Estas ¡®apps¡¯ pueden ayudar a ser m¨¢s productivos y a ahorrar tiempo

Es probable que m¨¢s de una vez se haya propuesto hacer ejercicio de forma habitual, aprender un idioma para el que nunca ha tenido tiempo o dejar de fumar. Tambi¨¦n lo es que se haya planteado alcanzar una mayor productividad en el d¨ªa a d¨ªa, pero no haya sabido por d¨®nde empezar. Hay herramientas tecnol¨®gicas al alcance de todos los usuarios que ayudan a hacer un seguimiento de esos objetivos diarios y que, al ofrecer un espacio donde apuntar las tareas del d¨ªa o los objetivos de la semana de una forma ordenada y atractiva visualmente, facilitan alcanzar las metas. Estas propuestas est¨¢n pensadas para llevar un control exhaustivo de lo que se hace cada d¨ªa (alguna incluso permite cronometrar el tiempo invertido en cada tarea), para recoger en listas tem¨¢ticas todo lo que est¨¢ pendiente o incluso para que el usuario se sienta obligado a cumplir con lo que se ha propuesto y rinda cuentas ante la herramienta.

Para poner la vida en orden

Notion es un gestor de proyectos y, a la vez un espacio, para tomar notas. Estas herramientas suelen estar enfocadas al trabajo en equipo, pero muchos usuarios las utilizan para organizar su d¨ªa a d¨ªa, tanto en el plano profesional como en el personal. Este gestor es un todo en un uno que el usuario puede dise?ar desde cero y elegir la disposici¨®n de los apartados, las fotograf¨ªas de fondo, poner etiquetas a los documentos, proyectos e ideas, establecer un nivel de prioridad de cada tarea, a?adir una lista de reproducci¨®n para escuchar mientras la herramienta est¨¦ abierta, poner en marcha un temporizador, insertar un calendario y listas de tareas o a?adir enlaces. Las diferentes plantillas y apartados permiten tener en un mismo espacio (pero clasificados y de forma independiente) contenidos que nada tienen que ver unos con otros, pero que abarcan distintos planos del d¨ªa a d¨ªa. Por ejemplo, puede haber una p¨¢gina para las tareas del trabajo, otro para los viajes, otro para las listas de la compra y otro para los gastos mensuales, cada espacio espec¨ªfico con su propio dise?o y caracter¨ªsticas.

Si crear estos espacios desde cero abruma al usuario, puede plantearse pagar por plantillas ya organizadas y customizarlas partiendo de esa base. Tambi¨¦n resulta de utilidad consultar las instrucciones que ofrece Notion en su p¨¢gina web y los tutoriales de otros usuarios para tener referencias y tomar ideas.

La versi¨®n personal de Notion es completamente gratuita y las que hay para grupos tanto peque?os como de grandes empresas son de pago. Se puede utilizar desde el navegador o a trav¨¦s de las aplicaciones para el tel¨¦fono m¨®vil o para el escritorio del ordenador, tanto de Windows como de iOS.

La lista de ¡®por hacer¡¯ por excelencia

Esta herramienta, llamada Todoist, pretende que los usuarios alcancen la tranquilidad que puede conllevar la organizaci¨®n y la satisfacci¨®n de ir tachando tareas hasta completar todo lo que debe hacerse cada d¨ªa. Su interfaz resulta intuitiva y el usuario puede comenzar a usarla sin mayores complicaciones en cuanto descarga la aplicaci¨®n. En ella, puede establecer una fecha de vencimiento y un nivel de prioridad de las tareas, programar recordatorios y clasificarlas en el d¨ªa actual o en pr¨®ximas fechas, adem¨¢s de personalizar filtros y ordenarlas en distintos espacios de trabajo, como uno personal y otro de equipo. Si se comparte un proyecto con m¨¢s personas, pueden dejar comentarios, pero tambi¨¦n se puede compartir una sola tarea y asign¨¢rsela a otra persona. Para entornos de trabajo resulta ¨²til tambi¨¦n que pueden reenviarse correos electr¨®nicos a la aplicaci¨®n y a?adirlos como tareas o comentarios.

Todoist incorpora un panel para comprobar las tendencias de productividad, de forma que se crean gr¨¢ficos con las tareas completadas en los ¨²ltimos d¨ªas o semanas. Adem¨¢s, todas las tareas quedan almacenadas y archivadas, por lo que pueden comprobarse en el futuro si resulta necesario. Tambi¨¦n puede vincularse con otras aplicaciones, como de calendarios, asistentes de voz, navegadores o servicios de correo electr¨®nico, para ganar eficiencia en el trabajo diario. La aplicaci¨®n est¨¢ disponible para diversos navegadores, tel¨¦fonos m¨®viles e incluso relojes inteligentes y de forma gratuita, aunque para hacer uso de algunas de las caracter¨ªsticas (y de las b¨¢sicas sin ninguna restricci¨®n de espacio) es necesario tener una suscripci¨®n mensual.

