¡®Emails¡¯, informes, presentaciones¡­ ?sabes escribir bien (y sin faltas) en el trabajo?

Los tel¨¦fonos han dejado (casi) de sonar en las oficinas. El ring ring ha cedido su lugar a esa notificaci¨®n insistente que irrumpe en la pantalla de tu ordenador para avisarte de que tienes un nuevo correo electr¨®nico. No importa si es una propuesta para organizar una reuni¨®n, la duda urgente de un compa?ero de proyecto o una petici¨®n de un socio externo. La comunicaci¨®n por escrito se ha impuesto como el est¨¢ndar en el entorno laboral. Y la lista de tareas que obligan a recurrir a la hoja en blanco es interminable: responder correos, redactar informes, preparar presentaciones... Aprender a escribir de forma eficaz es una habilidad cada vez m¨¢s importante en el trabajo y la clave para dominarla est¨¢ en dedicar unos segundos a pensar antes de teclear.

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Saber comunicarse por escrito en el entorno profesional es casi una cuesti¨®n de etiqueta. Lo mismo que una vestimenta descuidada es una mala carta de presentaci¨®n en una entrevista de trabajo, un email lleno de incorrecciones lanza el mensaje de que quien lo firma no pone demasiado cuidado en lo que hace. Y esa imagen que proyecta lo que escribimos es tanto personal como de la propia empresa. "Nadie pensar¨ªa en tener un escaparate lleno de polvo o la sede de la compa?¨ªa con las luces apagadas. Una falta de ortograf¨ªa en un informe es lo mismo", resume Jorge Dioni, periodista y profesor del curso de redacci¨®n eficaz de la Escuela de Escritores.

La buena imagen no es la ¨²nica raz¨®n que explica por qu¨¦ es importante tener un nivel adecuado de redacci¨®n en el trabajo. El tiempo aprieta, tambi¨¦n por escrito. Dos datos: enviamos y recibimos una media de 86 emails de trabajo cada d¨ªa y pasamos un tercio de la jornada laboral pegados al teclado, respondiendo correos, seg¨²n un estudio de 2017 de la Universidad Carleton, en Canad¨¢. Esos mensajes no van a desaparecer por s¨ª solos, por lo que aprender a responderlos, y hacerlo adem¨¢s de forma eficaz, se convierte en una necesidad urgente.

Pero es precisamente el tiempo el mayor de los obst¨¢culos a la hora de tomar papel y boli (o teclado y pantalla) para escribir. Nos lanzamos a redactar sin dedicarle ni un segundo a lo que queremos decir y eso, al final, redunda en m¨¢s tiempo perdido: cadenas interminables de emails en las que nadie entiende nada, informes redactados a la carrera que generan una monta?a de dudas en quien los lee, y dudas que a su vez se convierten en otro hilo infinito de correos. "Estamos escribiendo m¨¢s que nunca y necesitamos ser eficaces en nuestro trabajo", explica Gervasio Posadas, novelista y codirector de la escuela online de escritura yoquieroescribir.com, en la que ofrecen un curso de comunicaci¨®n escrita eficaz. "Debemos ser claros y precisos en lo que contamos para no perder el tiempo nosotros... y para no hac¨¦rselo perder a los dem¨¢s".

La falta de tiempo se une a los errores en ortograf¨ªa y sintaxis, una epidemia que ha escalado hasta la universidad y que ya preocupa en la comunidad educativa. Y en el cap¨ªtulo de las incorrecciones, la puntuaci¨®n se lleva la palma. "Tenemos much¨ªsimos problemas con la puntuaci¨®n, sobre todo con las comas y muy especialmente con la coma asesina, la que colocamos entre el sujeto y el verbo y que es incorrecta", ejemplifica Covadonga Gonz¨¢lez-Pola, editora y profesora de un curso de redacci¨®n para negocios en Udemy. Esta plataforma de cursos online se?ala que la capacidad de comunicarse por escrito, de forma concisa y persuasiva, ha sido este a?o una de las 10 habilidades blandas ¡ªlas llamadas soft skills¡ª m¨¢s demandadas por las empresas.

?C¨®mo mejorar nuestras habilidades escritas? Se trata, seg¨²n aconsejan los expertos, de aprender a comunicar de forma eficaz. Y eso no siempre (y no solo) es sin¨®nimo de redactar correctamente. "Escribir bien no tiene por qu¨¦ ser escribir de forma eficaz", asegura Gervasio Posadas. "Nosotros hacemos mucho ¨¦nfasis en la lectura eficaz. La comunicaci¨®n tambi¨¦n es saber leer de forma adecuada los mensajes que recibimos".

No importa si lo que se pretende es explicar, persuadir o solicitar. La clave para construir un mensaje escrito que cumpla con los objetivos que perseguimos, sean cuales sean, es abordar lo que Jorge Dioni, de la Escuela de Escritores, denomina como los tres momentos de la escritura: la preparaci¨®n, la redacci¨®n y la revisi¨®n. "Son tres, pero siempre vamos directamente al segundo", explica el experto. "Abrimos la p¨¢gina en blanco o le damos a responder al correo sin saber lo que queremos decir".

