Plataformas colaborativas: objetivo, acabar con el correo electr¨®nico

El fin del email se lleva vaticinando casi desde que naci¨®. Todav¨ªa nada ha conseguido acabar con ¨¦l pero las aplicaciones colaborativas en el trabajo amenazan con limitar su uso al ¨¢rea personal. Las plataformas como Slack y Trello facilitan la asignaci¨®n de tareas, la comunicaci¨®n y el intercambio de documentos de forma inmediata y ordenada, sin perderte en hilos eternos y distintas conversaciones que tienes que localizar para volver a encontrar un dato concreto. Aunque el uso de estas herramientas se populariza por momentos y ya hay empresas que trabajan sin emails internos, el correo electr¨®nico sigue siendo un hueso dif¨ªcil de roer.

Los correos son un medio de comunicaci¨®n omnipresente, tanto a nivel organizativo como personal. Un informe del instituto McKinsey Global revela que los empleados dedican el 30% de la semana de trabajo a leer, escribir o responder emails. La investigaci¨®n hasta la fecha asegura que el correo electr¨®nico puede ocasionar sobrecarga cognitiva, generada por la falta de claridad de las solicitudes, el trabajo que se exige y las malas estrategias de gesti¨®n, adem¨¢s de las distracciones constantes cada vez que tienes un mensaje nuevo. "Sentir que los correos se acumulan genera un estr¨¦s latente, una sensaci¨®n constante de que siempre tenemos tareas sin hacer", explica Tom¨¢s Rodr¨ªguez, psic¨®logo laboral.

Estos fueron algunos de los motivos que llevaron a Thierry Breton, CEO de la tecnol¨®gica Atos, a promover una din¨¢mica de trabajo de email cero en su compa?¨ªa. En 2011, Breton se propuso eliminar por completo el correo interno y durante los ¨²ltimos seis a?os ha trabajado en crear una red social exclusiva para su empresa que agiliza la comunicaci¨®n y hace que los empleados se sientan "mucho m¨¢s productivos y colaborativos". Esta nueva red permite que los trabajadores puedan ponerse al d¨ªa de los mensajes a su ritmo y proporciona una plataforma pensada espec¨ªficamente para comunicaci¨®n en grupo.

A pesar de las desventajas que recalcan algunos expertos y de casos de ¨¦xito como el de Atos, el correo electr¨®nico sigue siendo el modo de comunicaci¨®n principal en las oficinas. Pero herramientas como Slack ya le est¨¢n recortando distancias. La plataforma creada por Stewart Butterfield, el mismo que ide¨® Flickr, premite crear chats de grupos ¡ªuno por cada departamento o secci¨®n¡ª, intercambiar documentos, informaci¨®n de ¨²ltima hora e incluso hacer conferencias con v¨ªdeo. Est¨¢ pensado para intercambios de informaci¨®n r¨¢pidos y flexibles que necesitan llegar a mucha gente. Seg¨²n datos de la compa?¨ªa, ya tienen casi seis millones de usuarios activos a la semana.

Los expertos aseguran que el ¨¦xito de Slack reside en que ha sabido satisfacer la necesidad de transmitir mensajes cortos y urgentes sin tener que crear una nueva conversaci¨®n para cada peque?o asunto. Un estudio del Yahoo Lab y del Instituto de Ciencias de la Informaci¨®n de la University of Southern California analiz¨® 187 millones de correos y encontr¨® que la mayor¨ªa de las respuestas no pasaron de las cinco palabras y que casi todos estaban por debajo de las 43. Las cadenas de emails acababan convirti¨¦ndose en un chat interminable y Slack se propone como una alternativa donde tener estas conversaciones.

"Historia real: Spark Camp ha estado funcionando internamente sin utilizar correo electr¨®nico durante seis semanas gracias a Slack".

Con menos de cuatro a?os de vida, se ha convertido en la herramienta principal de comunicaci¨®n interna de muchas empresas, hasta el punto de que una encuesta realizada por la propia compa?¨ªa indica que sus usuarios han reducido en un 50% el uso del correo electr¨®nico. "Es la aplicaci¨®n que nuestros usuarios tienen abierta junto con la tarea que est¨¦n realizando. En tu otra ventana puedes tener Google Docs, Salesforce, Excel, lo que sea, pero Slack es lo ¨²nico que tendr¨¢s abierto todo el d¨ªa si quieres hablar con alguien de tu equipo", explica Stewart Butterfield, su creador, en una entrevista reciente.

Una de las ventajas que los expertos se?alan de las herramientas de trabajo colaborativo ¡ªcomo Slack¡ª es que todos los mensajes que encuentras ah¨ª son exclusivamente de la empresa y de las personas con las que trabajas. El uso de correo electr¨®nico se ha desvirtuado en los ¨²ltimos a?os: hace una d¨¦cada, la mayor¨ªa de los emails que recib¨ªas eran de otro ser humano; ahora, algunos estudios estiman que hasta el 90% son mensajes de bots, como publicidad, recibos, nuevos seguidores de Twitter, comentarios de Facebook y registros. Por eso es f¨¢cil que las bandejas de entrada se hayan convertido en un t¨®tum revol¨²tum.

Una periodista del peri¨®dico de Dallas tuitea: "La redacci¨®n cuando Slack se ha ca¨ªdo".

Las plataformas colaborativas van ganando adeptos porque aligeran las bandejas de entrada y reducen el tr¨¢fico de correo electr¨®nico. Introducen una forma compartida y ordenada de trabajar e invitan a pasar de un ¨¢mbito personal ¡ªmi equipo, mi documento, mi correo¡ª al ¨¢mbito del equipo ¡ªnuestro proyecto, nuestra documentaci¨®n, nuestras deliberaciones¡ª. Su objetivo es incrementar la productividad de los grupos de trabajo utilizando una tecnolog¨ªa que facilite las interacciones. En el teletrabajo, estas herrramientas son un punto clave para que los trabajadores se relacionen como si compartiesen un mismo entorno f¨ªsico. Con todo, los datos recuerdan que el correo electr¨®nico es un gigante dif¨ªcil de matar: el a?o pasado Gmail cruz¨® la barrera de los mil millones de usuarios activos al mes.