Enterrados bajo miles de mensajes
Dicen que Bill Gates recibe al d¨ªa m¨¢s de cuatro millones de mensajes. A Eduardo Sag¨¹¨¦s, director de marketing de MSN-Microsoft en Espa?a, no le parece exagerado. A ¨¦l, cuando vuelve de vacaciones, sin ir m¨¢s lejos, le aguardan m¨¢s de 1.500 sobrecitos amarillos en el buz¨®n de su correo electr¨®nico, una consecuencia l¨®gica de la media diaria de mensajes que le llegan: m¨¢s de 200. Su ordenador dispone de una configuraci¨®n especial y est¨¢ dotado de unos filtros personales potent¨ªsimos que impiden el paso de publicidad y que as¨ª esos 200 mensajes diarios no se conviertan en 2.000. Todo este dispositivo logra que Sag¨¹¨¦s no se vuelva loco (e improductivo) dedicando m¨¢s de tres horas al d¨ªa s¨®lo en ver, comprobar, archivar y responder -si procede- los mensajes electr¨®nicos que le abordan.
Hay quien personaliza su buz¨®n de tal manera que los mensajes de su jefe aparecen subrayados en rojo para que resalten entre los otros
La epidemia del correo in¨²til se ha desarrollado mucho debido al enfermizo sistema de adjuntar copia a todo el personal de la empresa
No le pasa s¨®lo a ¨¦l. El abuso de los mensajes, el crecimiento exponencial de esta relativamente nueva forma de ponerse en contacto, y la multiplicaci¨®n y poder de penetraci¨®n de inundadores de publicidad-basura (en ingl¨¦s se denomina spam), ponen en peligro la utilidad del correo electr¨®nico como herramienta de trabajo y casi como medio de comunicaci¨®n.
El primer mensaje de correo electr¨®nico se envi¨® el 29 de octubre de 1969 entre dos universidades estadounidenses. Desde entonces, el fen¨®meno ha crecido a un ritmo mareante: en 2004 hab¨ªa 700 millones de cuentas de correo electr¨®nico en el mundo; cuando termine 2005 se contar¨¢n 1.200 millones. En 2002 circularon por el ciberespacio 30.000 millones de mensajes. Esta cifra se habr¨¢ duplicado el a?o que viene. En Espa?a, seg¨²n la Asociaci¨®n Espa?ola de Comercio Electr¨®nico, existen 12 millones de direcciones.
Este incremento galopante no s¨®lo ha desbordado las previsiones, sino, en muchas ocasiones, la manera de funcionar de las empresas. Todas acogieron en su momento el correo electr¨®nico con optimismo por sus indudables ventajas de rapidez, inmediatez, ductilidad y capacidad de comunicaci¨®n interna.
La mayor¨ªa, despu¨¦s de unos a?os, ya ha elaborado normas e instrucciones m¨¢s o menos estrictas para no inundar a los propios compa?eros de mensajes que, aunque est¨¢n relacionados con el trabajo, no son completamente pertinentes y lo ¨²nico que acarrean es una importante p¨¦rdida de tiempo. En Estados Unidos ya hay hasta directivos que multan a los empleados que les remiten correos electr¨®nicos que no son estrictamente necesarios. IBM-Espa?a, aunque no ha llegado al extremo de la multa, es una de estas empresas con dec¨¢logo-anticorreo electr¨®nico improductivo. ?stas son algunas de las normas que todo empleado debe conocer y llevar a la pr¨¢ctica:
- Hay momentos para el correo electr¨®nico y momentos para el tel¨¦fono.
- Todos los correos se deben etiquetar: urgente, normal o PSI (para su informaci¨®n).
- Las notas se deben enviar s¨®lo a las personas a las que sea necesario.
- Utilice el campo "cc" (con copia) con mesura.
- No responda a un correo si est¨¢ enojado, ya que se puede arrepentir m¨¢s tarde.
- Escribirlo todo en may¨²sculas es como gritarle a alguien en el o¨ªdo.
- No tenga expectativas poco realistas sobre el tiempo de respuesta.
Daniel de la Fuente, director de Lotus para Europa del sur de IBM, asegura que una de las prioridades de su empresa es que cada vez se tienda menos al correo electr¨®nico y se usen cada vez m¨¢s los enclaves creados ex profeso en Internet para discutir entre varias personas un determinado asunto. "En vez de mandarse mensajes se queda a determinada hora en un determinado dominio de Internet y se chatea entre los implicados", a?ade De la Fuente. Esta manera no s¨®lo ha servido para ahorrarse correos. Tambi¨¦n se han evitado desplazamientos y viajes. S¨®lo en esto ¨²ltimo, gracias al nuevo sistema, la multinacional IBM se ha ahorrado 34 millones de d¨®lares al a?o.