Aunque parezca una perogrullada, antes de empezar a escribir es necesario tener claro lo que pretendemos contar. Si se trata de responder a un correo, habr¨¢ que identificar lo que nos est¨¢n pidiendo y pensar en el mensaje que queremos lanzar. Si hablamos de redactar un informe, tendremos que construir el esqueleto de los aspectos a tratar y en qu¨¦ orden, hasta el punto de detallar qu¨¦ vamos a abordar en cada parte del documento e incluso en cada p¨¢rrafo. Dependiendo de la complejidad del escrito, habr¨¢ que profundizar m¨¢s o menos en esta fase previa de preparaci¨®n. En cualquier caso, lo m¨¢s ¨²til es echar mano de bol¨ªgrafo y papel para trazar un guion o una estructura que nos sirva tanto para aclarar ideas antes de lanzarnos como a modo de br¨²jula una vez estemos en faena.

Ante la hoja en blanco, en el momento de empezar a enlazar ideas, los expertos recomiendan apostar por un estilo claro, conciso y sencillo. La f¨®rmula de sujeto, verbo y predicado rara vez falla. Y lo sencillo no tiene por qu¨¦ ser simple. "Se trata de asegurar la legibilidad del contenido", explica Covadonga Gonz¨¢lez-Pola, de Udemy. "Es recomendable utilizar estructuras sencillas, emplear pocas subordinadas, colocar las palabras importantes al comienzo y no abusar de t¨¦rminos largos. Hay que encontrar la expresi¨®n adecuada para cada mensaje y eso exige dedicarle un poco de tiempo".

El objetivo es evitar dos situaciones comunes, aunque muy diferentes entre s¨ª. En un extremo, muchos profesionales cometen errores o emplean palabras que no son las m¨¢s adecuadas porque tienen "miedo a parecer redichos", seg¨²n Gonz¨¢lez-Pola. En el otro, es tambi¨¦n habitual abusar de lo que la experta califica como el estilo enf¨¢tico: estirar las frases hasta el infinito, atiborrarlas de subordinadas y adornarlas con palabras rebuscadas en un intento por escribir de forma correcta y formal. Jorge Dioni, de la Escuela de Escritores, advierte de que los p¨¢rrafos largos y cargados de ideas suelen terminar en confusi¨®n: "A un nivel pr¨¢ctico, porque no est¨¢ claro qu¨¦ se quiere decir. Y a un nivel gramatical, porque cometemos errores como escribir frases sin verbo y problemas de concordancia".

Atenci¨®n especial merecen los correos electr¨®nicos, por ser una fuente inagotable de horas frente al teclado. Gervasio Posadas los compara con un relato: "Tienen una estructura semejante: hay un planteamiento (los antecedentes del tema), un nudo (la situaci¨®n actual) y un desenlace (lo que queremos que haga nuestro interlocutor)". Tal es su importancia, que en el ¨²ltimo curso que Jorge Dioni ha impartido, incluy¨® un cap¨ªtulo especial para responder emails, con un manual de buenas pr¨¢cticas en el que aconseja desvincularse emocionalmente antes de contestar: "Ocurre a menudo que nos env¨ªan un correo que nos cabrea much¨ªsimo y volcamos nuestra ira al responder".

En cualquier caso, ni el empe?o previo que hayamos hecho antes de escribir ni todo el cuidado en utilizar un estilo sencillo que hayamos puesto al redactar son suficientes. Si no revisamos lo escrito, la tarea no est¨¢ completa. Releer antes de enviar ese correo o de entregar ese informe es fundamental para detectar errores que hayamos pasado por alto. Hacerlo en voz alta ayuda mucho y si el documento es especialmente importante, es recomendable pedirle a un compa?ero que tambi¨¦n lo revise. Cuidado, adem¨¢s, con los correctores autom¨¢ticos. "Deber¨ªan ser una ayuda, pero si no sabemos c¨®mo utilizarlo puede destrozarnos el texto", advierte Covadonga Gonz¨¢lez-Pola.

Pero la importancia de saber expresarse por escrito no se agota en la satisfacci¨®n de vaciar la bandeja de entrada de correos o de entregar una presentaci¨®n sin faltas de ortograf¨ªa. Las cuestiones pr¨¢cticas y del d¨ªa a d¨ªa necesitan soluci¨®n, s¨ª, pero dominar la comunicaci¨®n escrita va mucho m¨¢s all¨¢. "Hay un plano casi filos¨®fico y es que el lenguaje es el modo en el que estructuramos el pensamiento", explica Jorge Dioni. "Vemos el mundo a trav¨¦s del lenguaje. Y si el lenguaje no est¨¢ estructurado, es probable que el pensamiento y las ideas tampoco lo est¨¦n".