Registrar (bien) las horas que se trabajan en Espa?a es una misi¨®n casi imposible

¡°Cada viernes mi gestor me env¨ªa las hojas (del registro horario) y yo anoto las jornadas de todos mis trabajadores¡±. As¨ª cuenta Carlos, propietario de una cafeter¨ªa en el madrile?o distrito de Chamart¨ªn, la forma en la que lleva a cabo el registro horario de los cuatro empleados que tiene a su cargo. No muy lejos, tambi¨¦n en la capital, David, trabajador de una empresa de servicios presente en varias provincias espa?olas, explica: ¡°Nosotros, cuando llegamos los lunes a la oficina, rellenamos la jornada de toda la semana de golpe y ya nos olvidamos¡±. Son dos formas muy habituales de llevar a cabo el registro horario de la jornada diaria ¡ªsobre todo en las peque?as y medianas empresas¡ª, y ninguna de las dos es correcta seg¨²n lo que marca la ley.

Desde mayo de 2019, las empresas est¨¢n obligadas a registrar la jornada laboral de sus trabajadores: deben anotar, a diario, el momento de inicio y de finalizaci¨®n de la jornada. Adem¨¢s, el registro tiene que ser fiable e inviolable ¡ªesto es, que no pueda modificarse a posteriori¡ª, y debe conservarse en el centro de trabajo a disposici¨®n de los empleados, de sus representantes legales y de la Inspecci¨®n de Trabajo durante cuatro a?os. El sistema escogido para hacer este registro, sin embargo, se dej¨® a completa elecci¨®n de las empresas, que pod¨ªan escoger hacerlo en hojas de papel, de Excel, Word, con tornos de entrada, o a trav¨¦s de numerosos sistemas y aplicaciones de ordenador, que facilitan, por ejemplo, las anotaciones horarias incluso durante el teletrabajo.

El objetivo que persegu¨ªa la entonces ministra de Trabajo socialista, Magdalena Valerio, haciendo obligatorio este registro para todas las empresas, no era otro que aflorar la enorme cantidad de horas extraordinarias que se realizaban y, sobre todo, que los trabajadores tuvieran un instrumento para reclamar su pago o compensaci¨®n. Y que se sancionaran los excesos no permitidos por la ley, ya que la norma solo permite un m¨¢ximo de 80 horas extraordinarias por trabajador al a?o, exceptuando las que se hagan por fuerza mayor. Sin embargo, cinco a?os despu¨¦s del registro obligatorio, la Encuesta de Poblaci¨®n Activa (EPA) muestra que el n¨²mero de trabajadores que dice haber hecho horas extra en la semana del sondeo sigue siendo el mismo (alrededor del 5% de los asalariados, cerca de 900.000 personas en la actualidad).

S¨ª habr¨ªa disminuido ligeramente el n¨²mero promedio de horas extra que realizan los asalariados que declaran trabajar este tiempo de m¨¢s. La cantidad total de horas extra que se contabilizan es parecida ahora (6,5 millones a la semana) a la de 2018, antes de que fuera obligatorio el registro horario (6,1 millones). Pero como el empleo ha aumentado en este tiempo, la media de horas que realiza cada uno de estos empleados que reconoce hacerlas se habr¨ªa reducido a 7,4 horas adicionales a la semana, frente a las 8,5 que se declararon en el a?o previo a que el registro horario fuera obligatorio.

Pero, en cualquier caso, este recorte no es suficiente para los responsables gubernamentales ni para los sindicatos, quienes no est¨¢n del todo satisfechos de c¨®mo ha funcionado el registro obligatorio de la jornada. El secretario de Estado de Empleo, Joaqu¨ªn P¨¦rez Rey, dec¨ªa esta misma semana en el Congreso de los Diputados lo siguiente: ¡°Hay que cambiar el registro horario. No es posible el nivel de incumplimiento en materia de jornada que hay en este pa¨ªs, con millones de horas extra sin pagar. Es inadmisible. Tenemos que registrar adecuadamente la jornada¡±.

Por ello, en el Ministerio de Trabajo est¨¢n plenamente decididos a modificarlo en el contexto de la futura reducci¨®n de la jornada m¨¢xima legal a 37,5 horas. La intenci¨®n de este ministerio es obligar a que este registro sea ¡°electr¨®nico [ahora puede realizarse en una hoja de papel]; no f¨¢cilmente modificable; e interoperable por la Inspecci¨®n de Trabajo¡±, ha explicado recientemente P¨¦rez Rey. Tambi¨¦n anunci¨® que su departamento pretende aprobar este cambio aunque el Gobierno no logre sacar adelante en el Parlamento la reducci¨®n de la jornada.

