Llega la ¡®oficina caliente¡¯

Las sedes de las empresas ya nunca ser¨¢n las mismas. La pandemia va a dejar tras de s¨ª una nueva forma de trabajar que todav¨ªa no ha adquirido su m¨¢xima dimensi¨®n y que llevar¨¢ a reconfigurar los espacios de trabajo. Algunos ya han abordado las reformas, como est¨¢n comprobando los empleados que esta semana han vuelto a la oficina tras levantarse el estado de alarma. Pero la mayor¨ªa de las obras est¨¢n por llegar. Porque actualmente las organizaciones est¨¢n inmersas en un ejercicio de reflexi¨®n generalizado sobre el nuevo modelo de trabajo y de oficina hacia el que quieren ir, seg¨²n Leyre Octavio de Toledo, directora del ¨¢rea de Arquitectura de la consultora inmobiliaria Savills Aguirre Newman: ¡°Hasta las empresas m¨¢s conservadoras desean cambiar¡±. No se quieren precipitar en la toma de decisiones porque la apuesta es a largo plazo, aunque todo el mundo se decanta por el sistema de trabajo h¨ªbrido, a?ade.

Y ese trabajo mitad en la oficina, mitad en cualquier otro lugar va a producir centros de trabajo de varios tipos: preparados para realizar la actividad en equipo, transformados en espacios de innovaci¨®n o, la tendencia m¨¢s disruptiva, en ecosistemas colaborativos en los que se trabaja por proyectos. No solo eso. Tambi¨¦n provocar¨¢ una ocupaci¨®n inferior de las sedes que arrojar¨¢ cantidad de espacio sobrante. Las oficinas podr¨ªan reducirse entre el 10% y el 25%, estima la experta de Savills. Unos metros infrautilizados que se van a convertir en una nueva forma de rentabilizar los inmuebles para las organizaciones. ¡°Las empresas transformar¨¢n sus inmuebles en ingresos directos rentabilizando ese espacio que ahora est¨¢ infrautilizado y ocasiona gastos¡±, se?ala Miguel ?ngel Orellana, consejero delegado de Bookker en Espa?a. Ya est¨¢ ocurriendo en las grandes compa?¨ªas que tienen edificios en propiedad o cuyos contratos de alquiler son a largo plazo, confirma Philippe Jim¨¦nez, director general de IWG.

Bayer es un ejemplo. Su sede en Sant Joan Desp¨ª (Barcelona) tiene 9.800 metros cuadrados que la compa?¨ªa se plante¨® reformar para hacer m¨¢s operativos antes de la pandemia. Lo que comenz¨® siendo un proyecto que abarcaba las siete plantas del edificio, se transform¨® en una implantaci¨®n de cinco plantas, en defensa de un modelo flexible y m¨¢s eficiente, y tras la etapa de la covid-19 se ha convertido en un espacio corporativo de tres plantas, con una adicional destinada a coworking, y el resto ser¨¢n rentabilizadas y alquiladas a un tercero. El estudio Un lugar de trabajo sostenible: hacia un modelo remoto y presencial, de IESE y Savills Aguirre Newman, explica que cerca del 35% de los 477 empleados de Bayer trabajar¨¢n 4 o 5 d¨ªas desde casa; cerca del 10% todos los d¨ªas en la oficina y el 60% restante la mitad del tiempo en cada lugar.

Subarriendo

¡°Se est¨¢n realquilando y subalquilando oficinas, sobre todo en Madrid y Barcelona¡±, asegura David Vega, director general de Lexington. ¡°Hay empresas que se flexibilizan ellas mismas. Acordando con operadores de espacios flexibles el arrendamiento de sus plantas desocupadas o subarrend¨¢ndolas a otras compa?¨ªas o start-ups¡±, apoya Alfonso Galobart, vicepresidente de CBRE.

ING ya lo ha hecho con su nueva sede madrile?a de V¨ªa de los Poblados. En su edificio de m¨¢s de 15.000 metros cuadrados tiene espacio vacante y ha firmado con IWG el subalquiler de 3.000 metros, una planta que el operador de espacios flexibles que dirige Jim¨¦nez convertir¨¢ en un coworking explotado bajo su marca Spaces con capacidad para 400 personas a partir de septiembre, asegura el directivo. De los t¨¦rminos del subalquiler nada dice, pero s¨ª del precio de un puesto de trabajo compartido, que parte de 90 euros mensuales, o el de una de las oficinas privadas que tambi¨¦n ofrecer¨¢, que rondar¨¢ los 400 euros al mes para una persona. Como ING, el director general de IWG en Espa?a considera que campus como el de Telef¨®nica o Repsol estar¨ªan encantados en poder subarrendar sus superficies desocupadas.

Por ahora, las grandes empresas se han lanzado en brazos de las gestoras de espacios. Aplicaciones como Bookker se han convertido en un bum desde la irrupci¨®n de la pandemia y la introducci¨®n de las medidas de distanciamiento social: ¡°Ten¨ªamos claro que la gesti¨®n de espacios iba a llegar, pero la covid la ha extendido de repente. El volumen de demanda es el doble que el del a?o pasado porque las empresas necesitan la vuelta segura a las oficinas¡±, afirma Miguel ?ngel Orellana, que a?ade que ¡°las organizaciones ahora tambi¨¦n han interiorizado que precisan una gesti¨®n eficiente de los espacios, y reducen metros y realquilan los desocupados¡±.

Esta aplicaci¨®n bloquea los puestos de trabajo o las plazas de aparcamiento y muestra al usuario las que permanecen vac¨ªas, muy pr¨¢ctico cuando se opera desde casa algunos d¨ªas de la semana y otros desde el centro laboral. Lo mismo ocurre con las salas de reuniones o las mesas del comedor, tambi¨¦n se reservan. Una soluci¨®n para el modelo flexible de sedes corporativas que parece imperar como estrategia de futuro entre las compa?¨ªas, ya que tender¨¢n a eliminar los puestos fijos de trabajo, esos que actualmente representan el 70% en las organizaciones, seg¨²n Savills.

Telef¨®nica, M¨¢sM¨®vil, Mahou San Miguel y Danone son algunas de las empresas que utilizan la aplicaci¨®n de Bookker, que tambi¨¦n se ha extendido entre los operadores de coworkings. La demanda es tanta que la compa?¨ªa multiplicar¨¢ por 10 la facturaci¨®n de 2020 hasta alcanzar cuatro millones de euros este a?o. Entre sus posibilidades tambi¨¦n figura la opci¨®n de realquilar espacios por horas o d¨ªas para sacar el m¨¢ximo partido a las oficinas.