?Teletrabajo a causa del coronavirus?: herramientas (y otras cosas) a tener en cuenta

La crisis por el coronavirus est¨¢ implantando a marchas forzadas el teletrabajo. Este lunes, la Comunidad de Madrid y la ciudad de Vitoria han recomendado incorporarlo en las empresas que puedan. Para llevarlo a cabo son tan necesarias las aplicaciones (tecnolog¨ªa) como adoptar nuevos procedimientos. Estas son algunas de las posibilidades.

Dispositivos

Para trabajar desde casa tenemos que contar, como es l¨®gico, con un ordenador lo suficientemente potente. La posibilidad m¨¢s recomendada por los expertos para llevar a cabo estas tareas es implementar una conexi¨®n VPN (virtual private network), que te permita crear una red local sin necesidad de que sus integrantes est¨¦n f¨ªsicamente conectados entre s¨ª, sino a trav¨¦s de Internet.

El acceso abierto a la red propia de una empresa a trav¨¦s de Internet no es aconsejable desde el punto de vista de la seguridad, dado que incluso si el acceso est¨¢ protegido con una contrase?a, esta podr¨ªa ser detectada en un punto de acceso wifi p¨²blico, por ejemplo. Una red VPN, en cambio, reduce el riesgo, ya que permite proteger el acceso con una conexi¨®n cifrada, de modo que el trabajador tendr¨ªa el mismo acceso que si estuviera presencialmente en la oficina.

Comunicaci¨®n

La comunicaci¨®n resulta b¨¢sica en estas circunstancias. Para ello, el mercado ofrece diversas herramientas que facilitan el contacto (casi) presencial. Una de las m¨¢s extendidas es Slack, una plataforma que permite crear chats de grupos ¡ªuno por cada departamento o secci¨®n¡ª, intercambiar documentos e incluso hacer conferencias con v¨ªdeo. Est¨¢ pensado para intercambios de informaci¨®n r¨¢pidos que necesitan llegar a mucha gente sin tener que crear una nueva conversaci¨®n para cada peque?o asunto. Permite, adem¨¢s, la integraci¨®n con Google Drive, HubSpot, Twitter, Dropbox o Skype. Microsoft cuenta con su herramienta Teams. La compa?¨ªa, adem¨¢s, ofrece una suscripci¨®n gratuita de seis meses.

Tambi¨¦n est¨¢ la propuesta de Yac, una startup que acaba de cerrar una ronda de financiaci¨®n de 1,5 millones de d¨®lares (1,3 millones de euros) que propone el intercambio de archivos de audio, al estilo de los mensajes de voz de WhatsApp. Algo as¨ª como una versi¨®n remozada del walkie talkie.

Existen otras opciones, como Spike, que no requiere crear una cuenta y trabaja sobre la propia cuenta de correo electr¨®nico. Rocket Chat es una alternativa gratuita a Slack de c¨®digo abierto. Este software de mensajer¨ªa se lanz¨® en 2016 y cuenta con numerosos miembros dentro de la comunidad de desarrolladores de GitHub.

Otro rival de Slack es Flock, una aplicaci¨®n de mensajer¨ªa de origen indio, en plena expansi¨®n internacional, que tras abordar el mercado de Estados Unidos aterriz¨® en enero de 2017 en Espa?a y el Reino Unido y el pasado marzo en Rusia y Brasil, siempre con versiones en el idioma respectivo de cada uno de esos pa¨ªses. La herramienta asegura que su interfaz de usuario es ¡°mucho m¨¢s simple, limpia e intuitiva¡± que la de su principal competidor.

Gesti¨®n

La comunicaci¨®n no lo es todo, tambi¨¦n tenemos que gestionar de alguna manera el flujo de trabajo. Hay herramientas de gesti¨®n de proyectos como Asana, que permite compartir y almacenar informaci¨®n en l¨ªnea, tachar y crear tareas o enviar y recibir feedback. Tambi¨¦n est¨¢n las Google Apps, un conjunto de aplicaciones cloud ideadas para el trabajo en l¨ªnea. Trello es otra de las alternativas preferidas. Es un software y una aplicaci¨®n para m¨®vil basados en el m¨¦todo Kanban, un sistema japon¨¦s que propone ir paso a paso: tarea propuesta, tarea en ejecuci¨®n, tarea ejecutada. Funciona bajo un modelo freemium y funciona a partir de tableros y tarjetas.

Tambi¨¦n har¨¢ falta llevar un control de los horarios. Para eso pueden ser de utilidad herramientas como Toggl, que sirve para apuntar las horas de trabajo, analizarlas y reorganizarlas si alguien est¨¢ desbordado. Para controlar el horario tambi¨¦n sirve Cucorent.

De cuando en cuando se har¨¢n necesarias las reuniones. La herramienta m¨¢s usada para encuentros y entrevistas de trabajo a distancia sigue siendo Skype, propiedad de Microsoft, si bien comienzan a imponerse otras alternativas como Hangouts, Jitsi, ooVoo, Zoom Meeting, GoToMeeting y Meet de Hangouts.

Existen tecnolog¨ªas, como las que ofrece Virtway, una empresa espa?ola que crea mundos en 3D con realidad virtual para llevar a cabo cursos de formaci¨®n o celebrar una conferencia con compa?eros de cualquier parte del mundo sin abandonar el puesto de trabajo.

Procedimientos

Mucho m¨¢s importante que la tecnolog¨ªa que se use, son los procedimientos que se sigan, seg¨²n apuntan todos los expertos. Entre los factores clave est¨¢n la gesti¨®n de los horarios y tiempos con los teletrabajadores. Es necesario encontrar momentos para las labores individuales y grupales, la medici¨®n del rendimiento de los empleados con el equipo de trabajo y el establecimiento claro de las tareas que corresponden. Pero tambi¨¦n los tiempos l¨ªmite para llevarlas a cabo y las reglas que deben acatar los miembros de cada grupo. Por lo general, las tareas remotas se asignan por objetivos.

Los expertos, adem¨¢s, recomiendan la existencia del llamado e-l¨ªder (el jefe virtual). Suya ser¨¢ la tarea de dise?ar, planificar, delegar, comunicar, gestionar el trabajo y evaluar resultados. La alternativa, que la distancia haga que cada trabajador trabaje a distintas velocidades o con distintos criterios.

Por lo general, conviene que el teletrabajador separe los espacios de convivencia familiar de su responsabilidad laboral, de modo que se logre establecer l¨ªmites entre el trabajo y lo personal.