Ponga a raya a sus ladrones de tiempo

Las empresas buscan orden. Y al mismo tiempo renovar la energ¨ªa de unas plantillas agotadas por el teletrabajo. Quieren construir nuevos modelos de organizaci¨®n m¨¢s eficientes. Es la petici¨®n m¨¢s reclamada a Agust¨ªn Peralt, experto en efectividad y autor del libro Lid¨¦rate: ¡°El trabajo en remoto ha evidenciado las carencias que hab¨ªa en las empresas. La m¨¢s destacable es que se dedica poco tiempo a la planificaci¨®n, mientras que las reuniones, el tel¨¦fono y los mails ocupan demasiado. Y esto es muy peligroso porque la inercia rara vez est¨¢ asociada con lo importante¡±, asegura. Adem¨¢s, genera m¨¢s estr¨¦s del deseable.

Los principales ladrones de tiempo son esos tres elementos a los que los empleados destinan la mayor parte de su jornada. Y en el caso de los directivos, ¡°dejan la organizaci¨®n y el pensamiento estrat¨¦gico para luego mientras se enredan en meetings y en devolver mensajes¡±, aprecia Peralt, quien a?ade que, con unas agendas cargadas hasta la extenuaci¨®n, tambi¨¦n postergan el tiempo que deber¨ªan dedicar a sus equipos.

Peralt trabaja con ejecutivos para ense?arles una metodolog¨ªa para organizar su tiempo denominada FASE, que se basa en poner el foco en las prioridades, destinar periodos a la atenci¨®n plena, sistematizar procedimientos y cuidar la energ¨ªa. ¡°Los directivos siempre dicen que les falta tiempo, pero es porque no delegan como deber¨ªan y porque les sobran distracciones, como decir que s¨ª a todas las reuniones a las que les invitan, que es de donde viene el mayor derroche de tiempo en Espa?a. El piloto autom¨¢tico es muy peligroso. Cuando eliminan sus roba tiempos y delegan ahorran un 25% de la jornada que pueden dedicar a la planificaci¨®n¡±, asegura Peralt.

Solo cuidando nuestra energ¨ªa e identificando los ladrones de tiempo se gana mucho, dice. Despu¨¦s toca priorizar. Uno tiene que parar una vez al mes para identificar las tareas m¨¢s importantes, despu¨¦s una vez a la semana y una cada d¨ªa para enfocarse en las prioridades y que lo urgente no acabe por dejar de lado lo importante. Trabajar de forma inteligente supone una disciplina inicial para crear h¨¢bitos. Hoy las carencias se est¨¢n solucionando ech¨¢ndole horas al trabajo y eso provoca que la gente se queme. Adem¨¢s, a los ladrones de tiempo habituales se han sumado otros propios del trabajo remoto, destaca Marta Romo, cofundadora de la consultora Be Up, como son la familia y otros coworkers del hogar, tentaciones como la comida, las series televisivas o el buen tiempo, que mellan la fuerza de voluntad de la gente, o los problemas de conexi¨®n.

Es una preocupaci¨®n de los departamentos de recursos humanos, que est¨¢n planificando formaciones para una mejor organizaci¨®n, primero de los l¨ªderes, y luego del resto de la plantilla. Incluso, seg¨²n Patricia Santoni, directora general de Meta 4, muchas compa?¨ªas han creado un comit¨¦ semanal especial para tratar el tema de la eficacia y el aprovechamiento del tiempo. ¡°En la nueva realidad preocupa much¨ªsimo, porque impacta no solo en la productividad, sino en la estrategia y en el presupuesto¡±, dice.

Y empiezan a tomar medidas como hacer las reuniones despu¨¦s de las 9.30 de la ma?ana y antes de las 17.30 de la tarde para ayudar en la conciliaci¨®n, limitarlas a 20 minutos en lugar de 30, comunicar las prioridades del mes al equipo que se alinee con ellas o usar plataformas colaborativas tanto para compartir ideas como para la comunicaci¨®n con los jefes de equipo. Son algunas de las soluciones que est¨¢n introduciendo las empresas para una mejor organizaci¨®n y para sostener el esp¨ªritu de las plantillas, muy tocado por el teletrabajo. Tienen el foco puesto en que la gente ha de cuidar sus energ¨ªas, pero cambiar las formas de trabajo de un equipo tiene su complejidad, advierte Peralt.

