El futuro es de las facturas sin papel

Las empresas pueden decir adi¨®s a las facturas de papel. Un decreto aprobado en noviembre les recuerda que pueden conservar y gestionar de forma digital estos archivos, un proceso que supone importantes ahorros, en algunos casos de hasta 6,5 euros por factura. A pesar de ello, las compa?¨ªas espa?olas no acaban de lanzarse. El miedo a la tecnolog¨ªa y la resistencia a cambiar procesos muy arraigados frenan el desarrollo de la facturaci¨®n digital.

El coste directo de una factura var¨ªa entre 0,75 euros y 2,23 euros, sin contar el gasto del personal que se dedica a su gesti¨®n

Hace tiempo que las empresas espa?olas se dieron cuenta de que la gesti¨®n de facturas no es un proceso clave para su negocio. M¨¢s bien se trata de una engorrosa y costosa obligaci¨®n. Una gran compa?¨ªa puede gestionar m¨¢s de 500.000 documentos al a?o, calcula Jorge Gin¨¦s, de Azierta, y est¨¢ obligada a conservarlos durante cinco a?os a efectos fiscales.

Tienen, pues, que dedicar personal, espacio, tiempo y dinero a una tarea que no le genera ning¨²n beneficio. Eso sin contar con las dificultades que supone gestionar documentos completamente diferentes entre s¨ª, pues cada proveedor emite sus facturas en un formato diferente. El coste directo asociado a la gesti¨®n de cada factura var¨ªa entre los 0,75 euros y los 2,23 euros, seg¨²n distintas fuentes. En ambos casos se trata de c¨¢lculos a la baja, pues el primero no tiene en cuenta el gasto en papel y ambos prescinden del coste en personal. El departamento de facturaci¨®n de una gran empresa puede emplear a m¨¢s de 50 trabajadores.

Un decreto aprobado en noviembre recuerda a las compa?¨ªa que pueden olvidarse del papel y almacenar sus facturas en un soporte digital. La ¨²nica condici¨®n es que el documento original sea accesible, por ejemplo, para un inspector de Hacienda, su contenido no se pueda modificar y est¨¦ garantizada la identidad del emisor. Es lo que Jorge Gin¨¦s llama "plastificar el documento".

La gesti¨®n digital de facturas permite ahorros importantes, coinciden todos los consultados, aunque existen pocos estudios espa?oles. Eprom, una empresa que acaba de presentar un programa inform¨¢tico para digitalizar y gestionar estos archivos, calcula que el ahorro medio puede llegar a los 6,5 euros por factura, teniendo en cuenta no s¨®lo los costes directos, sino tambi¨¦n el ahorro de tiempo y el incremento de la productividad de un departamento que quedar¨ªa liberado de muchas de sus funciones actuales. Sus impulsores aseguran que el proceso, desde la lectura y clasificaci¨®n de la factura hasta su b¨²squeda, pasando por la digitalizaci¨®n, distribuci¨®n, fotocopia y archivo, puede prolongarse durante 16 minutos en un sistema tradicional y queda reducido a 4,5 minutos con su programa.

Adem¨¢s de estos ahorros, la gesti¨®n digital tiene otras ventajas, como la posibilidad de hacer campa?as de marketing m¨¢s eficientes dirigidas a los clientes, gracias a la explotaci¨®n de los datos que sobre ellos recogen sus pagos. Para el portavoz de Azertia, "la principal ventaja de la facturaci¨®n electr¨®nica es que se eliminan ineficiencias".

Pocos avances

A pesar de ello, las empresas espa?olas han avanzado poco en este terreno. Los sectores punteros son, l¨®gicamente, aquellos que lidian con un n¨²mero mayor de proveedores, coinciden todos los expertos consultados: gran distribuci¨®n -los Carrefour, El Corte Ingl¨¦s, etc.-, automoci¨®n y grandes compa?¨ªas de servicios, como el¨¦ctricas, de telecomunicaciones o banca.

La mayor¨ªa ha empezado por digitalizar sus archivos, lo que exige escanear cada documento, y, en muchas ocasiones, han aprovechado para subcontratar la gesti¨®n a un tercero. Azertia ofrece este servicio a miles de empresas, entre clientes directos y sus proveedores.

El proceso es complejo, reconoce Gin¨¦s. En primer lugar, hay que poner de acuerdo a la empresa con sus proveedores, que pueden ser centenares y tener muy distinta capacidad tecnol¨®gica. Luego hay que analizar al detalle el sistema de facturaci¨®n establecido -n¨²mero de proveedores, procedimiento de env¨ªo y registro, etc.-, as¨ª como la capacidad tecnol¨®gica y calcular la inversi¨®n necesaria. Y por ¨²ltimo dise?ar la plataforma a medida, si es que la empresa quiere seguir gestionando sus facturas, o adaptar alguna de las existentes a las necesidades de ¨¦sta, si decide encargar esa tarea a otra compa?¨ªa. Este proceso puede alargarse entre nueve meses y un a?o y exigir una inversi¨®n de hasta un mill¨®n de euros si la compa?¨ªa decide no subcontratar el servicio, calcula el portavoz de Azertia. Si se desprende del mismo, el tiempo puede reducirse a tres meses y la inversi¨®n rondar los 60.000 euros. El coste de este tipo de servicios es muy variable y lo habitual es que las empresas especializadas en este tipo de gesti¨®n documental cobren una cantidad por cada factura.

Las peque?as y medianas empresas son otro mundo, pues por lo general no suelen disponer de los recursos y el dinero necesarios para acometer este tipo de proyectos. Adem¨¢s, les aterra la tecnolog¨ªa. "La gesti¨®n de documentos es la asignatura pendiente de las empresas, sobre todo de las medianas y peque?as", asegura Andr¨¦s Allende, presidente de Eprom.

Con el ojo puesto en ese mercado, esta empresa ha desarrollado un programa inform¨¢tico que permite digitalizar las facturas y gestionar su archivo: b¨²squedas con informaci¨®n cruzada, hacer copias en papel e incluso asociar informaci¨®n relacionada con el proveedor o cliente. La versi¨®n m¨¢s sencilla cuesta 120 euros. "El objetivo es que se puedan hacer todas las operaciones relacionadas con las facturas". Incluso enviarlas a trav¨¦s de Internet.

El decreto puede actuar de "catalizador", asegura Miguel ?ngel Garc¨ªa D¨ªez, socio de la consultora Accenture, para que estos programas y servicios se generalicen. Tendr¨¢n que superar otras barreras. Para Pablo Carvajal, gerente de Xerox, "la empresa espa?ola est¨¢ en una encrucijada porque ve las ventajas de facturaci¨®n digital, pero sabe tambi¨¦n que estos documentos no tienen a¨²n el mismo impacto en el cliente final que un papel". Eso sin contar que la firma digital, que permite garantizar la identidad de aquellos que env¨ªan documentos por medios electr¨®nicos, est¨¢ muy lejos de generalizarse. "La tecnolog¨ªa ya est¨¢ disponible", concluye Carlos Garc¨ªa, de Garner. Lo que hace falta es que las empresas se decidan a usarla.