A la luz de todo esto, ?qu¨¦ es lo que ha fallado? Las consultas hechas a varios expertos laborales de distintos ¨¢mbitos apuntan a varias causas, pero se resumen en que el dise?o legal de este registro obligatorio ha resultado ser lo suficientemente laxo como para que la mayor¨ªa de empresas hagan trampas ¡ªmuchas grandes corporaciones lo realizan correctamente por sus mayores recursos¡ª, al tiempo que la Inspecci¨®n de Trabajo no ha tenido todos los medios humanos y materiales necesarios (incluyendo la baja cuant¨ªa de las sanciones, cuyo m¨¢ximo son 7.500 euros) para combatir con efectividad los registros mal realizados.

Seg¨²n los datos recopilados de los anuarios de la Inspecci¨®n, entre 2020 y lo que va de 2024, se han impuesto 6.263 sanciones por valor de algo m¨¢s de nueve millones de euros en actuaciones en materia de registro horario (que tienen que ver estrictamente con el cumplimiento de llevar un sistema de contabilidad). Sin embargo, fuentes de la Inspecci¨®n matizan que en muchas otras actuaciones de la Inspecci¨®n tambi¨¦n se controla el registro de jornada cuando, por ejemplo, un trabajador denuncia que est¨¢ realizado horas extras o que no descansa lo suficiente. En ese sentido, en 2023 hubo m¨¢s de 35.503 actuaciones en tiempo de trabajo y horas extraordinarias en las que se control¨® el registro, se detectaron 14.292 infracciones, y las sanciones ascendieron a 15,5 millones de euros. En lo que va de a?o, entre enero y septiembre, se han llevado a cabo 28.393 actuaciones, y las sanciones impuestas hasta ahora ascienden a 12,6 millones.

Lapiz y papel

El responsable del sindicato CSIF en la Inspecci¨®n de Trabajo, Miguel ?ngel Montero, lo tiene claro: ¡°Hay que obligar a hacer el registro digital e interconectado con la Inspecci¨®n porque actualmente son muy manipulables, sobre todo los que se hacen en papel ¡ªque es la v¨ªa que escogen numerosas pymes¡ª. A los dos o tres a?os de llevar a cabo inspecciones ya vimos que incluso los formatos en Excel y Word eran f¨¢cilmente modificables¡±. En esta misma l¨ªnea, una dirigente sindical asegura que ¡°el 90% de las pymes registra la jornada en papel y, si es a l¨¢piz, mejor, para poder borrarlo¡±.

Adem¨¢s, ya existen pronunciamientos judiciales que ponen en cuesti¨®n el uso del papel para este control. Por ejemplo, la Audiencia Nacional sentenci¨® en febrero de 2022 en contra de una empresa ferroviaria cuyo registro se basaba en la firma del trabajador en una hoja de papel en el momento en el que empezaba el servicio y una estimaci¨®n del horario de salida. El fallo criticaba tanto el uso del papel, por su poca fiabilidad, como que el fin de la jornada fuera estimado y no real.

De hecho, los inspectores de Trabajo han detectado un amplio abanico de manipulaciones en estos registros. Una muy com¨²n, seg¨²n relatan varias fuentes del sector, es directamente utilizar un registro en A y otro en B. Esto consiste en que los trabajadores registran adecuadamente su entrada y salida del trabajo cada d¨ªa, evidenciando las horas de m¨¢s o de menos que hacen, y lo anotan en un formato f¨¢cilmente modificable (a mano en un papel, o en una hoja de Excel o Word, generalmente).

Transcurrido un periodo de tiempo, que suele ser un mes ¡ªpero puede ser tambi¨¦n una semana o 15 d¨ªas¡ª, el registro que guarda el empresario para tenerlo a disposici¨®n de la Inspecci¨®n es uno en el que el trabajador no hace horas extraordinarias o hace menos de las reales. ¡°De esa forma, si se le hace una inspecci¨®n, solo tiene los datos fehacientes y, de ser necesario punibles, del mes en curso, porque del resto, hasta cuatro a?os atr¨¢s que obliga la ley a conservar, ha guardado los manipulados¡±, explica Montero.

