Para qu¨¦ sirven las reuniones de trabajo (y no es para tomar decisiones)

El negocio del futuro no est¨¢ en la tecnolog¨ªa, olv¨ªdate de Facebook si quieres hacerte rico; los fabricantes de mesas de reuniones dominar¨¢n el mundo. Las tareas de gerencia, estrategia y asesoramiento no dejan de ganar terreno en las empresas, y con ellas los profesionales que parecen dedicarse ¨²nicamente a peregrinar de reuni¨®n en reuni¨®n. Los encuentros deber¨ªan mejorar el desempe?o del grupo, pero muchos empleados solo los ven como una manera de entorpecer su trabajo. El problema es que pocos saben que no sirven tanto para tomar mejores decisiones como para hacer terapia de grupo.

Las reuniones de trabajo tienen mala reputaci¨®n porque, con demasiada frecuencia, "acaban no siendo efectivas, consumen tiempo o derivan en conflictos", reconoce Elisa S¨¢nchez, psic¨®loga, consultora y formadora en las ¨¢reas de recursos humanos y salud laboral. Son demasiadas las que comienzan tarde, duran mucho y no terminan a la hora prevista, por citar tres de los inconvenientes m¨¢s comunes. Pero el gran problema es que no hemos asumido que deber¨ªamos ponerlas en marcha mucho antes de su hora. "Cuando no se trabaja la confianza del equipo previamente, la toma de decisiones no tiene sentido. En esos casos, muchos asistentes desisten de participar porque se hace lo que dicen otros o no les dejan intervenir", se?ala Pilar del Pueblo, vocal de la junta de Gobierno del Colegio Oficial de Psicolog¨ªa de la Comunidad Valenciana.

Si esto se tuviera en cuenta, la molestia laboral podr¨ªa convertirse en una bendici¨®n para el desempe?o de los trabajadores. Seg¨²n un libro reciente de unos investigadores en ciencia pol¨ªtica y sociolog¨ªa del trabajo de las Universidades de Malm? y de Lund, en Suecia, las reuniones de trabajo pueden representar una oportunidad para reconocer la labor de los empleados. Tambi¨¦n puede convertirse en el lugar adecuado para que expresen su frustraci¨®n. As¨ª entendidas, representan un espacio de regulaci¨®n emocional, una especie de terapia de grupo que facilita que los trabajadores quieran apoyar el hombro. "La tarea regula la relaci¨®n, pero la calidad de la relaci¨®n es la que regula la calidad del trabajo", explica la psic¨®loga del trabajo y las organizaciones.

Eso s¨ª, como en toda terapia, el terapeuta es el principal responsable. En este caso, "quien la convoca debe saber empatizar con los asistentes. Si hay una situaci¨®n tensa, de cansancio o frustraci¨®n ante un cambio en el trabajo, hay que empezar por reconocer las dificultades e intentar normalizar la situaci¨®n. El responsable debe tener una gran competencia emocional que identifique el estado de los miembros para despu¨¦s proponer soluciones", sugiere Del Pueblo. Pero muchas veces esa no es su principal preocupaci¨®n.

Por qu¨¦ hay jefes que aman las reuniones

Convocar una reuni¨®n de trabajo no solo tiene sentido cuando es necesario clarificar objetivos de la organizaci¨®n o nuevas pol¨ªticas generales, o para buscar la aceptaci¨®n de una idea, proyecto o decisi¨®n. "Tambi¨¦n lo tiene para obtener reacciones inmediatas cuando la velocidad de respuesta es vital; para mejorar la coordinaci¨®n interna; cuando la responsabilidad o los conocimientos sobre un asunto est¨¢n muy dispersos o cuando los integrantes desean reunirse con el responsable del equipo", opina la psic¨®loga Elisa S¨¢nchez. Pero hay directivos que le dan una utilidad muy diferente, que las utilizan como excusa para decirse a s¨ª mismo que es mejor jefe.

"El responsable aparentemente cuida las directrices, pero no implica al equipo, no explica el motivo de las decisiones. Entonces se convierte en una puesta en escena de palabras vac¨ªas que en apariencia transmiten confianza a un equipo que percibe lo contrario", advierte Del Pueblo. Entre quienes desean superarse como directivos, tambi¨¦n abunda la idea err¨®nea de que a m¨¢s reuniones convocadas, mejor llevar¨¢ a cabo su tarea de dirigir.

"El n¨²mero de reuniones se basa en la naturaleza del trabajo. El lanzamiento de un proyecto necesita m¨¢s reuniones porque hay que hacer un seguimiento importante al principio, pero pueden ser reuniones de cinco o diez minutos para marcar objetivos, ver la evoluci¨®n o dar apoyo. Tan err¨®neo es pensar que la reuni¨®n es un fin en s¨ª mismo como el hecho de dar m¨¢s valor y apoyo a la persona que propone la decisi¨®n que a la decisi¨®n", concluye esta experta en psicolog¨ªa laboral.