No m¨¢s p¨¢nico en el trabajo: c¨®mo cumplir plazos y fechas de entrega sin agobios

Me hallo inmerso en un maravilloso prado, arropado por un manto de flores que dibuja m¨²ltiples gamas crom¨¢ticas primaverales. Los p¨¢jaros canturrean y el sol hace la fotos¨ªntesis a mi mente, clarividente y despejada. De repente, un ligero temblor se torna insistente y virulento. A mi espalda, una bestia se aproxima, apenas identifico sus rasgos, pero su rostro es un cron¨®metro y viene directa hacia m¨ª. A lo lejos, en medio del paisaje buc¨®lico, una puerta con el s¨ªmbolo del Word est¨¢ cerr¨¢ndose. Corro veloz, la ¨²nica salida para no ser embestido est¨¢ a unos segundos de sellarse; no llego a tiempo. Despierto sobresaltado, el pulso acelerado, la respiraci¨®n entrecortada... todo era un sue?o. Son las 5.35 de la madrugada, ma?ana acaba el plazo para entregar el reportaje y no he escrito ni una l¨ªnea. Ese pensamiento monopoliza mi cerebro. Una vuelta en la cama; retorno a la posici¨®n original; respiro hondo, cierro los ojos y un impoluto folio en blanco se tat¨²a en mi cabeza. Bebo agua, enredo en el m¨®vil. No hay remedio. He sido v¨ªctima de un cap¨ªtulo de la serie on¨ªrica The Walking Deadline.

Este episodio resultar¨¢ familiar para quienes est¨¢n sometidos a plazos de entrega (deadline, en ingl¨¦s) m¨¢s o menos estrictos en el ¨¢mbito laboral. Ya sea un informe, alcanzar un n¨²mero de clientes o completar un presupuesto, cada movimiento de las manijas del reloj es una palada que cava una tumba a medida para tus nervios. Ansiedad, preocupaci¨®n, agobio, frustraci¨®n, agotamiento, descanso deficiente y mucho estr¨¦s han sido asociados a este proceso; la web de b¨²squeda de empleo CareerCast.com public¨® en 2017 una encuesta en la que un 70% de los participantes puntu¨® los niveles generales de estr¨¦s en su trabajo con un siete o m¨¢s. En un 30% de los casos los plazos de entrega eran la causa principal.

El deadline asusta, es normal, pues significa l¨ªnea de muerte, pero su crudeza era mucho m¨¢s literal hace 150 a?os. Algunas historias remontan este t¨¦rmino a la segunda mitad del siglo XIX, cuando durante la Guerra Civil estadounidense se empleaba para denominar los l¨ªmites que rodeaban a prisiones como la de Andersonville, donde se encerraba a numerosos reclusos. Quienes rebasaban esas fronteras eran asesinados por los disparos de los guardias. Con un nombre como ese, es para estar estresados.

El peligroso salvoconducto del 'ya lo har¨¦'

?C¨®mo llegamos a las situaciones l¨ªmite? A trav¨¦s de un salvoconducto muy popular: "ya lo har¨¦", que es primo hermano de "a¨²n queda para eso". Y, claro, luego llega la tensi¨®n. "La cultura latina es muy propensa a dejarlo todo para el ¨²ltimo momento, y eso empeora las cosas", advierte Paco Muro, el presidente de Otoo Walker International, la multinacional espa?ola l¨ªder en la mejora de comportamientos directivos y comerciales. Muro considera que la relajaci¨®n inicial se convertir¨¢ en mucho m¨¢s estr¨¦s (que, adem¨¢s, engorda) por los incumplimientos, retrasos, prisas y reclamaciones. Quiz¨¢ por eso, la profesora del departamento de Psicolog¨ªa Social y de las Organizaciones de la UNED Amparo Osca defiende los plazos como una herramienta necesaria, siempre que sean razonables: "Es importante que nos pongamos unas fechas, porque tendemos a demorar las tareas y buscar atajos".

Estructurar y planificar son las claves m¨¢s importantes. Los minutos que dediquemos a este trabajo no supondr¨¢n un gasto sino una inversi¨®n que redundar¨¢ en un tiempo y esfuerzos economizados. "La mejor estrategia es organizarse desde el principio, paso a paso: qu¨¦ hago esta semana, qu¨¦ hago la otra, c¨®mo hago para dejarme al final un margen para imprevistos", recomienda el directivo de Otto Walter International.

La dificultad no reside solo en ser pulcros con ese orden, sino en convertirlo en la hoja de ruta. "Es f¨¢cil de decir, incluso de hacer, pero es dif¨ªcil romper con los h¨¢bitos adquiridos, porque desde el colegio uno estudiaba casi siempre justo cuando el examen ya estaba encima". Tal y como comenta Paco Muro, solemos ir al l¨ªmite para luego lamentarnos en el "lecho de muerte". Flexo a tope, tic balanceador en la pierna, dedos sangrantes de aporrear teclas, cafe¨ªna en vena, las orejas humeantes mientras las neuronas se cuecen en su jugo en un aquelarre invocador de la inspiraci¨®n postrera. Es medianoche y miro con cara de cordero degollado a la pantalla del ordenador. ?No me da la vida! Pum. Escobazo del vecino para que baje los decibelios de mis sollozos. "El agotamiento de no llegar a tiempo es f¨ªsico, pero tambi¨¦n emocional, porque tienes la sensaci¨®n de que no das m¨¢s de s¨ª. Le dedico m¨¢s de ocho horas y no lo consigo", explica Amparo Osca.

