Un tribunal aclara qui¨¦n debe justificar los gastos de viaje y dietas si hay una inspecci¨®n

Cuando un trabajador percibe dietas de su empresa por los gastos de viaje, comidas y alojamiento no tiene que tributar por estos en su declaraci¨®n de la renta (IRPF). Pero como algunas sociedades abusan de esta v¨ªa para pagar m¨¢s a sus empleados sin aumentar su carga fiscal, la Agencia Tributaria vigila con celo estos gastos. Verifica que realmente se han producido y que efectivamente est¨¢ relacionado con la actividad laboral. En caso contrario, el fisco considera que se trata parte de la retribuci¨®n por el que se debe tributar. Pero si se abre una investigaci¨®n, ?es la empresa o el trabajador que gast¨® quien tiene la responsabilidad de ofrecer pruebas? Depende.

Durante mucho tiempo ha surgido la duda sobre qui¨¦n tiene que justificar estos gastos cuando la Agencia Tributaria inicia una comprobaci¨®n a un empleado, porque se da la circunstancia de que, aunque es el empleado el que cobra las dietas, los recibos o facturas que lo justifican suelen estar en manos de la empresa. El Tribunal Econ¨®mico Administrativo Central (TEAC), la instancia administrativa que dilucida las cuestiones tributarias, y unifica el criterio de la Administraci¨®n, dict¨® una resoluci¨®n el pasado 6 de noviembre en el que aclara algunos aspectos de esta controversia.

El TEAC advierte de que "no existe obst¨¢culo normativo que impida a la Administraci¨®n comprobar al perceptor de retribuciones que han sido declaradas como dietas y asignaciones para gastos de viaje exoneradas de gravamen, en relaci¨®n con las mismas". Jos¨¦ Mar¨ªa Salcedo, socio del despacho ?tico Juridico, aclara: "Esto quiere decir que cualquier trabajador que haya percibido dietas puede sufrir una comprobaci¨®n en su IRPF. Cuesti¨®n diferente es qui¨¦n tiene la carga de la prueba de acreditar la realidad de las dietas, y su vinculaci¨®n con la actividad laboral.

Carga de la prueba

Lo primero que comprueba Hacienda cuando abre una inspecci¨®n por esta cuesti¨®n es analizar si los gastos est¨¢n relacionados con la actividad de la empresa. Salcedo explica que "esta no es una cuesti¨®n balad¨ª. En la mayor¨ªa de los casos, Hacienda obliga a los trabajadores a tributar por estas dietas porque ¨¦stos no han podido acreditar su realidad ni su conveniencia para la actividad. Por tanto, en la medida en que dicha prueba correspondiera a la empresa, y no al trabajador, estas liquidaciones podr¨ªan ser anuladas".

Precisamente por esto, el TEAC, aclara en su resoluci¨®n qu¨¦ documentaci¨®n corresponde aportar respectivamente, a trabajador y empresa, en estos casos. El resumen de la resoluci¨®n es que el trabajador deber¨¢ justificar las estancias y los viajes cuando se desplace en transporte p¨²blico. Y la empresa le toca dar cuenta de los gastos de locomoci¨®n cuando el desplazamiento sea en veh¨ªculo privado y los gastos de manutenci¨®n.

Veh¨ªculo privado y manutenci¨®n: la empresa

Y as¨ª lo explica el TEAC: "Los gastos de locomoci¨®n mediante uso de veh¨ªculo privado as¨ª como los gastos de manutenci¨®n, deben ser acreditados por el pagador, pues a ¨¦l le corresponde justificar el d¨ªa y lugar del desplazamiento que, junto con el motivo o raz¨®n de ¨¦ste, son precisamente los extremos que permiten acreditar que las cantidades (euros por kil¨®metro o euros por d¨ªa) establecidas en la norma quedan exoneradas de tributaci¨®n por obedecer a razones laborales y de desarrollo de su actividad econ¨®mica. Ello no es obst¨¢culo para que el perceptor pueda aportar voluntariamente la justificaci¨®n de los mismos si dispusiera de ella".

