Saber decir que no es b¨¢sico para ser productivo

El consejo que nos suelen dar cuando tenemos muchas cosas que hacer es priorizar: primero lo urgente y lo importante y despu¨¦s lo dem¨¢s hasta completar tus tareas. Pero, aunque suele ser un buen comienzo, llega un momento de tu carrera en que eso no es suficiente porque la lista de cosas que hacer es tan larga que ni siquiera priorizando llegar¨¢s a hacerlas todas. Por eso, algunos expertos recomiendan sumar un paso m¨¢s a esta ecuaci¨®n: aprender a decir que no a las cosas a las que sabes que no podr¨¢s llegar. Pero antes es imprescindible darte cuenta precisamente de que hay tareas a las que no podr¨¢s llegar.

Ordenar por importancia todos los quehaceres que tienes pendientes implica que sigues pensando que todos merecen tu tiempo y atenci¨®n y que es solo cuesti¨®n de horas y esfuerzo completarlos. Clientes que esperan que est¨¦s disponible, otros empleados que necesitan que les atiendas y resuelvas sus inquietudes, una bandeja de entrada repleta de mensajes de estas mismas personas (y de tantas otras) y una lista interminable de tareas pendientes. Para agravar esta situaci¨®n, es importante hacer tiempo para tu familia y amigos, hacer ejercicio y otras necesidades personales.

Nuestro tiempo y recursos mentales ¡ªcomo la atenci¨®n¡ª son finitos y limitados. Llegar¨¢ un punto en que las demandas laborales te abrumen y no podr¨¢s satisfacerlas, da igual cu¨¢nto tiempo inviertas o cu¨¢nto te esfuerces. Esta situaci¨®n laboral puede llevarte a sentir malestar psicol¨®gico como estr¨¦s o la sensaci¨®n de que siempre vas a estar demasiado ocupado e incluso pensamientos que afecten a tu autoestima como "no soy capaz de acabar con todo".

Para llegar a ser realmente productivos, sobre todo cuando comienzan a ascender, los trabajadores deben entender la necesidad de elegir no hacer algunas de sus tareas. La clave es filtrar, delegar, aprender a decir que no. Es necesario ignorar activamente el gran n¨²mero de obligaciones que no son suficientemente importantes para dedicarles nuestros recursos y entender que tomar estas decisiones tambi¨¦n forma parte del puesto de mando en el que nos encontramos.

• Ya, pero ?eso c¨®mo se hace?

Lo primero es aprender a cambiar el punto de vista para que los pensamientos que nos suelen agobiar ¡ª"tengo mucho por hacer y pocos recursos para resolverlo"¡ª no se conviertan en estr¨¦s. "Deber¨ªamos cambiar nuestra perspectiva y entender la bandeja de entrada a rebosar, la lista interminable, la fila de personas que esperan a ser atendidas como signos de que la gente quiere nuestro tiempo y atenci¨®n", explica Ed Batista, coach e instructor en la Escuela de Postgrado de Negocios de Stanford en HBR. "No buscamos una bandeja de entrada puesta al d¨ªa, sino vac¨ªa de todos los mensajes verdaderamente importantes. No necesitamos llevar a cabo todas las conversaciones pendientes, sino que no haya personas verdaderamente importantes con las que a¨²n no hayamos hablado".

Para poder filtrar en estas situaciones hay algo esencial: tenemos que tomar decisiones. Decidir qui¨¦n y qu¨¦ es m¨¢s importante o urgente y qu¨¦ cosas delegamos o retrasamos. Esto implica un aspecto emocional que est¨¢ vinculado con la responsabilidad de tomar estas decisiones. "Filtrar tiene un aspecto emocional muy importante, no solo es cognitivo", explica Batista. Ignorar activamente las cosas y decir que no a las personas genera una gama de emociones que influyen en nuestras elecciones y comportamiento. "Esto es precisamente lo que hace tan dif¨ªcil filtrar", a?ade. Ser consciente de estas emociones es el primer paso para aprender a gestionarlas.

Batista tambi¨¦n recomienda cambiar las herramientas que utilizamos para gestionar nuestro trabajo. Gastamos grandes cantidades de energ¨ªa en gestionar el tiempo y la productividad personal.? Uno de los puntos en el que los expertos est¨¢n de acuerdo es en que hay que dejar de llamar gestionar el tiempo a lo que en realidad deber¨ªa ser gestionar el flujo de trabajo, es decir, descubrir c¨®mo de productivo puedes ser, c¨®mo se estructuran las tareas, c¨®mo se sincronizan y c¨®mo fluye la informaci¨®n. Jordan Cohen, otro experto en productividad y autor del libro Make time for the work that matters lo compara con la comida: "No es lo mismo hacer dieta que estar sano". De la misma forma, puedes prestar m¨¢s atenci¨®n a la gesti¨®n del tiempo que est¨¢s haciendo y no por eso ser m¨¢s productivo. La clave est¨¢ en ser consciente de que no puedes llegar a todo y decidir qu¨¦ tareas atiendes y cu¨¢les no.