Secretarias, la mano derecha del poder
EN EL verano de 2015 la sede de Bankinter era un hervidero. El singular edificio de ladrillo rojo, dise?ado por Rafael Moneo, fue testigo de m¨²ltiples reuniones. Se respiraba la atm¨®sfera de las grandes ocasiones. El banco estaba a punto de realizar la mayor operaci¨®n corporativa en sus 50 a?os de historia. El 2 de septiembre se puso fin a semanas de tensi¨®n con el anuncio de la compra del negocio de Barclays en Portugal. Una inversi¨®n de casi 100 millones de euros que Mar¨ªa Julia Rodr¨ªguez vivi¨® muy de cerca. Como secretaria de Mar¨ªa Dolores Dancausa, consejera delegada del banco, tuvo que manejar con mimo su agenda para que pudiera concentrarse solo en los aspectos importantes de la transacci¨®n. Desde filtrar llamadas a reservar salas, pasando por la coordinaci¨®n entre diferentes departamentos, ella tambi¨¦n puso su grano de arena en la adquisici¨®n. ¡°Son momentos de gran intensidad y carga de trabajo. Todo debe salir bien y no hay que dejar ning¨²n cabo suelto¡±, explica.
Resolutivas, discretas, formadas y con un sexto sentido para interpretar estados de ¨¢nimo y situaciones, las asistentes de alta direcci¨®n constituyen un poder f¨¢ctico en muchas empresas. No resulta f¨¢cil sonsacarles detalles. Como si hubiesen hecho un voto de silencio. ¡°Ver, o¨ªr y callar¡±, resume Mar¨ªa Julia Rodr¨ªguez. Est¨¢n habituadas a decir ¡°no¡± con la mejor de las sonrisas. Sin embargo, si escribiesen sus memorias, estas ser¨ªan muy jugosas. Basta observar qu¨¦ pasa en JPMorgan, uno de los mayores bancos del mundo. En la oficina de Madrid se cuecen grandes operaciones empresariales (opas, fusiones, salidas a Bolsa¡) y se gestionan algunas de las principales fortunas del pa¨ªs. Al leer los peri¨®dicos por la ma?ana, Cristina O?ate, de 51 a?os, secretaria de Ignacio de la Colina, presidente para Espa?a y Portugal del banco estadounidense, comprueba que algunas de las noticias que publican las ha vivido muy de cerca.
Ellas son el dique de contenci¨®n ante la avalancha de peticiones, y a veces les toca hacer de malas de la pel¨ªcula.
Cuando Mar¨ªa Claudia Londo?o, presidenta de la Asociaci¨®n del Secretariado Profesional (ASPM), les dijo a sus padres que quer¨ªa dedicarse a esta profesi¨®n, ¡°casi les tengo que dar las sales por la decepci¨®n que se llevaron¡±. Luego la ayudaron y sufragaron sus estudios de secretariado internacional en EE UU. Buena parte de su carrera la desarroll¨® trabajando para la c¨²pula de Telef¨®nica, y ahora, con la libertad que le concede el paso del tiempo, reconoce abiertamente el mando en plaza de las secretarias. ¡°?Si somos la mano derecha del poder? Absolutamente. F¨ªjese hasta qu¨¦ punto: yo ten¨ªa un jefe que cada vez que se mencionaba a alguien en una reuni¨®n lo primero que hac¨ªa era mirarme a ver qu¨¦ cara pon¨ªa. Era tal lo que le llegaba a condicionar que tuve que aprender a ser inexpresiva. No mov¨ªa ni un m¨²sculo¡±.
Poco tiene que ver este perfil con el estereotipo de la secretaria sumisa, sin valor a?adido, enamorada plat¨®nicamente del jefe, ¡°que no habla, siempre atenta, diciendo nada¡±, como cantaba el grupo Mocedades en la d¨¦cada de los setenta. La profesi¨®n ha evolucionado mucho, se ha modernizado y ha ido ganando competencias. Son un eslab¨®n importante en el engranaje de las empresas. Sin embargo, con el paso de los a?os hay una cosa que no ha cambiado: sigue siendo un trabajo desempe?ado mayoritariamente por mujeres.