Por ello, este inspector defiende la digitalizaci¨®n obligatoria de este registro, de forma que todos ellos deban de conectarse a la misma red del ministerio y que, as¨ª, la Inspecci¨®n de Trabajo pueda acceder en remoto a esos datos cuando lo necesite. ¡°Los inspectores podr¨ªamos ver, por ejemplo, qui¨¦n est¨¢ trabajando en ese momento¡±, lo que, asegura, ayudar¨ªa a hacer un diagn¨®stico correcto de la situaci¨®n.

En cualquier caso, Montero conf¨ªa en que la digitalizaci¨®n obligatoria se lleve a cabo con el mayor consenso posible porque ¡°eso limitar¨ªa mucho m¨¢s los abusos laborales; y estar a favor de erradicar esos abusos no deber¨ªa ser ni de izquierdas ni de derechas¡±, dice. Es m¨¢s, a?ade que el uso de esta red donde se ubicar¨ªan todos los registros deber¨ªa ser de implantaci¨®n ¡°libre y gratuita¡±, ya que una excusa de no pocos empresarios, sobre todo de pymes, es que no tienen la gesti¨®n de su negocio digitalizado y rechazan, adem¨¢s, la inversi¨®n que eso requerir¨ªa.

Refuerzo pendiente

Dicho esto, el uso obligatorio de herramientas tecnol¨®gicas para realizar el registro, tal y como pretende el Gobierno, tampoco est¨¢ del todo exento de susceptibles manipulaciones y requerir¨ªa, adem¨¢s, de una formaci¨®n espec¨ªfica de los inspectores de Trabajo, que deber¨ªan saber analizar c¨®mo funcionan, por ejemplo, los algoritmos o la programaci¨®n de los software para estos cometidos. Un ejemplo de c¨®mo se puede manipular este tipo de tecnolog¨ªas se da en una empresa del sector de las comunicaciones, donde s¨ª emplea ya una aplicaci¨®n en sus m¨®viles y ordenadores para fichar el momento de inicio y fin de la jornada, pero el propio sistema ha sido reprogramado por la empresa para que todas las horas que excedan a su jornada pactada ¡ªque en este caso se compone de siete¡ª se reasignen autom¨¢ticamente a la hora de la comida del trabajador, por lo que nunca se reflejan las horas extra.

Junto a las posibles trampas de las empresas, la falta de medios de la propia Inspecci¨®n de Trabajo es otro de los obst¨¢culos a una ¨®ptima implantaci¨®n de los controles horarios. As¨ª, desde una asesor¨ªa laboral aseguran que en m¨¢s de una ocasi¨®n, cuando se han enfrentado a inspecciones a sus empresas clientes, el propio inspector ha reconocido que la cantidad de informaci¨®n que tienen que revisar es tan ingente que no dan abasto, por lo que si hay alg¨²n indicio de irregularidad, negocian directamente con el empresario la multa que debe pagar.

En este punto, la actual cuant¨ªa de las multas en materia de registro horario es otra de las cuestiones que Trabajo quiere endurecer, de forma que en vez de cobrar una multa por infracci¨®n y empresa, se multe por trabajador afectado, lo que multiplicar¨ªa la cuant¨ªa de las sanciones y las har¨ªa notablemente m¨¢s disuasorias. No obstante, as¨ª como para establecer un control horario digital obligatorio el Ejecutivo no necesita acudir al Parlamento, para cambiar la cuant¨ªa de las multas, s¨ª lo requiere, lo que, seg¨²n el fragmentado arco parlamentario, puede resultar m¨¢s complicado.

Desde el sindicato de Inspectores de Trabajo y Seguridad Social (SITSS) vienen denunciando la escasez de personal con el que cuentan en este organismo, dependiente del Ministerio de Trabajo, y que les impide llevar un control exhaustivo de las pr¨¢cticas en las empresas. Actualmente, el n¨²mero de inspectores ha llegado a los 1.000, aunque est¨¢ lejos de los ratios que contempla la Organizaci¨®n Internacional del Trabajo (OIT), que considera apropiada la relaci¨®n de un inspector por cada 10.000 trabajadores, y que en Espa?a se eleva hasta los 15.000. Seg¨²n datos del sindicato, a cada funcionario le corresponden 1.500 centros de trabajo. ¡°Lo que necesitamos es una estructura que no tenemos y venimos demandando desde 2021¡å, reclama Ana Ercoreca, presidenta de SITSS.