Donde tener todo apuntado

Evernote sirve para crear notas con muchas m¨¢s posibilidades que las que suelen ofrecer por defecto los m¨®viles y ordenadores. Al texto que se escriba se le pueden a?adir im¨¢genes, audios, documentos y PDF o archivos escaneados. Como Todoist, permite crear listas de tareas, que tambi¨¦n se pueden compartir, con recordatorios, prioridades y fechas l¨ªmite. Aparte de escanear documentos directamente desde la app, es posible almacenar p¨¢ginas web, marcarlas y destacar un texto, y capturar la pantalla entera o solo una parte.

Ofrece multitud de plantillas para los usuarios que prefieran partir de ellas en lugar de crear sus notas desde cero: desde una agenda de reuniones hasta tablas de presupuestos, un planificador de un men¨² o un calendario. Si se prefiere, tambi¨¦n se pueden realizar esbozos con el dedo o el l¨¢piz de la tablet en lugar de escribir con el teclado y subrayar palabras o frases. La aplicaci¨®n, disponible para Mac, Windows, distintos navegadores dispositivos y m¨®viles con iOS y Android, es gratuita. Aunque, como suele ocurrir con estas herramientas, para acceder a funciones adicionales existen planes mensuales.

?Cu¨¢nto tiempo dedica a cada tarea?

Myhours permite llevar un control exhaustivo del tiempo que se dedica a cada tarea o proyecto. Adem¨¢s de registrar las horas que se han invertido, tambi¨¦n existe la opci¨®n de incluir los gastos que se han generado con cada tarea. Las horas y minutos dedicados pueden escribirse a mano, pero esta herramienta ofrece un cron¨®metro para lograr la mayor exactitud posible. Si se quiere, por ejemplo, llevar un control del tiempo, los costes y el porcentaje del presupuesto que se dedica a cada proyecto o a distintos clientes, con Myhours pueden verse todos esos datos en tablas, lo que permite elaborar un informe a partir de ellos. Aunque est¨¢ pensado sobre todo para que lo utilicen equipos de trabajo, tambi¨¦n puede ser de utilidad para un solo usuario que trabaje por su cuenta o que quiera llevar su propio control de esos datos. Dispone de una versi¨®n gratuita y de una aplicaci¨®n para m¨®viles con iOS y Android.

Firme un contrato consigo mismo

Creada por un profesor de derecho y otro de econom¨ªa conductual de la Universidad de Yale que se propuso perder peso, StickK pretende que los usuarios alcancen sus metas firmando un contrato de compromiso. Sus creadores se dieron cuenta de que es m¨¢s probable alcanzar un objetivo si se ha firmado un contrato de alg¨²n tipo que obligue a llegar a la meta y a responsabilizarse del ¨¦xito o del fracaso. Por eso, en esta aplicaci¨®n uno firma un contrato consigo mismo y establece unas condiciones y consecuencias que deber¨¢ que acatar si no logra el objetivo. La clave es que esas condiciones pueden ser econ¨®micas.

Primero, se fija la meta que se pretende alcanzar y se definen unos par¨¢metros, como la fecha de inicio, cada cu¨¢nto se quiere informar del avance y cu¨¢ntas semanas va a durar el compromiso. Despu¨¦s, se eligen los destinatarios del dinero que perder¨¢ si no cumple con los objetivos: una organizaci¨®n caritativa, un amigo o una asociaci¨®n pol¨ªtica, por ejemplo, y se introducen los datos de la tarjeta bancaria. No se perder¨¢ ni un c¨¦ntimo si se llega al final, aunque tambi¨¦n puede optarse por no ¡°apostar¡± dinero. Tras decidir esas condiciones, puede elegirse un ¨¢rbitro que supervise el proceso. Se introduce el correo electr¨®nico de la persona que se haya elegido y listo. Si no, uno puede ser su propio ¨¢rbitro. A lo largo del periodo que se haya establecido para alcanzar la meta, se puede elaborar un diario en el que contar c¨®mo va el objetivo, qu¨¦ dificultades se est¨¢n encontrando, etc., y a?adir fotos o v¨ªdeos. Todo ello puede gestionarse desde el navegador o desde las aplicaciones, disponibles para iOS y Android.

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