La ASPM calcula que solo en un 2% de los casos el asistente de direcci¨®n es un hombre. ?Las causas? Algunas secretarias consultadas sugieren con iron¨ªa que es as¨ª porque solo las mujeres pueden hacer varias cosas a la vez, aunque en el fondo subyacen tics que destilan cierto machismo en el empresariado patrio. El primero es que entre los directivos a¨²n hay un dominio apabullante de varones y estos se sienten m¨¢s c¨®modos si tienen a una mujer como asistente. Por otro lado, muchos hombres no acaban de ver en este puesto una salida profesional como cualquier otra, lo minusvaloran. ¡°Es una actividad que les resulta poco interesante, aunque eso est¨¢ empezando a cambiar¡±, indica Cristina Parera, ejecutiva del Instituto de Secretariado Europeo. ¡°Quiz¨¢ las mujeres tenemos una sensibilidad distinta para llevar determinados temas y la intuici¨®n femenina suele funcionar mejor¡±, corrobora Maite Obradors, secretaria del presidente del Real Autom¨®vil Club de Catalu?a (RACC), Josep Mateu. ¡°Pero si un hombre tuviese voluntad real de trabajar en ese campo, no tendr¨ªa ning¨²n problema¡±.
Escribir a m¨¢quina y hablar ingl¨¦s eran hace a?os los requisitos b¨¢sicos (y casi ¨²nicos) para ingresar en este gremio. Ahora, el cat¨¢logo de competencias es mucho m¨¢s amplio. Hay asistentes de direcci¨®n con licenciatura o diplomatura, otras que han hecho un curso de secretariado internacional y tambi¨¦n hay quien ha realizado el grado t¨¦cnico superior incluido en el programa de formaci¨®n profesional. ¡°Aparte de la formaci¨®n acad¨¦mica, resulta clave contar con habilidades sociales y de comunicaci¨®n¡±, asegura Cristina Parera. ¡°Muchos problemas vienen por ah¨ª. Al fin y al cabo, las cuestiones t¨¦cnicas se van aprendiendo, pero la capacidad de entender y empatizar con otras personas es innata¡±.
Los directivos, especialmente los de las grandes multinacionales, sufren una agenda endiablada. Reuniones, llamadas, viajes, comidas, actos de representaci¨®n¡ Todo el mundo quiere hablar con el primer ejecutivo y nadie asume que lo suyo puede esperar. Como si de un controlador a¨¦reo se tratara, las secretarias buscan economizar los esfuerzos de sus jefes, dejando aterrizar propuestas y desviando otras. Adem¨¢s de todas las gestiones log¨ªsticas, les toca ser el dique de contenci¨®n ante la avalancha de peticiones que llegan al despacho. En su mano queda, muchas veces, rechazarlas o posponerlas. ¡°Se trata de una labor dif¨ªcil y poco agradecida. Debes aprender a decir que no y eso te hace aparecer como la mala de la pel¨ªcula. Pero es tu trabajo¡±, se?ala Clara Lamana, de 40 a?os, secretaria de Rosa Garc¨ªa, presidenta de Siemens en Espa?a.
Valen m¨¢s por lo que callan que por lo que cuentan. Est¨¢n al tanto de todos los entresijos de la organizaci¨®n, pero deben evitar filtraciones. Y no solo al exterior. ¡°En nuestro trabajo es muy importante la confianza, que el jefe sepa que no le vamos a fallar. Para lograr esta relaci¨®n es indispensable la discreci¨®n m¨¢s absoluta¡±, explica Mar¨ªa Julia Rodr¨ªguez. Desde su atalaya privilegiada, poseen un term¨®metro. Conocen en todo momento el estado de ¨¢nimo del primer ejecutivo y, muchas veces, tambi¨¦n saben los motivos de su humor. Tienen muy claro qu¨¦ es urgente, qu¨¦ es importante y qu¨¦ puede esperar. ¡°La psicolog¨ªa juega un papel vital en nuestro trabajo¡±, reconoce Lamana. ¡°Sabemos evaluar las diferentes situaciones. La intuici¨®n y la experiencia nos ayudan a priorizar y a saber tratar a las personas seg¨²n el d¨ªa que tengan. Estamos aqu¨ª para facilitarles la vida¡±.
