Notar¨ªa digital: servicios disponibles para ciudadanos mediante un acceso seguro

Desde el pasado 9 de noviembre los ciudadanos pueden tramitar ciertos documentos en la notar¨ªa de forma online permitiendo agilizar el intercambio de informaci¨®n de forma casi inmediata. La Ley 11/2023 de digitalizaci¨®n de actuaciones notariales y registrales permite que los ciudadanos y las empresas puedan gestionar sus citas y dispongan por primera vez, entre otras escrituras, de las copias electr¨®nicas de sus documentos notariales. Este ser¨¢ el principal servicio que obtendr¨¢n online los usuarios, pero no el ¨²nico. Hay otros documentos y actuaciones notariales que podr¨¢n ser tramitados de forma electr¨®nica.

?C¨®mo se puede acceder a este servicio?

Lo primero es acreditarse en el Portal Notarial del Ciudadano mediante el sistema Cl@ve PIN, los certificados digitales autorizados por organismos oficiales (como puede ser el de la F¨¢brica Nacional de la Moneda y Timbre FNMT), los emitidos por empresas de certificaci¨®n (carn¨¦s digitales de abogados, m¨¦dicos o registradores) o el certificado europeo eIDAS (servicios electr¨®nicos de identificaci¨®n, autenticaci¨®n y confianza).

Tambi¨¦n se puede registrar gratuitamente en una notar¨ªa o en la propia web.

?C¨®mo se puede pedir telem¨¢ticamente copia de una escritura?

Los ciudadanos podr¨¢n elegir por v¨ªa online al notario que prefieran, pero sobre todo, localizar al que tenga los originales de sus escrituras y pedirle copias. El Consejo General del Notariado calcula que las copias electr¨®nicas que solicitar¨¢n ciudadanos y empresas podr¨ªan superar f¨¢cilmente las 13 millones al a?o.

Despu¨¦s de acreditarse, se accede al servicio de solicitud de copias, en el que deber¨¢ seleccionar el nombre del notario que autoriz¨® esa escritura, el n¨²mero y tipo de copias que necesitar¨¢ y adjuntar la documentaci¨®n que sea requerida para legitimar la acci¨®n. El notario depositar¨¢ duplicado de la escritura en el Portal, previo abono del correspondiente arancel.

?Se podr¨¢ hacer testamento de forma telem¨¢tica?

¡°Solo se podr¨¢ hacer testamento de forma telem¨¢tica si se diese una situaci¨®n de epidemia declarada y mientras durase la obligaci¨®n de confinamiento¡±, aclara Mar¨ªa Teresa Barea, portavoz del Consejo General del Notariado.

Desde el Portal Notarial s¨®lo se podr¨¢n gestionar las solicitudes que el ciudadano haya iniciado por v¨ªa telem¨¢tica, mantenerse informado de su estado, realizar los pasos necesarios hasta su firma que deber¨¢ realizarse en presencia del notario y disponer de un repositorio de las solicitudes ya firmadas.

Una vez el notario elegido haya recibido la petici¨®n de testamento, contactar¨¢ con el ciudadano para elaborar el documento bajo sus requerimientos, facilitando el borrador para que lo revise y confirme.

El ciudadano deber¨¢ personarse en la notar¨ªa para proceder a la autorizaci¨®n y firma del testamento y el notario depositar¨¢ una copia electr¨®nica simple en el espacio privado de la web.

?Se podr¨¢n firmar poderes de forma online?

Se podr¨¢ solicitar al notario elegido que gestione de forma telem¨¢tica la firma de poderes para actos concretos y de representaci¨®n procesal para la actuaci¨®n ante las Administraciones P¨²blicas, otorgando facultades a quien el ciudadano designe para que pueda intervenir en su nombre y representaci¨®n.

Este servicio tambi¨¦n permite al ciudadano enviar y firmar la revocaci¨®n de poderes, excepto los preventivos (otorgados en caso de perder la capacidad para manifestar la voluntad), cancelando as¨ª las facultades concedidas a las personas designadas en su nombre y representaci¨®n.

?Las hipotecas se podr¨¢n firmar telem¨¢ticamente?

No. Una vez elegido el pr¨¦stamo hipotecario, el ciudadano podr¨¢ elegir notario de forma telem¨¢tica para que compruebe la documentaci¨®n facilitada por la entidad financiera y prestar un asesoramiento imparcial y gratuito.

El ciudadano deber¨¢ personarse en la notaria seleccionada para concertar una cita y que el notario elegido autorice la firma de la operaci¨®n financiera.

?Qu¨¦ otros documentos se pueden firmar telem¨¢ticamente?

El servicio online s¨ª permite a los ciudadanos enviar y firmar digitalmente la cancelaci¨®n de garant¨ªas cuando la Administraci¨®n considere que se ha cumplido la obligaci¨®n garantizada. El notario validar¨¢ la informaci¨®n facilitada y gestionar¨¢ el documento que se firmar¨¢ el d¨ªa de la cita.