Pepsico es una de estas empresas. Utiliza el m¨¦todo FASE desde hace tres a?os y ¡°ha sido una revoluci¨®n, adem¨¢s de una ayuda tremenda durante el confinamiento porque aporta una metodolog¨ªa com¨²n y trabaja el foco y la energ¨ªa, que se han convertido en las prioridades del momento¡±, se?ala Bel¨¦n Moreau, su directora de recursos humanos. Con el trabajo en remoto, la empresa de bebidas ha reducido reuniones y mails; implementado una pol¨ªtica de desconexi¨®n digital, flexibilizado horarios y animado a que la plantilla se tome vacaciones. ¡°El d¨ªa se ha alargado much¨ªsimo porque se han desdibujado las fronteras entre lo personal y lo profesional, pero cada uno se organiza como quiere¡±, a?ade.

Para la directora general de Laboratorios Th¨¦a, Ana Fern¨¢ndez Larragueta, ¡°las claves para ganar eficiencia y productividad con el m¨¦todo FASE han sido priorizar para poder dedicar tiempo a lo realmente importante, compartir objetivos y la claridad en la comunicaci¨®n¡±. El programa propone dedicar tiempo de calidad, sin llamadas telef¨®nicas ni reuniones, a dise?ar los objetivos mensuales y, a partir de ah¨ª, planificar la semana con dos momentos de alto rendimiento, es decir, 45-60 minutos para pensar sin distracciones, explica la ejecutiva, que considera que eso ¡°te hace m¨¢s eficaz, tener m¨¢s tiempo y reducir, por tanto, los niveles de estr¨¦s¡±.

Adi¨®s al presencialismo

El presencialismo va a desaparecer en Espa?a, opina Peralt, porque con la pandemia y la imposici¨®n del teletrabajo se ha evidenciado que existen otras formas de vigilar lo que hacen los equipos, el control que reclaman los jefes. Adem¨¢s, los empleados piden mayor flexibilidad y el trabajo remoto ahorra costes de oficinas. No solo eso, las organizaciones h¨ªbridas que est¨¢n poniendo en marcha las grandes corporaciones van a calar en las dem¨¢s empresas, aprecia.

La compa?¨ªa pfsGROUP lo tiene claro. Sus m¨¢s de 500 empleados trabajan ya deslocalizados. ¡°Hemos prescindido de conceptos como horario de entrada o de salida y como mi sitio¡±, explica su director corporativo, Jos¨¦ Luis Esteve, al tel¨¦fono desde Valencia. Sin haber concluido la implantaci¨®n de su programa Efficient work a causa de la pandemia (queda por reformar las oficinas para convertirlas en centros de colaboraci¨®n), todos sus empleados tienen horarios flexibles y pueden trabajar desde donde quieran. Su m¨¦todo para ganar eficiencia se basa en la orientaci¨®n a resultados, que son seguidos mediante reuniones de uno a uno semanal y mensualmente y con una tecnolog¨ªa que ayuda en este control, adem¨¢s de unos indicadores que lo miden, indica Esteve, que destaca igualmente los espacios de tiempo establecidos para que la plantilla dedique al trabajo personal y a pensar, ¡°todo est¨¢ en la agenda. Si no se introduce, es como si no existiera¡±, admite.

Con este sistema la empresa asegura que ha ganado en efectividad y ha mejorado la conciliaci¨®n de sus empleados. ¡°La gente valora mucho la autonom¨ªa y capacidad de organizaci¨®n¡±, se?ala Esteve, que aprecia que las reuniones son m¨¢s operativas y destaca que han eliminado las barreras geogr¨¢ficas a la contrataci¨®n, con lo que ahora son capaces de encontrar el talento m¨¢s r¨¢pido.