Revoluci¨®n en los gastos de viaje: el trabajador no tiene que probar que est¨¢n exentos de IRPF

Guarde siempre los tiques de sus gastos si viaja por trabajo. Una m¨¢xima que muchos contribuyentes ya tienen interiorizada y que no es balad¨ª: la Agencia Tributaria (AEAT) tiene su radar puesto en todas las potenciales bolsas de fraude, incluidas las dietas que reciben los trabajadores. Estas ¡°retribuciones¡±, exentas de tributar en el IRPF, son a veces utilizadas por las empresas para elevar el sueldo de sus empleados sin que estos tengan que soportar una mayor carga fiscal. Y si llega una inspecci¨®n es el trabajador, en primer lugar, el responsable de probar que esos desembolsos son reales y relacionados con la actividad laboral. O por lo menos ha sido as¨ª hasta ahora.

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El Tribunal Supremo acaba de tumbar parcialmente el criterio de la Administraci¨®n sobre los gastos de viaje, estancia y manutenci¨®n. Establece en una reciente sentencia que Hacienda debe dirigirse a la empresa, y no al contribuyente, para acreditar la realidad de las dietas, y que en ¨²ltima instancia la carga de la prueba se desplaza a la ¡°Administraci¨®n cuando esta dispone de los medios necesarios que no est¨¢n al alcance del sujeto pasivo¡±.

Cavilaciones jur¨ªdicas aparte, la sentencia determina que si Hacienda sospecha que los gastos declarados no son reales, para averiguarlo no puede exigirle nada m¨¢s al contribuyente que ya haya cumplido con su obligaci¨®n de presentar los certificados que le ha proporcionado la empresa. Eso debido a que es el pagador quien retiene e ingresa las cantidades retenidas y declara las retenciones ante la Administraci¨®n, que por ende tiene a su vez medios y documentaci¨®n para comprobar la informaci¨®n.

De esta manera, el Supremo sienta doctrina y reorienta el debate ¡ªque llega a tachar de ¡°falso¡±¡ª que se hab¨ªa producido hasta ahora en las salas de los juzgados, enfocado a establecer si la carga de la prueba la ten¨ªa el trabajador o la empresa. ¡°Estamos hablando de una relaci¨®n, como no puede ser de otro modo, entre obligado tributario, en este caso contribuyente de IRPF, y Administraci¨®n Tributaria (...). El pagador, respecto de esta relaci¨®n, en puridad resulta un extra?o¡±, reza el fallo.

Jos¨¦ Mar¨ªa Salcedo, abogado en ?tico Jur¨ªdico, explica que la regla general sobre la carga de la prueba en estos casos establece que cada una de las partes interesadas pruebe los hechos que les benefician: la AEAT acreditar que ha habido un hecho imponible, y el trabajador justificar que este est¨¢ exento de declarar en el IRPF al tratarse de un importe percibido para ejercer su actividad laboral fuera del centro de trabajo, y que se trata de gastos reales.?

¡°El trabajador muchas veces no dispone de esa informaci¨®n, la clave es el acceso f¨¢cil a la prueba, y por la facilidad que tiene Hacienda en tenerla le corresponde a ella¡±, a?ade Salcedo. Es as¨ª que el fallo determina que es Hacienda ¡°la que asume, por la facilidad probatoria y disponibilidad de los datos aportados por el retenedor, la carga de la prueba¡±, algo que le ¡°resulta de suma facilidad¡± gracias ¡°al simple cotejo de los documentos en su poder¡±,?sin poder ¡°hacer recaer sobre el contribuyente un deber que le resulta ajeno¡±.

Precedentes judiciales

El debate sobre la carga de la prueba en materia de dietas viene de lejos. En 2016, un Tribunal Superior de Justicia dictamin¨® que era la empresa quien ten¨ªa que demostrar que este dinero extra est¨¢ exento de tributar en el IRPF. Dos a?os despu¨¦s, una resoluci¨®n del Tribunal Econ¨®mico Administrativo Central (TEAC)?¡ªadscrito al Ministerio de Hacienda y cuyos dict¨¢menes son de cumplimiento obligatorio para la Administraci¨®n¡ª?cambi¨® las cartas sobre la mesa. Estableci¨® que la carga de la prueba se reparte entre trabajador y empresa: el primero debe acreditar que el gasto es real y justificar los desembolsos relativos a transporte ¡ªsi es p¨²blico¡ª y estancia; la segunda demostrar que estos gastos est¨¢n relacionados la actividad econ¨®mica, adem¨¢s de acreditar tanto los gastos de locomoci¨®n ¡ªcuando se use veh¨ªculo privado¡ª como de manutenci¨®n.

El TEAC bas¨® su interpretaci¨®n en el criterio de acceso a la informaci¨®n, al considerar que en ciertos casos el trabajador no tiene a disposici¨®n toda la informaci¨®n necesaria para justificar sus gastos. Estableci¨® sin embargo que esta regla no vale para los socios con control efectivo de la compa?¨ªa, al dar por asumido que tienen acceso directo a la documentaci¨®n que necesita la Agencia Tributaria para establecer si las dietas son reales y cumplen con la ley.

Caso por caso

El reciente fallo del Supremo se produce tras un recurso contra una sentencia del Tribunal Superior de Justicia de Galicia ¡ªy una anterior resoluci¨®n del TEAC¡ª?que condenaba al veterinario de una cooperativa a devolver los importes desgravados en concepto de dietas de manutenci¨®n al sospechar que exist¨ªa un acuerdo retributivo entre empresa y empleado. La sentencia alegaba que este no acreditaba ¡°la realidad del desplazamiento ni el motivo¡±, y le exig¨ªa probar la ¡°realidad¡±?de esos gastos y ¡°vinculaci¨®n con su actividad econ¨®mica¡±, tambi¨¦n a la luz de que era socio minoritario de la empresa.

El Supremo desmonta este razonamiento, y establece que tambi¨¦n en este caso la carga de la prueba recae sobre la Administraci¨®n, que?¡°debi¨® dirigirse al efecto al pagador, pues no corresponde al empleado probar la realidad de los desplazamientos y los motivos o raz¨®n de los gastos de manutenci¨®n". Pero s¨ª matiza que, cuando los trabajadores son socios de la empresa, hay que estudiar los casos de manera individualizada.