La relaci¨®n que se establece entre la secretaria y el directivo es muy estrecha. Pasan muchas horas a escasos metros y se conocen casi sin mirarse. Por eso cuando un ejecutivo encuentra una buena secretaria no la suelta. Si le ascienden, suele ir con ella a su nuevo destino; si se marcha de la empresa, trata de llev¨¢rsela. Son como un puerto seguro al que agarrarse en los momentos de tempestad. A pesar de esta relaci¨®n de dependencia y al hecho de compartir momentos buenos, malos y regulares, todas las personas consultadas tienen claro que no hay que sobrepasar ciertos l¨ªmites. ¡°En mi caso es una relaci¨®n estrictamente profesional, nunca de amistad¡±, asegura Cristina O?ate. ¡°Es un trato que debe basarse en el respeto mutuo, la confianza y la comunicaci¨®n¡±.
Hace apenas 20 a?os las secretarias viv¨ªan en una situaci¨®n de aislamiento casi total. No pod¨ªan despegarse de la mesa para evitar que una llamada importante se perdiera, y se desplazaban all¨ª donde estuviese el directivo como si fuesen su sombra. Los avances tecnol¨®gicos han cambiado por completo estas din¨¢micas. Ahora trabajan en equipo, tanto en empresas privadas como en las p¨²blicas. Coordinan reuniones del consejo de administraci¨®n, visitas y presentaciones, y organizan, vali¨¦ndose de los m¨¢s avanzados sistemas de videoconferencias, reuniones internacionales. Eso exige un contacto permanente con las diferentes ¨¢reas de negocio. ¡°La digitalizaci¨®n ha permitido que los procesos sean mucho m¨¢s r¨¢pidos, y el acceso a la informaci¨®n, m¨¢s ¨¢gil¡±, explica Maite Obradors. ¡°Podemos hacer cambios en la agenda o dar salida a cualquier petici¨®n en tiempo real¡±.
Los avances tecnol¨®gicos, sin embargo, tambi¨¦n tienen su cara b. La amenaza para las secretarias se llama ahora smartphone. La tecnolog¨ªa, como ocurre con otras profesiones, tambi¨¦n tiene aqu¨ª un impacto disruptivo. Muchos jefes pueden llevar a cabo ellos mismos, bien para ahorrar tiempo, bien para asegurarse una mayor privacidad, cometidos que antes quedaban en manos de los asistentes. Los tel¨¦fonos o los relojes inteligentes permiten autogestionarse desde el correo hasta el cierre de citas en la agenda. ?Desaparecer¨¢ con el tiempo esta figura? ¡°Va a extinguirse la secretaria mediocre, la que puede ser sustituida por un ordenador¡±, se?ala Mar¨ªa Claudia Londo?o. ¡°Pero nunca aquella con mano izquierda, orientada a resultados. Evidentemente, nuestra labor ya no es escribir a m¨¢quina, pero s¨ª podemos ser nosotras las que elaboremos informes o coordinemos un equipo para que lo haga¡±.
Las nuevas tecnolog¨ªas tienen un impacto disruptivo y van a hacer desaparecer la figura de la secretaria convencional.
Las secretarias m¨¢s veteranas recuerdan c¨®mo, en sus comienzos, las jornadas laborales pr¨¢cticamente transcurr¨ªan ¡°de sol a sol¡±. Su horario depend¨ªa del que tuviese el jefe. Eso ha cambiado en parte y, al menos en las grandes organizaciones, un pool de profesionales atiende las interminables jornadas de trabajo de los directivos. Sobre el papel todo est¨¢ planificado, pero siempre surgen cambios de ¨²ltima hora. ¡°Debes ser resolutivo¡±, argumenta Mar¨ªa Julia Rodr¨ªguez. ¡°Yo he tenido la suerte de que todos mis jefes me han dado mucha autonom¨ªa para llevar el d¨ªa a d¨ªa sin pedirles permiso. Tu puesto es importante para que haya una comunicaci¨®n fluida entre la direcci¨®n y el resto de la entidad. Si t¨² parases un proceso a la espera de que tu jefe te d¨¦ el visto bueno, todo ir¨ªa muy lento¡±.
