren relacionados con la actividad.

?Qu¨¦ gastos puedo deducir siendo aut¨®nomo?

Adem¨¢s de los de dif¨ªcil justificaci¨®n en el caso de la estimaci¨®n directa simplificada, los aut¨®nomos tienen derecho a deducirse una serie de gastos afectos a su actividad econ¨®mica. La l¨®gica que subyace a esta posibilidad es la de incluir en la declaraci¨®n aquellos costes que han tenido que soportar fruto del desempe?o de su actividad. Con otras palabras. Los gastos que han tenido que hacer para poder tener ingresos. La idea est¨¢ clara, no as¨ª su concreci¨®n exacta, ya que es algo que puede estar sujeto a interpretaciones y ser todo un foco de problemas con el fisco si se hace a lo loco. Con ellos es posible rebajar la factura fiscal, pero seg¨²n dicen los expertos, hay que hacerlo con sentido com¨²n y sin abusar. Hacienda explica que adem¨¢s, se debe tener la factura y, por otro lado, debe aparecer recogido en las cuentas trimestrales si las hubiera.

Ejemplos de gastos potencialmente deducibles. Amortizaciones, compra de mercader¨ªa para la posterior venta, combustible en el caso de profesionales del transporte (taxistas, transportistas), gastos de viaje (por ejemplo, en caso de comerciales), adquisici¨®n de libros, suscripci¨®n a revistas profesionales, gastos de asistencia a cursos, conferencias, congresos, etc., relacionados con la actividad. Los expertos advierten que se debe ir con pies de plomo ya que Hacienda cada vez est¨¢ siendo m¨¢s restrictiva.

¡°Ahora mismo la pol¨ªtica de la Agencia Tributaria es restringir determinados gastos entendiendo que el elemento que se usa en la actividad es susceptible de uso privado. El caso m¨¢s paradigm¨¢tico es la gasolina de los coches. Por ejemplo, un aut¨®nomo que usa una furgoneta para llevar sus herramientas. Como la Agencia Tributaria considera que la furgoneta es susceptible de uso privado, no dejan deducir nada por la gasolina de esa furgoneta. Los m¨®viles es otro caso paradigm¨¢tico. Como es susceptible de ser usado para llamadas privadas, todo lo que sea susceptible de uso privado no permiten deducirte ni un euro. Un ordenador presumen que est¨¢ afecto al 100% a la actividad. Hay casos extremos que s¨ª que permiten deducir gasolina, por ejemplo, en el caso de taxistas o transportistas. Entendemos que muchos casos sean susceptibles de uso privado, pero al menos deber¨ªan permitir deducir un porcentaje¡±, dice Ricardo Perpi?¨¢n Girol, Secretario de ASEFIGET.

¡°Los aut¨®nomos pueden desgravar todos aquellos gastos necesarios para su actividad, e insisto, a riesgo de ser reiterativo: para evitar un conflicto, no est¨¢ de m¨¢s anotar en cada gasto, el motivo por el cual se ha generado (aparcamiento para ir a una reuni¨®n de trabajo y breve explicaci¨®n, comida con cliente identificando a los comensales, si el aut¨®nomo ha invitado, etc.) Tambi¨¦n pueden desgravar los gastos proporcionales de su domicilio si trabajan desde casa. Para ello, es importante tener el domicilio dado de alta como domicilio de la actividad en Hacienda (declaraci¨®n censal 036) y prorratear en base a metros cuadrados, el agua, luz, gas, conexi¨®n de internet etc. Tambi¨¦n recientemente se ha abierto la opci¨®n a desgravar los gastos vestuario en el caso de trajes y corbatas, pero recomendar¨ªa la m¨¢xima prudencia y sentido com¨²n a la hora de poner este tipo de gastos. Un mono de mec¨¢nico no me preocupar¨ªa, pero un bolso, una corbata, unos zapatos de vestir, siempre generar¨¢n conflicto, y la justificaci¨®n de los mismos ser¨¢ clave¡±, asevera Sagu¨¦s.

Sobre deducir gastos del hogar. Tomando literalmente un ejemplo que da Hacienda. La vivienda habitual de un contribuyente tiene 100 metros cuadrados. El contribuyente afecta a la actividad econ¨®mica que desarrolla 40 metros cuadrados. Los gastos anuales por suministros ascienden a 5.000 euros.

Proporci¨®n de la vivienda habitual afecta: 40/100 = 40%

Porcentaje de deducci¨®n: 30% x 40% = 12%

Gastos deducibles: 5.000 € x 12% = 600€

Otra v¨ªa que identifica Sagu¨¦s para reducir la factura. ¡°Para el caso de aut¨®nomos, la mejor v¨ªa para reducir su carga fiscal es utilizar las aportaciones a planes de pensiones. La reforma de los planes de pensiones rebaj¨® el l¨ªmite de aportaci¨®n a los mismos a 1.500 euros anuales para asalariados y aut¨®nomos, pero estos ¨²ltimos pueden aportar hasta 4.250 euros adicionales a los llamados plan de empleo simplificados que les pueden ayudar a rebajar su factura fiscal¡±.

Muy importante: no olvidarse de otros apartados de la declaraci¨®n

Con tanto foco en la parte de la actividad econ¨®mica, puede ocurrir que se descuiden otras. Conviene estar muy alerta tambi¨¦n en lo referente a la base del ahorro en el caso de haber llevado a cabo inversiones como dep¨®sitos bancarios, compra de acciones, de criptoactivos, letras del Tesoro o haber obtenido cualquier inter¨¦s o rendimiento fruto de una inversi¨®n. En este art¨ªculo se detalla c¨®mo se incluyen y c¨®mo abaratar la factura del ahorro con el sistema de compensaci¨®n de p¨¦rdidas.

Si se ha vendido una vivienda y se ha ganado dinero con ello, hay que incluirlo como ganancia patrimonial. Si se ha sufrido un timo o una estafa y se puede justificar, se puede incluir como p¨¦rdida patrimonial.

En el caso de haber recibido alguna subvenci¨®n o ayuda en 2023, tambi¨¦n hay que incluirla en la declaraci¨®n de la Renta y depende de que ayuda sea, va en un apartado u en otro. Por ejemplo. Si el aut¨®nomo percibe una ayuda o subvenci¨®n ligada con el desarrollo de su actividad econ¨®mica, como para comprar maquinaria o un local, se incluyen en el rendimiento de actividades econ¨®micas. Si esa misma persona ha percibido ayudas para rehabilitar una vivienda habitual, se incluye en ganancias patrimoniales sin transmisi¨®n previa.

Dada la complejidad que puede llegar a revestir la declaraci¨®n de un aut¨®nomo, los expertos coinciden un¨¢nimemente en recomendar acudir a gestores profesionales, tanto para evitar errores a la hora de declarar los ingresos, como para no pagar de m¨¢s por no incluir todas las deducciones y reducciones posibles. ¡°Revisa bien la documentaci¨®n del a?o. Haz bien las cuentas. Reporta bien los ingresos que has tenido, los gastos que has soportado. Que sean gastos deducibles. No olvidar las deducciones para todo el mundo ya que tambi¨¦n pueden aplicarse en su caso. E importante. Contar con ayuda si es necesario. Son declaraciones complejas. E incluso en el caso de que sean sencillas la gente se le olvida incluir deducciones a las que tiene derecho. Es un tr¨¢mite complejo, que hacemos una vez al a?o, con lo que compensa buscar ayuda¡±, aconseja Urcera.

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