Se pueden tramitar telem¨¢ticamente las cartas de pago, documento expedido por un acreedor en el que manifiesta haber recibido la cantidad de dinero debida por su deudor. O lo que es lo mismo, que el banco da un papel con un sello al ciudadano indicando que la deuda que ten¨ªa con ellos est¨¢ saldada.

Tambi¨¦n se pueden enviar y firmar digitalmente conciliaciones para resolver los conflictos entre particulares y empresas mediante v¨ªas alternativas a la judicial. El acuerdo alcanzado tras un proceso de conciliaci¨®n requiere un compromiso de cumplimiento entre las partes y se eleva a documento p¨²blico para que tenga fuerza ejecutiva. Esto significa que, en caso de incumplimiento por una de las partes, se podr¨¢ pedir directamente al juez su ejecuci¨®n inmediata.

Las actas notariales, que son la constataci¨®n de hechos o la percepci¨®n que de los mismos tenga el notario, se podr¨¢n tramitar telem¨¢ticamente siempre que por su ¨ªndole no puedan calificarse de actos y contratos. Se limitan a dar fe de hechos que percibe el fedatario. Se pueden enviar y firmar telem¨¢ticamente para que el notario valide la informaci¨®n facilitada por tu parte y gestionar¨¢ el documento que se firmar¨¢ el d¨ªa de la cita.

Mediante la legitimaci¨®n de firma, los ciudadanos podr¨¢n enviar sus documentos para ser legitimados ante notario con todas las garant¨ªas de autenticidad para su presentaci¨®n ante las Administraciones P¨²blicas. En estos casos no se utiliza la videoconferencia pero si los documentos adjuntados no est¨¢n firmados digitalmente, el usuario podr¨¢ firmarlos con su certificado electr¨®nico antes de ser enviados al notario.

?Qui¨¦n utilizar¨¢ principalmente la videoconferencia?

Mar¨ªa Teresa Barea asegura que la videoconferencia notarial servir¨¢ sobre todo para agilizar tr¨¢mites societarios de urgencia para las empresas o resolver situaciones societarias en las que es dif¨ªcil reunir presencialmente a todas las personas implicadas.

Las ampliaciones de capital, el nombramiento de administradores, los cambios de domicilio de sociedades, las actas de junta general ser¨¢n los principales servicios que se tramitar¨¢n por videoconferencia.

Los ciudadanos podr¨¢n firmar documentos mediante videoconferencia si previamente seleccionan esta opci¨®n recibiendo un enlace para acceder a la misma y contactar telem¨¢ticamente con el notario. Las escrituras y documentos que pueden realizar por videoconferencia son la firma de poderes concretos, la cancelaci¨®n de garant¨ªas, las cartas de pago, las conciliaciones extrajudiciales y las actas notariales.

?Se podr¨¢ crear una empresa de forma telem¨¢tica?

La nueva normativa permite crear sociedades limitadas ante un notario de forma telem¨¢tica de acuerdo con la normativa europea que exige que un ciudadano de la UE pueda constituir una empresa en otro pa¨ªs miembro sin la necesidad de presencia f¨ªsica de los administradores.

En la constituci¨®n telem¨¢tica de sociedades limitadas no est¨¢n permitidas las aportaciones no dinerarias, que se deben realizar mediante un instrumento de pago electr¨®nico. Adem¨¢s se han habilitado unas escrituras y estatutos tipo para su constituci¨®n que permiten que el plazo para su calificaci¨®n e inscripci¨®n por el registrador mercantil sea ¨²nicamente de seis horas, una de las principales novedades de la ¨²ltima reforma legislativa.

Adem¨¢s todos los actos societarios se podr¨¢n realizar por v¨ªa telem¨¢tica, desde la constituci¨®n de sociedades, al nombramiento de cargos, ceses, apoderamientos mercantiles, ampliaciones y reducciones de capital, modificaciones de estatutos, cambios de domicilio, liquidaciones¡­

?Es segura la utilizaci¨®n de este servicio?

La seguridad inform¨¢tica del proceso queda garantizada por el uso de la firma electr¨®nica cualificada de los notarios, su sede electr¨®nica y su red privada, todo ellos desarrollados por el centro tecnol¨®gico del Notariado, Ancert.

La prestaci¨®n de este servicio telem¨¢tico cuenta con las m¨¢ximas garant¨ªas de seguridad y protecci¨®n jur¨ªdica. Se prestar¨¢ en la Sede Electr¨®nica Notarial, creada en 2004. Desde el Notariado, aseguran que es un espacio dotado de las mayores medidas de seguridad tras obtener el Esquema Nacional de Seguridad (ENS), nivel alto, del que solo disponen contad¨ªsimos organismos.

Pero como recuerda Jos¨¦ ?ngel Mart¨ªnez Sanchiz, presidente del Consejo General del Notariado ¡°los notarios seguir¨¢n prestando mayoritariamente sus servicios en persona en las casi 3.000 notar¨ªas que tienen repartidas por todo el pa¨ªs, evitando cualquier brecha digital¡±.