El trabajo de las secretarias es tan importante como invisible. El primer apag¨®n que sufre esta profesi¨®n es estad¨ªstico. No hay cifras oficiales. La encuesta de poblaci¨®n activa incluye este gremio en la categor¨ªa ¡°administrativos y otras actividades auxiliares de las empresas¡±. Si tenemos en cuenta los ¨²ltimos datos del Instituto Nacional de Estad¨ªstica, bajo esta etiqueta ¨Cque abarca m¨¢s profesiones que el secretariado¨C se incluir¨ªan en Espa?a 85.000 personas. En cuanto a salarios, la media del sector se sit¨²a entre los 20.000 y 30.000 euros anuales, pero una profesional de alta direcci¨®n en una multinacional puede duplicar estas cifras. Tambi¨¦n est¨¢n fuera del foco en cuanto al reconocimiento p¨²blico. Est¨¢n acostumbradas a trabajar en un segundo plano. Si se equivocan, el fallo se nota mucho; pero si aciertan, no suele destacarse su labor. Lo tienen asumido, dicen. ¡°Es una profesi¨®n din¨¢mica, interesante y poco rutinaria¡±, concluye Clara Lamana. ¡°Siempre aprendes cosas nuevas y est¨¢s en contacto con gente muy diferente, lo que es muy enriquecedor¡±.
Mar¨ªa Julia Rodr¨ªguez, su profesi¨®n, apagar fuegos
La banca telef¨®nica es una de las principales canteras de Bankinter. Mucha gente que empieza en este departamento desarrolla luego su carrera profesional en otras ¨¢reas del banco. Es el caso de Mar¨ªa Julia Rodr¨ªguez. Desde hace a?o y medio es la secretaria de la consejera delegada, Mar¨ªa Dolores Dancausa. Antes lo hab¨ªa sido del presidente, Pedro Guerrero (al que se refiere todav¨ªa como ¡°don Pedro¡±). Dice que no hay diferencias importantes por tener un jefe hombre o mujer. Rodr¨ªguez define su departamento como un gabinete. Han establecido un protocolo para que en el traspaso de poderes que realizan cada d¨ªa no se pierda nada de informaci¨®n. Naci¨® en Colombia y all¨ª estudi¨® Administraci¨®n de Empresas. Despu¨¦s de trabajar como ejecutiva de cuentas en una compa?¨ªa papelera se traslad¨® a Espa?a para cursar un MBA. Al finalizar el posgrado ingres¨® en Bankinter. Una buena asistente de direcci¨®n debe ser, insiste, organizada y met¨®dica. Este af¨¢n por tenerlo todo bajo control la lleva a clasificar los asuntos que llegan a sus manos con tres etiquetas: urgentes, importantes y normales. Cuando el tema es urgente, el superior debe saberlo ¡°tenga tiempo o no¡±. Rodr¨ªguez sigue a rajatabla el consejo que le dio una compa?era al principio de su carrera: ¡°Nunca hay que ocultar nada. Es mejor que te rega?en por algo que has hecho que por algo que has dejado de hacer. Disfruto resolviendo marrones, como llaman ustedes aqu¨ª a los problemas. Estoy apagando fuegos todo el d¨ªa y eso me resulta estimulante¡±.
Cristina O?ate, en el centro del negocio
Lo suyo fue una vocaci¨®n temprana. Cristina O?ate curs¨® estudios de secretariado internacional, y complet¨® su formaci¨®n con idiomas e inform¨¢tica. Su primer trabajo fue en una multinacional americana de refrescos, donde estuvo tres a?os. Con la experiencia adquirida se postul¨® para una vacante que ofrec¨ªan en JPMorgan. De eso hace ya 27 a?os y ah¨ª sigue, a los 51, ahora como secretaria del m¨¢ximo responsable de la entidad en Espa?a y Portugal, Ignacio de la Colina. Cuando lleg¨® no sab¨ªa la magnitud del grupo en el que empezaba a trabajar. La oficina que el banco ten¨ªa en ese momento en Madrid era bastante peque?a. ¡°Fui a Londres durante una semana para trabajar en un proyecto y ah¨ª me di cuenta del barco en el que me hab¨ªa subido¡±. Casi tres d¨¦cadas en uno de los mayores bancos del mundo le han permitido adquirir conocimientos sobre el mundo financiero. ¡°Es muy importante conocer el negocio para el que trabajas. Te ayuda a dar prioridad a los temas¡±. La secretaria del presidente es muchas veces la primera toma de contacto que un cliente tiene con la compa?¨ªa. A lo largo de los a?os ha trabajado con muchos banqueros, lo que la ha ayudado a ser bastante pragm¨¢tica. ¡°Aprendes a manejarte en diferentes escenarios y a adaptarte a distintas formas de trabajar. Al final, nuestra misi¨®n es que el directivo se pueda centrar en lo importante¡±. Recuerda con cari?o cuando JPMorgan puso en marcha el comit¨¦ de filantrop¨ªa. ¡°Fue gratificante contribuir a un proyecto que ofrece ayuda a la comunidad¡±.