La epidemia del correo in¨²til se ha desarrollado bastante debido al enfermizo sistema que se practica en muchas empresas de adjuntar copia a todo el mundo de determinado comentario, progreso en el trabajo o documento que el remitente haya llevado a cabo. "La raz¨®n es sencilla: es muy f¨¢cil y muy barato", dice Ignacio Horcajo, responsable de estructuras tecnol¨®gicas de Accenture. Se mandan copias para que los dem¨¢s sepan qu¨¦ has hecho, para que los compa?eros se den por enterados de un dato, para que tus jefes inmediatos (y no inmediatos) se enteren de lo que te traes entre manos. "Y sobre todo, para que, si pasa algo, uno tenga la excusa del 'ya te avis¨¦", explica Eduardo Sag¨¹¨¦s, de MSM.
Consecuencias
Consecuencia 1 de tal proliferaci¨®n: los mensajes de correo interno se disparan.
Consecuencia 2: expertos como Sag¨¹¨¦s, por ejemplo, han personalizado de tal manera su correo electr¨®nico que le aparecen con una rayita roja los que son de sus jefes -"que leo inmediatamente, claro"-; con una rayita verde, los que s¨®lo van dirigidos a ¨¦l -"que tambi¨¦n leo con rapidez"-, y con otra rayita, los que ¨¦l ha incluido dentro de un conjunto de personas, esto es, en los que ¨¦l va "de copia". "?stos no los leo con tanta asiduidad, y en muchas ocasiones los borro", confiesa el directivo de MSM Microsoft.
Ni Horcajo, ni Sag¨¹¨¦s, ni De la Fuente, a pesar del volumen de mensajes que est¨¢n obligados a atender, no reciben spam gracias a los filtros que usan. El resto de las personas s¨ª reciben. Mucha: vendedores de viagras, anunciadores de cirujanos falsos que alargan el pene, trabajos bicoca... M¨¢s del 70% de los mensajes electr¨®nicos que circulan por el ciberespacio son mensajes-basura esperando alcanzar una direcci¨®n donde agarrarse. Los expertos bombardeadores de este g¨¦nero disponen de robots especializados que rastrean la Red buscando cualquier cosa que parezca una direcci¨®n de correo electr¨®nico. De ah¨ª que todo el que aparezca en blogs o en p¨¢ginas muy visitadas -en una palabra, cuya direcci¨®n sea "visible", como dicen los iniciados- corre un gran riesgo de verse invadido por mensajes basura.
Horcajo recomienda para evitar esto que se disponga de dos direcciones de correo electr¨®nico: "Una para la gente que te interesa y otra para que se vaya acumulando la basura", asegura. As¨ª se gana tiempo mientras los robots cibern¨¦ticos se ensa?an con la direcci¨®n que sirve de basurero. Es una forma de detener el avance y no acabar como Bill Gates: con cuatro millones de mensajes.
Dime c¨®mo usas tus 'e-mails' y te dir¨¦ c¨®mo eres
EL PROFESOR DE SISTEMAS tecnol¨®gicos del Instituto de Empresa y experto en todo lo relacionado con el correo electr¨®nico, Enrique Dans, ya anticip¨® hace a?os el colapso de los correos electr¨®nicos debido a su mal uso. "Ha pasado algo predecible, que ocurre casi siempre. Hemos tenido acceso a la tecnolog¨ªa de manera tan r¨¢pida que no hemos sabido usarla de manera conveniente. Ha ocurrido como con los m¨®viles, que en los primeros a?os la gente los usaba hasta en la ¨®pera", explica Dans. Adem¨¢s, este experto asegura que el futuro no son los correos electr¨®nicos. "En Corea, por ejemplo, los j¨®venes ya no lo usan, a no ser que tengan que ponerse en contacto con alguien mayor. Son los mensajes sincr¨®nicos, a trav¨¦s de m¨®vil, o el meseenger, lo que utilizan", a?ade. Dans, bas¨¢ndose en su experiencia y en sus propios conocidos, en su blog particular ha llevado a cabo una curiosa disecci¨®n de los seres humanos seg¨²n y c¨®mo usan o guardan sus mensajes de correo electr¨®nico. Hay cinco tipos:
- El "auditor": es la persona que guarda, de una manera ordenada, todos los mensajes que le llegan: los agrupa por carpetas, los almacena despu¨¦s en CD que llenan sus estanter¨ªas...
- El "di¨®genes": emulando a los ancianos que padecen el s¨ªndrome de Di¨®genes y abarrotan su casa de basura porque son incapaces de tirar nada, este tipo de usuario del correo jam¨¢s emplea la papelera. Lo guarda todo en su carpeta de entrada, a la que ha dotado de capacidad para almacenar miles de mensajes.
- El dotado de "memoria selectiva". Alguna vez guard¨® todo hasta que su ordenador explot¨®. Desde entonces almacena s¨®lo los correos que considera importantes.
- El "sentimental". Dans engloba aqu¨ª a personas que ha conocido que guardan los correos "de una novia con la que se puso en contacto a trav¨¦s de Google", "de la aceptaci¨®n de un art¨ªculo en una revista"...
- El "vivalavirgen". Es el usuario que no guarda nada. "En su bandeja de entrada no hay nada, excepto los mensajes de los ¨²ltimos 15 d¨ªas, nada en elementos enviados...".
Dans reconoce que ¨¦l se ve oscilando entre el tipo di¨®genes y el auditor. "Aunque depende", concluye.
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