Para evitar eso, hay que ir paso a paso. El n¨²mero de situaciones simult¨¢neas que manejamos es inversamente proporcional a la calidad de su ejecuci¨®n, y aumenta las probabilidades de error. Paco Muro aconseja marcarse tareas concretas y cerrarlas para continuar con la siguiente, si no, puedes verte enviando a un psic¨®logo cl¨ªnico dudas sobre la alimentaci¨®n m¨¢s pertinente para correr un ultra trail (basado en una historia real, eso me han contado...) Acotar no solo es positivo desde el punto de vista de la planificaci¨®n, sino tambi¨¦n desde el de la automotivaci¨®n. Si te marcas unas pautas para metas parciales puedes centrarte en la satisfacci¨®n de los logros obtenidos por el camino y desechar el apremio del deadline. "Por ejemplo, para lograr 100.000 euros voy a visitar a un m¨ªnimo de 30 clientes en los pr¨®ximos dos meses, y para eso llamar¨¦ a 100 el primer mes y resolver¨¦ todas las citas confirmadas el segundo. No es solo dividir los pasos, es darles sentido estrat¨¦gico: si hago esto bien, tendr¨¦ m¨¢s f¨¢cil lograr lo siguiente, y as¨ª todo suma", comenta Muro. Todo ello sin perder de vista las posibles contingencias: si aquel amable se?or no me coge el tel¨¦fono, tendr¨¦ que recurrir al plan B. Si no hay una bala en la rec¨¢mara, ir a la guerra con un tirachinas es una maniobra kamikaze y encontrar un bazuca en el bazar de la esquina es poco realista. Anticiparse y tener un as en la manga es crucial para evitar agobios posteriores.

Amenaza o desaf¨ªo, la clave es c¨®mo te tomas los plazos

Siempre existe un espacio para la subjetividad. Una investigaci¨®n del departamento de Psicolog¨ªa de la Universidad de Lund, en Suecia, hace referencia al modo en que afrontamos esas fechas l¨ªmite de entrega. Seg¨²n el trabajo, si las interpretamos de un modo amenazante, bajo el paraguas del apremio, suscitar¨¢n emociones negativas (miedo, ansiedad, ira¡­), mientras que si se enfocan como un desaf¨ªo la motivaci¨®n ser¨¢ la piedra angular y se impondr¨¢n sensaciones como la euforia. En ambos casos el esfuerzo es innegociable, pero la cognici¨®n modifica la manera en que nos posicionamos. Paco Muro refuerza esta idea: "Estar todo el tiempo con la agon¨ªa de '?uf, cu¨¢nto me queda!' es una decisi¨®n personal. Est¨¢ en cada uno cambiarlo por un '?qu¨¦ poco falta para cumplir y quitarme esto de encima!'. Y es que el problema no es el deadline, sino c¨®mo lo gestiona cada uno".

El estudio de la Universidad de Lund se centraba en la repercusi¨®n de estar sometidos a frecuentes fechas de entrega en el estr¨¦s laboral para un grupo de 84 empleados de dos empresas de transporte en Islandia. Lo sorprendente es que los investigadores desmontaron en ¨¦l casi todas las hip¨®tesis previas. El 54,8% de los participantes inform¨® haber trabajado en la compa?¨ªa durante m¨¢s de diez a?os, por lo que dominaba la labor y los plazos no eran percibidos como una amenaza. De ah¨ª que no los se relacionaban con los niveles altos de estr¨¦s o fatiga. Otro punto interesante es que se inclu¨ªan en la ecuaci¨®n variables como el nivel de autoeficiencia, entendido como la confianza en la propia capacidad para lograr los resultados pretendidos, y el apoyo social en el trabajo, definido como contar con la disponibilidad de los compa?eros y la asistencia de los superiores. Ambos aspectos se valoraban como claves en la incidencia del estr¨¦s. "Un deadline debidamente guiado y acompa?ado, con el jefe al frente ayudando a orientar al equipo se convierte en un reto motivador, y a todo buen profesional le gusta hacer cosas especiales, alcanzar metas dif¨ªciles y trabajar duro, siempre que alguien lo aprecie y lo valore, entienda el sentido de su esfuerzo y vea que el jefe est¨¢ con ellos respaldando, corrigiendo y aportando valor", explica Paco Muro.

El experto echa por tierra el mito del jefe inaccesible para negociar un plazo de entrega que sea realista, acorde a la experiencia y a la carga de trabajo, porque es m¨¢s recomendable reducir las expectativas a embarcarse en un proyecto irrealizable que se traduzca en fracaso. "Me encanta cuando los colaboradores me dicen a tiempo: 'No voy a llegar'. Eso es se?al de profesionalidad y trabajo en equipo, adem¨¢s de confianza en el jefe". Comparte esta opini¨®n Amparo Osca, quien aboga por sentarse con los l¨ªderes de un proyecto a establecer ciertas bases. "Cuando alguien sabe que no puede conseguir un objetivo debe ser capaz de expresarlo y solicitar los recursos econ¨®micos y de tiempo", dice. Quienes est¨¢n en las trincheras conocen de primera mano los ritmos concretos de una determinada operaci¨®n, anticiparse a ello reducir¨¢ situaciones frustrantes y de no retorno. Ni los jefes saben si los objetivos son conseguibles: se ponen porque es lo que se necesita y se trabaja para lograrlo. La flexibilidad es, por tanto, fundamental.

Texto finiquitado, ¨²ltimos retoques, modo rastreador de erratas activado¡­ Suena el tel¨¦fono, ?qui¨¦n ser¨¢? C¨¦ntrate, cierra una tarea para continuar con la siguiente; ejerce control y organ¨ªzate: estr¨¦s neutralizado. Misi¨®n cumplida. Devuelvo la llamada perdida y el ciclo del deadline comienza de nuevo. Otra fecha de entrega me espera.