Hace cuatro a?os, Trabajo acord¨® con los sindicatos un plan para reforzar la Inspecci¨®n que establece tres objetivos: reorganizar su estructura, mejorar las condiciones laborales y reforzar el volumen de la plantilla. Sin embargo, este sigue sin llevarse a cabo por las reticencias del Ministerio de Funci¨®n P¨²blica ¡ªsobre el que recae la competencia en materia de aumento del personal p¨²blico¡ª, pese a que por el camino se convoc¨® una huega general indefinida que apenas dur¨® dos jornadas. ¡°Solo pedimos que se cumpla con lo acordado¡±, solicita Ercoreca.

An¨¢lisis previo

?Todo esto quiere decir que no ha servido para nada la obligatoriedad de llevar a cabo el registro diario de la jornada? Ni mucho menos. Los expertos que se?alan los fallos de su implementaci¨®n coinciden tambi¨¦n en que s¨ª se ha dado un paso importante en el control de la jornada. ¡°Los despachos de abogados y de asesores laboralistas estuvimos muy r¨¢pidos en 2019 cuando sali¨® la norma y elaboramos numerosas gu¨ªas de c¨®mo deb¨ªa aplicarse este registro horario, tanto los tiempos de trabajo como otras especificidades. Eso sirvi¨® para que en muchas compa?¨ªas quedara claro que las horas extra eran voluntarias tanto para los trabajadores como para la empresa y ha evitado que se realicen muchas horas de m¨¢s y, con ello, posibles sanciones¡±, explica Daniel Cifuentes, socio de Laboral de P¨¦rez-Llorca.

Esto ha hecho, adem¨¢s, que existan muchos acuerdos t¨¢citos entre empresas y trabajadores para que se autorice la realizaci¨®n de horas extra o que muchos sistemas de registro se adec¨²en a estos pactos, de forma que solo se pueda registrar el horario en la franja de jornada laboral pactada. Es el caso de una universidad privada en la que sus trabajadores solo pueden anotarse las horas de trabajo entre las 7.30 y las 19.30 horas.

Xavier Gangonells, director general de la Asociaci¨®n Espa?ola de Directivos (AED), reconoce que, aunque al principio ¡°s¨ª se observ¨® cierta resistencia¡± en algunas empresas para implantar sistema de registro horario (especialmente en las de menor tama?o), la mayor¨ªa de ellas ha acabado entendiendo que el control de la jornada ¡°aporta a sus trabajadores un marco de mayor confianza en la relaci¨®n empresa-empleado que es beneficioso para ambas partes¡±. Y defiende que, por ello, ¡°tambi¨¦n ha sido un elemento motivador a la hora de impulsar la productividad para que las horas de la jornada laboral sean m¨¢s efectivas¡±. Sin embargo, pese a que reconoce ¡°efectos positivos¡± en la reducci¨®n de las horas extraordinarias no remuneradas, Gangonells cree que ¡°todav¨ªa hay margen de mejora en aquellos sectores donde tradicionalmente los empleados han hecho m¨¢s horas extra, y tambi¨¦n en la mejora de la productividad¡±.

Para Jorge Calvi?o, vicepresidente de la Asociaci¨®n Espa?ola de Directores de Recursos Humanos (AEDRH), controlar la jornada es el paso posterior que deber¨ªa darse tras un an¨¢lisis previo acerca de los motivos por los que la productividad espa?ola sigue sin remontar, y que no se ha hecho. ¡°Deber¨ªa haber un programa claro de inversiones para ayudar a que las empresas mejoren. Hay que conseguir que el n¨²mero de horas trabajadas crezca, y con este intervencionismo que se plantea es posible que se genere todav¨ªa m¨¢s precariedad, porque muchas pymes pueden acabar vi¨¦ndose afectadas. Hay mucho marketing detr¨¢s de algunas de estas propuestas, y lo primero que deber¨ªamos hacer es replantearnos algunos horarios que tenemos instaurados y mirar m¨¢s a c¨®mo se trabaja en otros pa¨ªses con mejores resultados y donde gracias a su organizaci¨®n se vive mucho mejor¡±, resuelve.