Clara Lamana, la guardiana de la agenda
Clara Lamana tiene 40 a?os y fue una de esas j¨®venes que salieron de Espa?a para vivir nuevas experiencias en otro pa¨ªs. En su caso, el destino fue Alemania. All¨ª empez¨® a trabajar como secretaria en el departamento comercial de una empresa local, en la que permaneci¨® cinco a?os. Su manejo del alem¨¢n y la experiencia adquirida le permitieron, a su regreso, encontrar un empleo como asistente de un directivo germano. Esta vinculaci¨®n con el pa¨ªs centroeuropeo todav¨ªa contin¨²a, ya que desde hace 11 a?os desarrolla su carrera en Siemens. En este gigante, con negocios que abarcan desde la industria hasta la salud, pasando por el desarrollo digital, empez¨® trabajando para el responsable del ¨¢rea de recursos humanos y desde 2011 es la secretaria de presidencia. En la actualidad es la guardiana de la agenda de Rosa Garc¨ªa. ¡°Mi jornada empieza a primera hora de la ma?ana¡±, explica. ¡°Mientras vengo a la oficina escucho las noticias. Es muy importante estar bien informada. Si la presidenta est¨¢ en Madrid, lo primero que hago es repasar el d¨ªa con ella y revisar temas pendientes¡±. Cuando habla de su trabajo, Lamana lo describe con entusiasmo; lo que m¨¢s le gusta es que es muy din¨¢mico, no hay dos jornadas iguales. Y m¨¢s con los cambios tecnol¨®gicos. M¨¢s que una formaci¨®n espec¨ªfica, Lamana cree que una buena secretaria debe reunir una serie de requisitos personales como el sentido de la responsabilidad, la flexibilidad para adaptarse a todo tipo de entornos y grandes dosis de psicolog¨ªa. ¡°Hay que tener un sexto sentido para saber qu¨¦ temas son importantes hoy, a qu¨¦ hay que dar prioridad¡±.
Maite Obradors, compenetraci¨®n m¨¢xima
Maite naci¨® hace 44 a?os en Barcelona. Empez¨® la carrera de Empresariales. Solo estuvo un a?o y decidi¨® marcharse a Escocia para perfeccionar su ingl¨¦s y estudiar secretariado internacional. Con solo 22 a?os empez¨® a trabajar. Su primer empleo fue como secretaria del director general en una empresa de transportes. Aunque aprendi¨® mucho, el sector le parec¨ªa un poco ¡°hostil¡± y decidi¨® probar suerte en otras compa?¨ªas. A trav¨¦s de los anuncios de empleo publicados en la prensa particip¨® en varios procesos de selecci¨®n y finalmente fue fichada por el Real Autom¨®vil Club de Catalu?a (RACC). Era octubre de 1997 y su primer destino fue ser la secretaria de Josep Mateu, entonces director general. Han pasado casi 20 a?os, Obradors sigue en la instituci¨®n y contin¨²a siendo la sombra de su primer jefe, ahora presidente de la entidad. ¡°Despu¨¦s de tantos a?os juntos, la compenetraci¨®n es m¨¢xima. S¨¦ qu¨¦ necesita en cada momento casi sin hablar con ¨¦l. Su m¨¢xima es que el ¨¦xito est¨¢ en el cuidado de los detalles, y yo he hecho m¨ªa esa filosof¨ªa¡±. La confianza es capital en este trabajo y, a pesar de convivir profesionalmente tanto tiempo con la misma persona, Obradors asegura que su relaci¨®n nunca ha traspasado la barrera de la amistad. ¡°Es una relaci¨®n cordial, pero estrictamente profesional. Me ha funcionado bien as¨ª¡±. Aparte del manejo de idiomas, en su opini¨®n una buena secretaria debe ser, por encima de todo, resolutiva. ¡°Hay que encontrar siempre la mejor opci¨®n para cada situaci¨®n. En ocasiones, no podemos contactar con nuestro jefe y hay que evitar que las cosas urgentes se demoren¡±.
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