Salcedo precisa que la empresa deber¨¢ justificar la veracidad de los gastos de locomoci¨®n con veh¨ªculo privado y los gastos de manutenci¨®n. Y tendr¨¢ que probar el d¨ªa y el lugar del desplazamiento. Adem¨¢s, la empresa deber¨¢ justificar la raz¨®n o motivos de los desplazamientos. Es decir, que las dietas pagadas obedecen a razones laborales y de organizaci¨®n de la actividad.

Transporte p¨²blico y alojamiento: el trabajador

Por otra parte, el TEAC tambi¨¦n sostiene que "los gastos de locomoci¨®n en caso de haberse utilizado un medio p¨²blico de transporte, as¨ª como los de estancia (con la salvedad de los correspondientes a conductores de veh¨ªculos de transporte de mercanc¨ªas por carretera que no excedan de las cantidades diarias se?aladas en la norma), habr¨¢n de justificarse, en principio, por el empleado o perceptor de las dietas, al no atribuir la norma la carga de dicha prueba a la entidad pagadora, haber sido satisfechos por ¨¦l, estando los justificantes expedidos a su nombre, y regir, en definitiva, el criterio general sobre reparto de la carga de la prueba del art¨ªculo 105 de la LGT y que atribuye al obligado tributario acreditar aquellos hechos que le favorecen. Lo mismo cabr¨ªa se?alar de los gastos de aparcamiento o peaje en el caso de que se hubiese utilizado un veh¨ªculo privado".

Salcedo aclara que es el trabajador quien deber¨¢ justificar la realidad del gasto, pero siempre corresponder¨¢ a la empresa demostrar que tales gastos acreditados por el trabajador, obedecen realmente a razones laborales y de organizaci¨®n de su actividad econ¨®mica. Por tanto, a?ade, aunque la comprobaci¨®n se siga contra el trabajador, Hacienda deber¨¢ siempre requerir a la empresa, la documentaci¨®n que acredite la vinculaci¨®n y motivaci¨®n de los desplazamientos y estancias que han justificado el pago de dietas al trabajador.

Vinculaci¨®n del gasto con la empresa

Y es que uno de los puntos importantes que aclara el Tribunal Administrativo es sobre qui¨¦n debe justificar la pertinencia de los viajes y la vinculaci¨®n con la actividad empresarial. "La acreditaci¨®n de la vinculaci¨®n de estos gastos con la actividad econ¨®mica de la entidad pagadora corresponder¨¢ a esta ¨²ltima, pues a ella le atribuye la norma la carga de probar el d¨ªa, lugar y motivo del desplazamiento, esto es, que los gastos de desplazamiento de los empleados obedecen a razones laborales y de organizaci¨®n de su actividad econ¨®mica. Ello no es obst¨¢culo para que el perceptor pueda aportar voluntariamente la justificaci¨®n de tales circunstancias si dispusiera de ella".

"Es decir", explica Salcedo, "si el trabajador no justifica la realidad de los gastos de locomoci¨®n y estancia que antes hemos comentado, y cuya prueba le corresponde, Hacienda podr¨¢ exigirle la tributaci¨®n por las dietas percibidas". Este abogado insiste en que si la prueba se aporta, pero lo que falta es la acreditaci¨®n de la vinculaci¨®n y necesidad de dichos gastos para la actividad (que debe justificar la empresa), el trabajador no podr¨¢ verse perjudicado.

Y concluye: "Por tanto, en la medida en que el trabajador cumpla, y acredite la realidad de los gastos de locomoci¨®n y estancia, cuya carga probatoria le atribuye el TEAC, Hacienda no podr¨¢ obligarle a tributar por las dietas percibidas. Y si lo hace, la liquidaci¨®n dictada deber¨¢ ser recurrida contando con muchas posibilidades de ser anulada".

Por ¨²ltimo, se refiere el TEAC a la posibilidad de que el trabajador voluntariamente justifique no s¨®lo la realidad del gasto, sino tambi¨¦n la finalidad de dichos desplazamientos y su necesidad para la actividad (prueba ¨¦sta que corresponde a la empresa). En ese caso, Hacienda podr¨ªa tener en cuenta estos datos en la regularizaci¨®n. A juicio de Jos¨¦ Mar¨ªa Salcedo, ¡°con ello lo ¨²nico que conseguir¨¢ el trabajador es facilitarle el trabajo a Hacienda, que ya no tendr¨¢ que pedirle dicha documentaci¨®n a la empresa¡±.